Har du nogensinde ramt hager, når du håndterer afspadsering for funktionærer? Måske er du usikker på, hvornår du kan dock betale - eller om du skal tillade afspadseringsanmodninger for mindre end en hel dag. Og hvad med en medarbejder, der "indhenter" tid?

Der er specifikke retningslinjer omkring lønfradrag for funktionærer, fritagne medarbejdere.

Denne artikel dækker de mere almindelige situationer – og hvad du skal gøre for at holde dig på den rigtige side af loven.

Men først … loven. Ifølge U.S. Department of Labor (DOL) betyder det at blive betalt på lønbasis:"En medarbejder modtager regelmæssigt et forudbestemt kompensationsbeløb hver lønperiode på en ugentlig eller sjældnere basis. Det forudbestemte beløb kan ikke reduceres på grund af variationer i kvaliteten eller kvantiteten af ​​medarbejderens arbejde." Og det er sådan, arbejdsgivere nogle gange kommer i problemer:De trækker uretmæssigt penge fra en fritaget arbejdstagers lønseddel.

Fritagne medarbejdere skal som hovedregel have fuld løn for enhver uge, hvor de udfører arbejde. Dette skyldes, at lønnen for en fritaget medarbejder ikke formodes at være baseret på timer, men derimod på den værdi, medarbejderen tilfører virksomheden. Så det er ikke lovligt at trække en time her eller der, når en fritaget medarbejder kommer for sent eller går til tandlægen. Hvis du gør det, antager regeringen, at medarbejderen skal betales på en ikke-fritaget timebasis. Det kan gøre din virksomhed ansvarlig for overtidsbetaling, restskat og andre bøder.

Hvad ER så lovligt? Du kan kun nedsætte en fritaget medarbejders løn under begrænsede omstændigheder, som følger:

1) Når en medarbejder er fraværende fra arbejdet i en eller flere hele dage (IKKE deldage) af andre personlige årsager end sygdom eller ulykke

2) Når en medarbejder er fraværende i en eller flere hele dage, hvis din virksomhed har en etableret dagpengeordning, der dækker løn for fravær på grund af personlige årsager, sygdom eller ulykke, og medarbejderen har opbrugt sin ledige betalte tid  

Bemærk med #1 og #2:I henhold til en skriftlig betalt afspadseringspolitik (PTO) kan du fratrække tid fra banken for delvise mistede dage (f.eks. i trin på timebasis), men ikke hvis det resulterer i en reduktion på betale. Hvis en funktionær bruger al sin PTO-tid og derefter går glip af arbejde, må du således kun trække fra i heldagsintervaller. Hvis han eller hun går glip af en deldag, kan der ikke foretages fradrag.

3) For sanktioner pålagt i god tro for overtrædelser af sikkerhedsregler af større betydning

4) At modregne beløb, som en medarbejder modtager som jury- eller vidnehonorarer eller som militærløn. Ud over disse modregninger kan der dog ikke foretages fradrag for fravær forårsaget af nævningeting, deltagelse som vidne eller midlertidig militærorlov.

5) For ulønnede disciplinære suspensioner på en eller flere hele dage idømt i god tro for overtrædelser af arbejdspladsens adfærdsregler.

6) Fradrag for deluger arbejdet i de første eller sidste ugers ansættelse. (F.eks. hvis en medarbejder siger op midt i en arbejdsuge. Det ville være i orden kun at betale ham eller hende forholdsmæssigt for de dage, der arbejdede i den pågældende uge.)

7) Når en medarbejder arbejder med en reduceret eller intermitterende arbejdsplan i henhold til loven om familie- og sygeorlov (FMLA). (Det er OK at konvertere en funktionær til timebasis i dette tidsrum uden at ødelægge personens fritagelsesstatus.)

Fortsæt forsigtigt, før du skærer i løn

Når det kommer til funktionærer, er det vigtigt at tjekke fradrag nøje. Fradrag i løn for personlig/sygetid og ubetalte disciplinære suspensioner er kun tilladt i heldagsintervaller (bortset fra for FMLA). Det betyder, at du ikke kan dokke løn, hvis en medarbejder udfører noget arbejde den pågældende dag.

Før du foretager et fradrag, skal du sikre dig, at der ikke er udført arbejde. Og for planlagt afspadsering skal du være sikker på, at medarbejderen forstår, at der ikke forventes arbejde på de ulønnede dage. Hvis du uretmæssigt trækker i en fritaget medarbejders løn, kan medarbejderen miste sin fritagelsesstatus og blive berettiget til overarbejdsbetaling for perioden med de ulovlige fradrag - eller længere.

For mere information om dette og andre almindelige HR fejltrin, tilmeld dig det gratis SCORE/ComplyRight webinar, “ 5 største HR-fejl, små virksomheder begår” den 1. februar 2018.