Iværksættere har aldrig tid nok; men dem, der har succes, ser ud til at få de rigtige ting gjort.
For at få større kontrol skal du være åben over for forandring og i kontakt med dine egne styrker og blinde vinkler. Vedtagelse af bedre organisatoriske systemer bør hjælpe med følgende to spørgsmål:
Den type system, der fungerer, afhænger af din personlighed eller hjerneledninger. Vil du forebygge kaos, eller har du brug for at føle en følelse af mulighed? Intet system fungerer for alle. Du skal finde, hvad der virker for dig og bliver en vane.
Venstre hjernehalvdel elsker systemer og vedtager sultent projektledelse, kalendere, opgavelister osv. Det at krydse elementer fra lister giver sin egen iboende belønning. Men hvad med aktiviteter på et højere niveau, mindre håndgribelige? Forbedringer kan fokusere på at blokere tid og bringe ressourcer ind til mere kreative projekter, såsom planlægning, strategi og marketingkampagner.
Højre hjernetyper hader struktur. Ugentlige eller månedlige "at gøre" vil føles mindre restriktive end en daglig opgaveliste, så opgaver kan løses, når energien er høj. Og her kan det rodede skrivebord så sandelig repræsentere det "arbejdsrum", der er brug for. Elementer skal være i syne for at være aktive. Da afkrydsning af lister ikke vil bringe glæde, kan det være nødvendigt at tilføje belønninger. For eksempel at udføre "kedelige" opgaver først på dagen og efterlade kreative "sjove" opgaver som belønning.
Skab et visionboard til din virksomhed. Aviva Goldfarb bruger en morgenmeditation til at starte sin arbejdsdag med at tage 10-15 minutter til at visualisere dagen og prioritere aktiviteter. Hun anbefaler også, at du tuner ind på dine personlige biorytmer – selv at tage korte lur (ved at bruge optagede meditationer med tidsindstillede opvågninger).
Papirsystemer kan stadig være den bedste organisatoriske teknik. Den fysiske handling med håndskrift fastholder opgaven i hukommelsen og skaber en håndgribelig forbindelse. Det vigtige er at skabe fangeværktøjer eller områder til forskellige sammenhænge, såsom forretning, familie og personlig. Post-it-sedler kan skabe en fleksibel måde at fange opgaver på, med fleksibiliteten til at omarrangere og kassere, når de er færdige. Brug af forskellige farver kan skelne mellem forskellige funktionelle områder (markedsføring vs regnskab osv.) eller forskellige kunder eller projekter. Et andet nyttigt papirsystem er Arc-projektplanlæggeren fra Staples - aftageligt papir og den helt rigtige størrelse notesbog skaber et nemt sted at fange opgaver, noter og ideer.
Arrangør Jackie Kelly fra Clearing House foreslår at tage ansvaret for din tidsplan ved at spærre tid til projekter og andre vigtige ting, der ikke bliver gjort. Jackie er også en stor tilhænger af at give dig selv en planlægningsdag til at sætte mål, omorientere værktøjer og opsætte dit organiseringssystem. For at hjælpe med at oprette en onlinekalender, hvor kunder, kolleger og medarbejdere kan planlægge tid med dig, har Acuity et letanvendeligt (og gratis) værktøj perfekt til iværksættere.
Robin Thieme fra Kensington Business Solutions er altid på udkig efter nye tekniske værktøjer til at hjælpe sine kunder og hendes team med at blive mere produktive. Robins team elsker Slack, et meddelelsessystem til hurtig og nem kommunikation mellem det distribuerede team. Robin bruger Slack til at sende påmindelser til sig selv, nogle gange som tekstbeskeder, der skal vises i fremtiden som en påmindelse.
Flere ledere har også rapporteret om det enorme produktivitetsløft med hurtige ugentlige check-ins. Også kaldet "stand up-møder", disse er ikke mere end 15-minutters møder hver uge, hvor teamet ringer ind for at høre ugentlige prioriteter og meddelelser.
Vi slår alle os selv op over produktivitet. Nøglen til et godt system er at give dig selv lov til at give slip og ikke føle dig tvunget til at gøre alt i din hjerne. Nogle opgaver, der bliver hængende, er beregnet til at dø.