En af glæderne ved at drive en lille virksomhed er, hvor tæt du og dine medarbejdere kan blive. For mange iværksættere er deres personale mere som familie. Derfor kan det være så smertefuldt at tænke på, at en af dine medarbejdere er underslæber. Medarbejderbedrageri er dog mere almindeligt, end du måske tror.
Faktisk finder størstedelen (55 procent) af underslæb sted hos virksomheder med færre end 100 ansatte, ifølge en undersøgelse foretaget af forsikringsselskabet Hiscox.
Men det er ikke alt. Udover at være uforholdsmæssigt ramt af underslæb, står små virksomheder også over for uforholdsmæssigt store omkostninger, når de bliver bestjålet. Overvej dette:En hændelse med underslæb koster små virksomheder en median på 289.000 USD. Kunne din virksomhed få et så stort hit?
Underslæb kan koste en virksomhed hundredtusindvis eller endda millioner af dollars - men det sker sjældent på én gang. Snarere vil underslæbere stjæle små beløb over en årrække for at holde sig under radaren. Det gennemsnitlige tilfælde af et underslæb, der varer fem år, koster en virksomhed 2,2 millioner dollars; det gennemsnitlige tilfælde af et underslæb, der varer 10 år, koster en virksomhed 5,4 millioner dollars.
Pengetyveri er den mest almindelige form for underslæb. Bedragere stjæler ved at overføre virksomhedens indskud eller kontanter til en bankkonto, de kontrollerer.
Tjekbedrageri er den næstmest populære underslæbsmetode. Underslæbere ændrer checks eller forfalsker checks for at indsætte penge på deres egne konti.
Leverandørfakturering eller falsk fakturering er et andet svindelnummer. Medarbejdere kan ændre eller fremstille fakturaer fra rigtige leverandører eller oprette falske leverandørvirksomheder og indsende fakturaer fra dem. Betalinger foretages til en konto, som underslæberen kontrollerer.
Kreditkortsvindel er en taktik, der ofte bruges af ledere. De bruger virksomhedens kreditkort til personlige køb eller udsteder selv uautoriserede kreditkort.
Mindre almindelige, men potentielt dyrere, er lønsvindel (løn udbetalt til fiktive medarbejdere, der rent faktisk går til underslærens bankkonto) og lånesvindel (hvor underslæberen ansøger om et lån i virksomhedens navn og indsætter låneprovenuet i deres eget navn. konti).
Hiscox anbefaler at bruge et system med checks og balances for at beskytte din virksomhed mod underslæb. Noget så simpelt som at kræve to personer til at godkende hver finansiel transaktion kan være alt hvad du behøver. Virksomhedsejere bør også gennemgå virksomhedens kontoudtog, kreditkortudtog og andre registreringer af finansielle transaktioner med øje for eventuelle uregelmæssigheder.
Før du ansætter medarbejdere, der skal arbejde med din virksomheds økonomi, skal du altid foretage et baggrundstjek. En medarbejder, der består med glans, kan selvfølgelig senere begynde at underslæbe. Hiscox råder til at passe på medarbejdere, der lever mere luksuriøst, end deres løn tilsyneladende tillader. Endelig skal du også være på vagt over for den hårdtarbejdende medarbejder, der aldrig holder fri og ikke lader andre beskæftige sig med løn, gæld eller andre aspekter af din økonomi. Det kan være, fordi de har noget, de forsøger at skjule.
Hvad skal du gøre, hvis du har mistanke om intern svindel? Begynd med at tage noter og gennemgå økonomiske optegnelser. Hvis du skal involvere andre i din undersøgelse, skal du begrænse det til nogle få betroede medarbejdere, som kan holde det hemmeligt. Under efterforskningen kan det være en god idé at begrænse den mistænktes adgang til din virksomheds økonomi.
Hvis underslæb afsløres, skal du tale med en advokat og anmelde forbrydelsen til myndighederne. Selvom oddsene er imod, at du nogensinde genvinder de penge, der blev underslæbet, vil indgivelse af anklager vise andre medarbejdere, at du ikke tolererer svindel.
Lær endelig af erfaringerne. Brug de oplysninger, du finder i din undersøgelse, til at justere din virksomheds politikker og hjælpe med at forhindre tyveri i fremtiden.
Har du brug for flere råd til at beskytte din virksomhed? Mentorerne hos SCORE kan hjælpe.