At udarbejde din medarbejderhåndbog kan være en tidskrævende og detaljeret proces. Du vil ikke gå glip af nogle væsentlige emner, og du skal sørge for, at oplysningerne præsenteres klart og effektivt - og på en måde, der vil engagere dine medarbejdere.

En lille virksomhed har adskillige ressourcer til rådighed for at hjælpe dem med at sammensætte en omfattende medarbejderhåndbog.

Husk på, at du ikke ønsker, at din medarbejderhåndbog skal fremstå som for kedelplade eller for fyldt med tekniske juridiske termer - da folk kan undgå at læse den. Du ønsker, at din stemme, ånd og hensigt skal komme igennem.

Når det er sagt, kan disse tre kilder hjælpe dig med at organisere dine tanker og samle nogle af de oplysninger, du har brug for:

1. Skabeloner og værktøjer, der kan tilpasses

Du kan finde mange gratis og relativt billige medarbejderhåndbogsskabeloner og "håndbogsbygger"-værktøjer online. Nogle online-baserede virksomheder opkræver et par hundrede dollars for at guide dig gennem processen med at oprette en detaljeret medarbejderhåndbog ved at stille dig spørgsmål om dine politikker og hvad du vil inkludere i håndbogen. De kan også give dig en oversigt over arbejdspladspolitikker i din stat, så du nemt kan tilføje dem til din håndbog.

Selvom disse programmer i høj grad kan strømline håndbogsskrivningsprocessen, tilbyder nogle mere tilpasning end andre. Hvis du vælger at gå denne vej, vil du være sikker på, at du ikke opretter en håndbog, der i sidste ende vil føles for generisk.

Her er blot nogle få af de mange onlineprogrammer, du kan tjekke ud:

Society of Human Resource Management (SHRM). For et $350 et-års abonnement leder SHRM Employee Handbook Builder dig gennem alle de vigtigste trin i at oprette en medarbejderhåndbog. Statsspecifikke filtre giver dig mulighed for at falde i aktuelle føderale og statslige politikker, der "afspejler den seneste føderale og statslige vejledning om overholdelse af arbejdspladser, som kontrolleret af platformens juridiske partner, Jackson Lewis," siger SHRMs hjemmeside. "Som abonnent på EHB, du modtager regelmæssige advarsler om eventuelle statslige eller føderale lovændringer, der sker i løbet af den etårige abonnementsperiode." (Aktive SHRM-medlemmer kan også downloade en gratis skabelon til medarbejderhåndbog.)

Raketadvokat. Rocket Lawyer er en online-baseret juridisk dokumentskabelon og juridisk servicevirksomhed, der er skræddersyet til små virksomheder, som betaler et månedligt eller årligt abonnementsgebyr. Abonnenter har adgang til en bred vifte af skabeloner - inklusive et medarbejderhåndbogsværktøj, der leder dem gennem et spørgeskema for at skabe en tilpasset håndbog. Det giver også føderale og statsspecifikke politikker.

Blissbook. Mange virksomheder har gjort op med deres papirmedarbejderhåndbøger og flyttet til kun digitalt. Dette kan give fordele, såsom at gøre opdateringen af ​​håndbogen nemmere (ingen grund til at videredistribuere papirkopier), samt hjælpe medarbejderne med lettere at søge efter den relevante information, de har brug for. Blissbook er én virksomhed, der kan bygge og administrere en digital medarbejderhåndbog til din virksomhed. Prisen starter ved $750 (for en virksomhed med op til 150 ansatte) og inkluderer e-signaturfunktioner og dataanalyse om, hvor mange medarbejdere der har set håndbogen.

Gratis skabeloner. Du kan også finde mange gratis skabeloner til medarbejderhåndbøger online ved at lave en Google-søgning efter "gratis medarbejderhåndbogsskabelon." Bare sørg for, at du kun downloader skabeloner fra anerkendte websteder.

2. En HR-konsulent

Hvis du ikke føler, at du har ekspertisen eller tiden til at skrive og organisere din egen medarbejderhåndbog, kan du helt sikkert hyre en HR-konsulent til at gøre det for dig. Se efter en lokal konsulent, der holder sig på toppen af ​​alle de nuværende føderale, statslige og lokale ansættelses- og arbejdslove, og som har erfaring med at hjælpe andre virksomheder med at udarbejde deres håndbøger.

HR-konsulenter kan opkræve pr. time, eller de kan opkræve et fast projekthonorar. Det er en god idé at tale med mindst et par stykker, før du vælger, hvilken du vil ansætte.

3. En ansættelsesadvokat

At hyre en advokat er langt den dyreste vej at gå, men du kan være sikker på, at han eller hun vil være meget fortrolig med de relevante ansættelseslove.

