Uafhængige entreprenører, konsulenter, freelancere og gig-økonomi-arbejdere repræsenterer den største voksende gruppe af den amerikanske arbejdsstyrke. Anslået 56,7 millioner amerikanske freelancer, der giver andre virksomheder tjenester og ekspertise, som ikke kan findes internt, og bliver ofte en integreret del af en virksomheds arbejdsstyrke.

På overfladen opfylder uafhængige entreprenører de samme pligter som almindelige medarbejdere, men nogle gange bliver grænserne mellem uafhængige entreprenører og medarbejdere udvisket, hvilket lejlighedsvis forårsager problemer med IRS.

Hvorfor skal du overveje IRS, når du ansætter entreprenører

En af fordelene ved at ansætte uafhængige entreprenører er, at du ikke er forpligtet til at betale dem en løn, fordele eller tilbageholde beskæftigelsesskat på den måde, du ville for ansatte. IRS har øget sine bestræbelser på at opkræve beskæftigelsesskatter og slår hårdt ned på arbejdsgivere, der fejlklassificerer ansatte som uafhængige entreprenører.

Statistikker tyder på, at anslået 3,4 millioner ansatte bliver klassificeret som uafhængige entreprenører, når de skal rapporteres som ansatte. Konsekvenserne af at tage fejl kan kategoriseres i to grupper:utilsigtet eller forsætlig uredelighed.

Utilsigtede konsekvenser:

• $50 for hver W-2, som arbejdsgiveren undlod at indsende
• Boder på 1,5 procent af lønnen, 40 procent af FICA-skatter, der ikke tilbageholdes fra medarbejderen, og 100 procent af arbejdsgiver-FICA-skatterne
• En bøde for manglende betaling af skat svarende til 0,5 procent af den ubetalte skattepligt for hver måned, op til 25 procent af den samlede skattepligt

Konsekvenser af forsætlig uredelighed kan skabe yderligere bøder og sanktioner:

• Boder på 20 procent af lønnen, 100 procent af FICA-skatter, der ikke tilbageholdes fra medarbejderen, og 100 procent af arbejdsgiver-FICA-skatter
• Straffebøder på op til $1.000 pr. hver fejlklassificeret arbejder
• Mulighed for et års fængsel
• De ansvarlige for tilbageholdelse af skat kan være personligt ansvarlige for uopkrævet skat

IRS pålægger en bred definition af uafhængige kontrahenter kontra ansatte:

"Den generelle regel er, at en person er en uafhængig entreprenør, hvis betaleren kun har ret til at kontrollere eller lede resultatet af arbejdet og ikke, hvad der vil blive udført, og hvordan det vil blive udført."

Hvis du som arbejdsgiver udøver nogen form for kontrol over, hvornår, hvor og hvordan selve arbejdet udføres af en uafhængig entreprenør, kan du være ved at komme i grumsete vande, når det kommer til ansættelsesklassificering.

Den uafhængige entreprenørtest

Antag ikke, at bare fordi du ansætter arbejderen som entreprenør, at forholdet er forblevet sådan. Tidligere brugte IRS en 20-faktor-test til at afgøre, om en medarbejder var en uafhængig entreprenør. Siden da er det blevet komprimeret i tre generelle kategorier.

Hvis du arbejder med uafhængige entreprenører og er bekymret for, at du muligvis fejlklassificerer dem, skal du vurdere følgende:

• Adfærdskontrol :Har virksomheden ret til at lede og kontrollere, hvordan arbejderen udfører opgaven, som de blev ansat til, gennem instruktioner, uddannelse eller andre midler?
• Økonomisk kontrol :Har virksomheden ret til at kontrollere de økonomiske og forretningsmæssige aspekter af arbejderens job, herunder hvordan virksomheden betaler arbejderen, hvordan arbejderen stiller deres ydelser til rådighed, og i hvilket omfang arbejderen har ikke-godtgjorte forretningsudgifter?
• Parternes forhold: Er der skriftlige kontrakter mellem de to parter, og giver virksomheden personalegoder som forsikring, pensionsordning, feriepenge eller sygedagpenge?

Hvis du stadig er usikker på, hvordan du klassificerer dem, kan du overveje følgende eksempler:

En uafhængig entreprenør:

• Fører under et virksomhedsnavn
• Har sine egne medarbejdere
• Vedligeholder en separat virksomhedscheckkonto
• Annoncerer hans/hendes virksomheds tjenester
• Har en kontrakt med dig, der beskriver forholdet
• Fakturaer for udført arbejde
• Har mere end én klient
• Har egne værktøjer og indstiller egne timer
• Bevarer virksomhedsoptegnelser

Hvorimod en medarbejder:

• Udfører opgaver dikteret eller kontrolleret af andre
• Får træning i arbejde, der skal udføres

Hvis du stadig ikke er klar over forskellen mellem de to klassifikationer, er det sikreste bud at klassificere arbejderen som ansat. Sørg for at søge råd hos din revisor eller advokat, før du gør det. Derudover kan IRS hjælpe med at træffe afgørelsen for dig via formular SS-8 Bestemmelse af arbejdstagerstatus med henblik på føderale beskæftigelsesskatter og tilbageholdelse af indkomstskat.

Der er en sikker havn!

Hvis du mener, at du muligvis har fejlklassificeret arbejdere, kan du være berettiget til at omklassificere dine arbejdere som ansatte for fremtidige skatteperioder gennem det frivillige klassifikationsforligsprogram. Igen, sørg for at tale med din skatterådgiver eller advokat om fordele og ulemper ved programmet i forhold til din forretningssituation og risiko.

Lær mere om forskellen mellem entreprenører og medarbejdere ved at tale med en SCORE-mentor. Tjek også denne IRS-vejledning for at hjælpe dig med at bestemme, hvordan du klassificerer dine medarbejdere.