Du vil fra tid til anden lave regnskabsfejl, så at vide, hvordan man opdager disse problemer er en vigtig færdighed at udvikle, uanset hvad regnskabsprogram, du bruger i din lille virksomhed. Du vil være i stand til at opdage mange fejl ved at gennemgå din virksomheds prøvebalance.
Du vil dog opdage, at ikke alle regnskabsfejl påvirker prøvebalancen . Af denne grund er det vigtigt at lære om disse typer regnskabsfejl, så du kan finde og rette dem. Du skal bemærke, at disse typer fejl er de sværeste at identificere og løse.
Der opstår en udeladelsesfejl, når en transaktion er helt udeladt fra bøgerne af din virksomhed. Du kan glemme at indtaste en udgiftstransaktion eller indtaste salget af et produkt eller en service. Disse transaktioner er svære at opdage. Derfor skal du sørge for, at du har en solid rutine for at indtaste disse transaktioner rettidigt.
Den mest almindelige årsag til, at disse transaktioner ikke indtastes, er, at dokumentationen (såsom en leverandørs faktura) går tabt. Du er mindre tilbøjelig til at miste eller forlægge disse understøttende dokumenter, hvis du indtaster dem rettidigt i dit regnskabssoftwaresystem så hurtigt som muligt.
En tilbageførselsfejl opstår, når en transaktion, der skulle have været bogført som en debet bogføres som kredit. Du kan f.eks. indtaste en faktura som betaling eller refusion. Du vil ikke bemærke denne fejl i din prøvesaldo, fordi prøvebalancen stadig vil være i balance.
Der opstår en principfejl, når du eller din bogholder fejlagtigt anvender et regnskab princip. Du kan udgiftsføre aktiver, der skal registreres som aktiver. Aktiver og udgifter er begge registreret i bøgerne som debiteringer, så dette er en teknisk fejl.
Der opstår en kommissionsfejl, du indtaster en transaktion til den korrekte klasse, men den forkerte hovedbog. For eksempel vil du begå denne fejl, hvis du anvender en betaling på den forkerte faktura. Din prøvesaldo vil vise det korrekte beløb, som en kunde skylder, men din individuelle kundes hovedbog vil være forkert.
En fejl i underordnet indtastning opstår, når der begås en fejl ved indtastning af en transaktion. For eksempel, hvis du låner en kunde $5.000, men kun indtaster $500 som et lån og $500 hævning fra din kontantkonto, så vil du opdage, at denne fejl overføres til din prøvesaldo. Din prøvesaldo vil være korrekt.
Den mest almindelige metode til at opdage disse fejl er at udføre regnskabsafstemninger. Hvis du fortsætter med det foregående eksempel, vil du opdage denne fejl, når du udførte dine bankafstemninger. Du vil opdage, at du mangler 4.500 USD i kontanter på din bankkonto, og så vil du være i stand til at rette fejlen.
Du bliver nødt til at udvikle gode interne kontroller og processer for at opdage fejl. For eksempel vil du gerne sikre dig, at alle dine formularer er konsistente, så medarbejderne kommer ind i en rutine, når de indtaster oplysninger i dit regnskabssoftware. Du vil også gerne sikre dig, at du har nok personale til at kunne håndtere arbejdsbyrden. Underbemanding vil føre til medarbejdertræthed, hvilket kan resultere i medarbejdertræthed, forhastet arbejde og flere regnskabsfejl.
Selvom du ønsker at udvikle metoder til at forhindre fejl, når det er muligt, fejl anført ovenfor vil ske fra tid til anden. Du kan ikke forhindre alle fejl i at ske. Du bør foretage forskellige afstemninger ved måneds- og årsafslutning for at opdage mange fejl, så de kan rettes.
Bankafstemninger bør for eksempel udføres månedligt. Anlægsaktiver må kun afstemmes årligt, så du kan sikre dig, at du har bogført det korrekte beløb for afskrivningsomkostninger.
Du vil opdage, at hvis du leder efter måder at forhindre fejl og har en rutine med at udføre gennemgange og afstemninger af dine regnskaber, så din virksomhed kører problemfrit, og du vil reducere antallet af dine regnskabsfejl.
"Bogfejl" er et andet udtryk, der generelt refererer til regnskabsfejl. Udtrykket henviser til eventuelle fejl i regnskabsbøgerne.
Måden at rette en fejl på vil afhænge af typen af fejl, der opstod. Nogle gange kan rettelsen være lige så let som at rette en tastefejl i et regneark, før andre opdager det. I andre tilfælde skal du muligvis underrette andre om fejlen, mens du retter den. Hvis der f.eks. blev rapporteret en væsentlig fejl på et officielt regnskab, skal du genudstede disse dokumenter med fejlene rettet.