Selvom du beslutter dig for at gøre din medarbejderhåndbog ved at bruge skabeloner og værktøjer, der kan tilpasses, kan du altid overveje at hyre en HR-konsulent eller ansættelsesadvokat til at gennemgå din medarbejderhåndbog, før du distribuerer den til medarbejderne. Dette hjælper med at sikre, at du ikke er gået glip af noget vigtigt, og alligevel ikke betaler for at outsource oprette hele medarbejderhåndbogen.

Hvis du vælger at betale for professionel hjælp, skal du ikke glemme behovet for at lave en medarbejderhåndbog bygget op omkring din kultur, værdier og stemme. En ekstern ekspert kan hjælpe dig med at håndtere politikker og love - men de kender ikke din arbejdsplads, som du gør.

Sådan får du medarbejdere til rent faktisk at læse det

Når du har lavet din medarbejderhåndbog, er den næste store udfordring at få dine medarbejdere til rent faktisk at læse den. Det er vigtigt, at medarbejderne forstår dine regler og politikker på arbejdspladsen, så de ikke løber på kant med dem, og du ikke konstant skal håndhæve dem. Desuden, hvis du ved, at de har læst medarbejderhåndbogen, så ved du, at de i det mindste er klar over reglerne og politikkerne for din lille virksomhed.

Heldigvis er det ikke raketvidenskab at få dine medarbejdere til at læse medarbejderhåndbogen. Her er fire tips til at hjælpe din medarbejderhåndbog med at blive læst og refereret:

1. Kald det noget mere spændende end en medarbejderhåndbog.

Overvej at finde en titel, der lyder mindre som en håndbog og mere som en nyttig guide. (Tænk i retningen af ​​"Den fantastiske bog, der vil gøre medarbejdernes arbejdsliv endnu mere fantastisk." Tja, tænk i det mindste over, hvordan du får det til at lyde sjovt.)

Big Spaceship, en mobilappproducent i Brooklyn, New York, har døbt sin hippe medarbejderhåndbog Vores manual , mens webstedet med finansiel information The Motley Fool kalder sin onlinehåndbog for The Fool Rules!

2. Fokuser håndbogen på sektioner, medarbejderne vil bekymre sig mest om.

Med andre ord, organiser din medarbejderhåndbog, så den mest spændende information - såsom din virksomheds værdier og kultur og personalegoder - kommer først. Hvis du starter med politikker eller love, er der større sandsynlighed for, at medarbejderne holder op med at læse.

3. Lever medarbejderhåndbogen på en måde, de ikke kan gå glip af.

Flere virksomheder går over til online-håndbøger, der kan findes på virksomhedens intranetsystem eller endda live på internettet. Dette giver mange fordele:Du kan tilføje mere engagerende elementer som videoer, hvis du vil, og håndbogen kan gøres søgbar (så nogen blot kan skrive "fordele" og hoppe til den sektion, de leder efter).

Selvom du ikke ønsker at lave en digital håndbog, så overvej, hvordan du leverer den på det rigtige tidspunkt og sted. Blot at inkludere det i en ny medarbejders velkomstpakke virker muligvis ikke. Overvej at lægge den på deres skrivebord på deres første arbejdsdag og give dem tid til at læse den i løbet af arbejdsdagen.

4. Kræv, at medarbejderne læser den og viser, at de har.

Det er lidt gammeldags, og alligevel vil du måske overveje at kræve, at medarbejderne underskriver - enten med kuglepen eller elektronisk - når de når slutningen af ​​medarbejderhåndbogen og bekræfter, at de har modtaget og gennemgået oplysningerne.

Hold din håndbog ved hånden – og opdateret

En medarbejderhåndbog bør betragtes som et levende dokument - ikke et engangsprojekt. Ansættelses- og arbejdslovgivningen ændres regelmæssigt, og dine medarbejderpolitikker skal muligvis også ændres - i takt med at din virksomhed og personalebehov udvikler sig.

Gennemgå din medarbejderhåndbog mindst én gang om året og se efter måder, hvorpå du kan gøre den bedre og mere nyttig for dine medarbejdere. Hvis din lille virksomhed er stor nok til at have et HR-team, så lad dem holde styr på almindelige medarbejderspørgsmål, de modtager i løbet af året.

Husk, din medarbejderhåndbog er en værdifuld ressource, der kan hjælpe med at spare dig tid, holde dine medarbejdere informeret og i sidste ende beskytte din virksomhed i tilfælde af en retssag. Du bør bruge nok tid på at skabe og forfine det for at sikre, at du giver dine medarbejdere den mest nyttige guide, du kan.

At oprette og administrere en omfattende medarbejderhåndbog er kun et af dine mange job som ejer af en mindre virksomhed. Til tider kan det føles, som om du har alt for mange ansvar på din tallerken - fra produktdesign og ansættelse, til bogføring og salg, uanset om det er online eller personligt.