Kontoafstemning er processen med at sammenligne interne finansielle poster med månedlige opgørelser fra eksterne kilder - såsom en bank, kreditkortselskab eller anden finansiel institution - for at sikre, at de passer sammen. At vide, hvordan du afstemmer dine konti nøjagtigt er afgørende for din virksomheds økonomiske sundhed, da det hjælper med at opdage eventuelle fejl, uoverensstemmelser eller svindel.

Hvis du ikke bruger regnskabssoftware, vises dine finansielle transaktioner på dit papircheckregister, kreditkortudtog og kontoudtog. Hvis du bruger regnskabssoftware til at udskrive partier af checks, hver gang virksomheden betaler regninger, vil dine transaktioner blive registreret i softwarens kontoregister.

Definition og eksempler på kontoafstemning

Når du afstemmer konti, sammenligner du to eller flere kilder til en virksomheds regnskab for at kontrollere for fejl og bringe dem i overensstemmelse.

Hvis du f.eks. driver en lille detailbutik, kan du beholde en kassebog eller lignende software, der registrerer daglige transaktioner, lagerbeholdninger og saldi i butikken. Du vil også have en ekstern bankkonto, der sporer indskud, køb og langsigtede saldi. Når du sammenligner de to, kan du se efter eventuelle uoverensstemmelser i pengestrømme i en bestemt tidsramme.

Dobbelt bogføring er en almindelig måde at lette kontoafstemning på. Dette indebærer at have to separate konti:en til indbetalinger, som sporer penge, der kommer ind, og en til kreditter, som sporer penge, der går ud.

Offentligt ejede virksomheder skal holde deres konti konsekvent afstemt eller risikere at blive straffet af uafhængige revisorer. Mange virksomheder har systemer til at vedligeholde betalingskvitteringer, kontoudtog og andre data, der er nødvendige for at dokumentere og understøtte kontoafstemninger.

Fordele ved kontoafstemning

Det er vigtigt at sammenligne transaktioner og saldi, fordi det hjælper med at undgå overtræk på kontanter konti, fanger svigagtige eller overopkrævede kreditkorttransaktioner, forklarer tidsforskelle og fremhæver anden negativ aktivitet, såsom tyveri eller forkert registrerede indtægts- og udgiftsposter. Dette sparer din virksomhed for at betale overtræksgebyrer, holder transaktioner fejlfrie og hjælper med at fange upassende forbrug og problemer såsom underslæb, før de kommer ud af kontrol.

Afstemning af konti og sammenligning af transaktioner hjælper også din revisor med at producere pålidelige, nøjagtige, og regnskaber af høj kvalitet. Fordi din virksomheds balance afspejler alle brugte penge – uanset om det er kontanter, kredit eller lån – og alle aktiver købt med disse midler, afhænger balancens nøjagtighed stærkt af den nøjagtige afstemning af din virksomheds finansielle konti.

Mange industrier har vedtaget GAAP, som står for "Generelt accepterede regnskabsprincipper." Den sætter visse standarder og praksis på plads, såsom kontoafstemning, som virksomheder skal følge for at bevise, at deres økonomi er sund.

Hvordan fungerer kontoafstemning?

Når du bruger regnskabssoftware til at afstemme konti, udfører softwaren det meste af arbejdet for dig, hvilket sparer dig en del tid. Processen kræver dog stadig menneskelig involvering for at fange visse transaktioner, der måske aldrig er kommet ind i regnskabssystemet, såsom kontanter stjålet fra en småkasse. Disse fem trin vil hjælpe dig med at sikre, at alle dine penge er opført.

1. Sammenlign dit interne kontoregister med dit kontoudtog. Gå igennem og afkryds hver betaling og indbetaling på dit register, der matcher opgørelsen. Noter alle transaktioner på dit kontoudtog, som du ikke har andre beviser for, f.eks. en betalingskvittering eller checkseddel.
2. Tjek, at alle udgående midler er afspejlet i både dine interne optegnelser og din bankkonto. Uanset om det er checks, pengeautomattransaktioner eller andre gebyrer, skal du trække disse poster fra kontoudtogets saldo. Bemærk gebyrer på dit kontoudtog, som du ikke har registreret i dine interne optegnelser. Gebyrer, der skal holdes øje med, omfatter uafklarede checks, internt registrerede automatiske betalinger, der ikke har slettet bankkontoen, gebyrer for udskrivning af checks, gebyrer for hæveautomater og andre bankgebyrer såsom utilstrækkelige midler (NSF), overtræk eller gebyrer for overgrænse .
3. Tjek, at alle indgående midler er afspejlet i både dine interne optegnelser og din bankkonto :Find eventuelle indlån og kontokreditter, der endnu ikke er registreret af banken, og tilføj disse til kontoudtoget. Hvis banken viser pengeindskud, der ikke er afspejlet i dine interne bøger, skal du foretage indtastningerne. Hvis du har en rentebærende konto, og du skal afstemme et par uger efter opgørelsesdatoen, skal du muligvis også tilføje renter.
4. Tjek for bankfejl :Bankfejl opstår ikke ret ofte, men hvis de gør det, skal det korrekte beløb lægges til eller trækkes fra din kontosaldo, og du bør straks kontakte banken for at rapportere fejlen.
5. Sørg for, at saldierne er nøjagtige :Din kontoudtogssaldo bør nu svare til saldoen i dine poster. Afhængigt af antallet af uoverensstemmelser skal du muligvis oprette en understøttende tidsplan, der beskriver forskellene mellem dine interne bøger og bankkonti.

Nøglemuligheder

• Kontoafstemning er en afgørende proces for virksomheder af alle størrelser for at opretholde nøjagtige økonomiske optegnelser.
• Kontoafstemning kan hjælpe med at opdage fejl, svindel, tyveri eller anden negativ aktivitet, som kan spare dig penge og holde dig ude af juridiske problemer i det lange løb.
• Afstemning af konti kan virke kompliceret, men software kan hjælpe dig med at blive organiseret, og at følge et enkelt sæt trin kan gøre processen lettere.