For mange iværksættere kan skattefradrag for rejser og underholdning (T&E) være et minefelt. Kan du tage en udsigt til at se "Hamilton" og fratrække prisen på disse teaterbilletter på forreste række? Hvis du flyver din familie med dig på en forretningsrejse i Maui, kan du så trække deres flybilletter og hoteludgifter fra? Hvad hvis du lejer en Ferrari for at køre en klient langs Maui-kysten?
Visse udgifter til forretningsrejser er fradragsberettigede, så længe de opfylder to kriterier:De skal være "almindelige og nødvendige" i erhvervslivet, og de skal være dokumenterede.
Du kan tage fradrag for erhvervsrelaterede udgifter, selvom en del af rejsen inkluderer personlig ferietid. Du kan dog ikke fratrække udgifter til familiemedlemmer, der følger dig på en forretningsrejse, medmindre der er en forretningsmæssig grund til, at de skal deltage.
Antag, at du tager til Maui for en tre-dages messe og tager din mand og søn med, og tilbringer derefter to dage på sightseeing som en familie. Du kan trække dine udgifter fra for de tre dage af stævnet, men ikke de personlige dage. Du kan ikke trække din families udgifter fra for nogen del af rejsen, medmindre der er en ægte forretningsgrund for dem til at deltage (f.eks. hvis din mand arbejder i din messestand).
IRS definerer "underholdning" som "enhver aktivitet, der generelt anses for at give underholdning, underholdning eller rekreation." Dette kan omfatte at underholde gæster på:
En forretningsdiskussion behøver ikke at resultere i faktisk salg eller forretning, for at underholdningsudgifterne kan fratrækkes. Udgifterne skal dog være "direkte relateret til" eller "associeret med" at drive eller diskutere forretninger.
Underholdning, der finder sted i et forretningsmiljø, er direkte relateret til forretning. Eksempler inkluderer vært for en gæstfrihedssuite på en industrikonference eller at tage en klient ud til middag efter en messe. (Du kan trække et måltid fra som rejse- eller underholdningsudgift, men ikke begge dele.)
Disse former for underholdning finder typisk sted i omgivelser, der ikke rigtig er befordrende for at diskutere forretninger, såsom en natklub, et teater eller en sportsbegivenhed.
Men hvis underholdningen finder sted før eller efter en væsentlig forretningsdiskussion, anses den generelt for at være forbundet med forretning. Hvis en klient har et møde med dit hold om mandagen, flyver til byen søndag eftermiddag, og du tager hende med til en baseballkamp søndag aften, er udgifterne til denne underholdning fradragsberettiget.
Generelt er fradrag for rejse- og repræsentationsudgifter begrænset til 50 procent af udgiften. For at bevise, at dine fradrag er lovlige, skal du føre detaljerede optegnelser. Det er en god idé at registrere udgifter på ugebasis (oftere under intense forretningsrejser). Optegnelser, der "bevares rettidigt" (det vil sige registreres kort efter begivenheden) vejer mere hos IRS end udgifter, du rekonstruerer et år senere fra hukommelsen.
Når du registrerer udgifter til rejser og underholdning, skal du opbevare kvitteringer og være sikker på at notere beløb, dato, placering og forretningsårsag for udgiften.
Eliminer besværet med papirkvitteringer ved at bruge en udgiftssporingsapp til at scanne eller fotografere kvitteringer med din smartphone. Se efter en, der kan integreres med din regnskabs- og lønsoftware og tilbyder rapporteringsfunktioner, der hjælper dig med at overvåge udgifter.
IRS-publikation 463 Rejse-, underholdnings-, gave- og biludgifter, har flere oplysninger og eksempler for at hjælpe dig med at forstå rejse- og underholdningsfradrag. Fordi dette område er så komplekst, skal du dog sørge for at tale med din