Tillykke, du har ansat en ny medarbejder! Tilføjelse af personale er en spændende milepæl for en spirende virksomhed, og det er nemt at blive overvældet, når man forbereder sin ankomst.

I hastværket med at få din medarbejder op at køre, må du ikke overse de obligatoriske føderale og statslige journalføringskrav, der gælder for nyansættelser. Her er en praktisk huskeliste:

1) Udfyld en I-9-formular

Føderal lovgivning kræver, at du bekræfter en medarbejders berettigelse til at arbejde i USA. Inden for tre dage efter ansættelsen skal du udfylde formular I-9, bekræftelse af ansættelsesberettigelse , som involverer gennemgang af godkendte dokumenter for at bekræfte medarbejderens statsborgerskab eller arbejdsberettigelse. Du kan downloade formular I-9 på webstedet U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). Endnu bedre, for at sikre nøjagtighed, brug I-9-formular- og skabelonsættet fra ComplyRight. (Bøderne for forkert udfyldte I-9'er kan være høje.) Selvom du ikke behøver at indsende I-9'en til regeringen, skal du opbevare den i arkivet i tre år efter medarbejderens ansættelsesdato eller et år efter medarbejderens forlader din virksomhed, alt efter hvad der kommer senere.

Vær også opmærksom på, at USCIS netop har udgivet en revideret version af I-9. Fra den 22. januar 2017 må du kun bruge den nye version dateret 14/11/2016.

2) Få medarbejderen til at udfylde en W-4-formular

IRS-formularen W-4 angiver antallet af godtgørelser, en medarbejder ønsker at gøre krav på. Dette er vigtigt, fordi det afgør, hvor meget du skal tilbageholde fra medarbejderens lønseddel. Download denne formular fra IRS-webstedet eller brug denne PDF-version, der kan downloades til en elektronisk registrering.

IRS kræver, at du opbevarer beskæftigelsesskatteregistre (inklusive W-4) i mindst fire år efter, at skatterne blev betalt. Statens arkivlove kan også gælde, så sørg for at tjekke det.

3) Konfigurer lønning

Som arbejdsgiver skal du tilbageholde en del af hver medarbejders løn til skat og overføre skatterne til den relevante myndighed. Disse skatter inkluderer føderal indkomstskat, socialsikring og Medicare-skat og, hvis det er relevant, statslig indkomstskat.

Du kan selv administrere løn, eller overveje at bruge en tredjeparts lønservice. Løntjenesteudbydere holder sig ajour med ændringer i skattelovgivningen, tilbageholder automatisk de korrekte skatter fra en medarbejders løn og sender dig endda påmindelser, når det er tid til at indgive din skat. Se efter en tjeneste, der er designet og prissat specifikt til små virksomheder.

4) Rapporter og tilmeld din nye ansættelse

Hver stat har sit eget rapporteringsbureau for nye ansættelser til at spore forældre, der skylder børnebidrag og ikke betaler det. Du skal rapportere hver ny ansættelse til dette bureau inden for 20 dage efter ansættelsen. (Find din stats nyansatte rapporteringsbureau på webstedet Office of Child Support Enforcement.)

Afhængigt af din stats lov skal du muligvis også betale statsarbejdsløshedsskat for din nye ansættelse. Disse skatter finansierer statens arbejdsløshedskompensationsprogram for folk, der er uden arbejde. Frisk op om lovene i din stat, og hvordan du registrerer dig på Business.USA.gov.

5) Vis obligatoriske arbejdslovplakater

Når du er en virksomhed med mindst én ansat, skal du sende føderale og statslige (og i nogle tilfælde by eller amt) meddelelser vedrørende visse arbejdslove (såsom den føderale mindsteløn og love om ikke-diskrimination). Disse opslag formidler medarbejderrettigheder og dit ansvar som arbejdsgiver.

Både føderale og statslige opslag skal vises, hvor arbejderne nemt kan se dem. Hver gang et statsligt organ foretager vigtige ændringer i disse officielle opslag, skal du også erstatte de forældede plakater med opdaterede. Ellers kan du blive pålagt bøder eller udsætte dig selv for en retssag.

Fordi antallet af påkrævede opslag vokser - og det er svært at spore alle regler, der udstedes af forskellige agenturer - er mange arbejdsgivere afhængige af en velrenommeret udstationeringstjeneste. Dette kan spare dig for betydelig tid ved at sikre, at din virksomhed forbliver i fuld overensstemmelse.

Mere hjælp til nye arbejdsgivere

Ansættelse er en væsentlig og spændende del af opbygningen af ​​din virksomhed - men du skal følge en specifik handlingsplan med hver ny medarbejder. For yderligere vejledning, tilmeld dig et gratis informativt webinar, "Hiring Your First Employee:A Guide to Getting It Right", præsenteret af ComplyRight på vegne af SCORE.

Kan du ikke deltage i webinaret? Download e-guiden "Så du vil være chefen." Begge ressourcer vil give dig selvtillid og knowhow til at ansætte smart og sørge for, at du ikke efterlader kritiske detaljer uden opsyn.