Hvis din e-mail-indbakke ligner min, bliver du bombarderet med generisk e-mail efter generisk e-mail hver dag. Jeg forstår det - det er svært at få e-mails sendt af hundreder eller tusinder til at føles personlig. Ikke desto mindre ønsker ingen at føle sig som et nummer. Selvom det er svært at undgå at indsætte en generisk hilsen, før du trykker på send på en batch-e-mail, er segmentering efter publikum og personliggørelse af din afmelding for hver enkelt nøgle.
Folk forventer, at nogle e-mails, såsom nyhedsbreve og e-mails med udfyldelse af formularer, er formelle. Men hvis et salgsargument fremstår som koldt og upersonligt, gør du noget forkert. Selv når du bruger en skabelon til at konstruere vigtige e-mails, kan personalisering, når det er muligt, efterlade et varigt indtryk.
De bedste typer af sign-off minder modtageren om en tidligere delt diskussion eller interaktion – kort sagt viser de, at du er en rigtig person.
Farvel er svært, men ikke hvis du kan klare en veludført afmelding.
Jeg afslutter hver e-mail med "High Five", uanset om det er til en potentiel investor, et teammedlem eller en pårørende. Det er en god samtalestarter, og den giver en meget tilgængelig stemning. At afslutte e-mails med et generisk "Hilsen" fortæller ikke din modtager noget om dig, dine grunde til at kontakte dig eller dine foretrukne næste trin.
E-mail-administrationsfirmaet Boomerang undersøgte mere end 350.000 e-mails og opdagede, at måden du siger farvel på kan have en enorm indflydelse. Lukninger, der blev betragtet som "taknemmelige", havde en svarprocent på 62 procent, mens e-mails, der ikke viste taknemmelighed, havde en svarprocent på 46 procent. E-mailsignaturen med den højeste svarprocent var "På forhånd tak." Faktisk var det at vise taknemmelighed, når du underskriver en e-mail, forbundet med en relativ vækst på 36 procent af din gennemsnitlige svarprocent. Den værste måde at afslutte en e-mail på? "Bedst."
Når du logger på en e-mail, skal du først og fremmest være relaterbar. Hvis dine e-mails er løsrevet og uinteresserede, hvordan vil du så være som partner eller leverandør?
Hver e-mail har et formål - så gør det indlysende. Hvorfor rækker du ud? Giver du opmuntring? Viser du påskønnelse? Trommer du op for begejstring? Din afmelding bør afspejle det slutresultat, du håber at se fra din e-mail.
Slutningen af enhver e-mail bør sikre, at dens besked vil være mindeværdig en time, dag eller uge senere. Hvis målet for eksempel er at arrangere et møde for at diskutere et emne eller en kontrakt af en eller anden art, vil en afmelding som "Kan ikke vente med at diskutere dette yderligere" eller "Lad os aftale et tidspunkt til at gennemgå detaljerne" er nok bedst. Det meste af virksomhedskommunikation forsøger at fremme en diskussion, så sørg for, at din afmelding afspejler dette.
Uanset om din e-mail er professionel, hjælpsom, venlig eller sjov, skal du sørge for, at din afmelding stemmer overens med selve beskedens holdning. For en mere poleret e-mail vil måske en "bedste ønsker fra hele vores team" være tilstrækkelig. Det er bedre end et almindeligt gammelt "Bedste", fordi det omfatter hele dit teams følelser.
Venlige afmeldinger bør altid være ægte. "Glad vi fik til at røre ved base" bør kun være din afslutning, hvis du virkelig er glad. Hvis du kan lave en humoristisk afsluttende linje, kan du tilføje en lille smule sjove medier:"Fordi du nåede hele vejen igennem, her er en GIF af Fiona the Hippo!" Små personlige berøringer som denne i en e-mail kan virkelig lysne en persons dag op.
E-mails bør have en klar opfordring til handling, der lader modtagerne vide, at bolden er på deres bane, og som du vil følge op igen senere. "Ser frem til dit svar" og lignende afmeldinger kan få folk til at afbryde et svar. Selv den travleste administrerende direktør kan skrive et hurtigt:"Tak, jeg vender tilbage til dig!"
Hvis du samarbejder om et projekt eller søger information, og slutter med "Ræk ud, hvis du har problemer" eller en lignende sætning, lader modtagerne vide, at de næste trin er op til dem, men du er klar til at hjælpe. Uanset hvad din CTA er, skal den være synlig. Brug af fede skrifttyper og farver hjælper ikke kun læserne med at forstå budskabet bedre, men kan også få dem til at foretage den ønskede handling.
Automatiserede e-mails behøver ikke at være kedelige. Ændring af dit tilmelding er en nem måde at tilføje personlighed og opmuntre modtagere til at svare. Svarene på disse tre spørgsmål hjælper dig med at skabe den perfekte slutning hver gang.