Du har hørt ordsproget:du skal bruge penge for at tjene penge af en grund.

Især når du først starter din virksomhed, vil du have en masse startomkostninger, som kræver, at du skal bruge før du modtager betalinger.

For eksempel køber/leaser du en lastbil til at levere varer, der efterfølgende vil blive faktureret for og indsamlet penge, opbygger en detailbutik, før du åbner dørene for erhvervslivet, ansætter personale, før de kan producere varer eller tilbyde tjenester, og annoncerer for at generere kundeemner. til fremtidigt salg.

I en omvendt situation har en nonprofit typisk en stor fundraiser i begyndelsen af ​​regnskabsåret og håber derefter, at der modtages tilstrækkelige donationer til at dække udgifter resten af ​​året.

Et budget vil hjælpe dig med at matche disse tidlige udgifter med efterfølgende kvitteringer, så du ved, hvad du kan forvente, især med hensyn til likviditetstilgængelighed, og dermed ved du, hvor eventuelle likviditetsmangler skal løses.

Udarbejdelse af et budget er normalt den ene gang om året, hvor en lille virksomhed fokuserer på det kommende år frem for nutidens udfordringer.

Du udarbejder et budget som et værktøj til at hjælpe dig med at lede, administrere og kontrollere din virksomheds drift og økonomi. Der kan være sekundære brugere af informationen, som dine medarbejdere, der skal forstå virksomhedens mål og fremskridt. Og hvis du har et banklån, vil din bankmand sikkert gerne se budgettet og de faktiske resultater.

Hvad er et godt budgetformat?

Når du forestiller dig et budget, ser du sandsynligvis regneark med mange tal. Men vigtigere end tallene er de antagelser, der driver beregningerne.

Derfor bør den første side af dit budget være disse antagelser - hvilke produkter/tjenester sælges til hvilke priser og mængder, og hvad de vigtigste drivkræfter er for udgifter, såsom antallet af medarbejdere og lokationer, forskellige marketinginitiativer osv.

I bund og grund har du både et drifts- og økonomibudget, og de to hænger tæt sammen.

Der er to primære økonomiske formater, du kan bruge:resultatopgørelse og pengestrømsopgørelse.

Hvis du ejer en etableret virksomhed, skal du bruge begge dele plus eventuelle tilgodehavender og inventar fra balancen. Hvis du ejer en ny virksomhed, så fokuser kun på cash flow.

Disse formater hjælper dig med at bestemme, hvor meget indtægt du skal bruge for at dække omkostninger og opnå en fortjeneste, så du kan betale dig selv, og hvor meget, hvis nogen, kontanter du skal bruge for at finansiere kontantmangel.

Et budget vil give dig besked på forhånd om, hvornår disse mangler kan opstå, så du tidligt kan begynde at samle midler til at dække dem, f.eks. fra personlige ressourcer eller et banklån.

For at bestemme detaljeniveauet for budgettet skal det synkroniseres med dine månedlige rapporter om faktiske indtægter og udgifter.

Ofte er der i en virksomhedsopstart ikke nok information til at have intelligente budgetter i mindre end et års intervaller. Så arbejd mod dette mål:Hvis sidste års budget var for hele året, så gør det i år i kvartaler. Ligeledes hvis sidste år var efter kvartal, i år gå til månedligt.

Hvor kommer budgetoplysninger fra?

Hvis du ejer en etableret virksomhed, har du resultaterne fra sidste år, og du ved, hvor du overskred eller faldt under sidste års budget.

Dette er dit udgangspunkt for indeværende år. Angiv i dine antagelser, hvilke markeds- og driftsændringer der forventes sammen med eventuelle initiativer, du planlægger.

Desuden, hvis du lavede ét budget for hele virksomheden sidste år, og du har et team, så prøv at opdele budgettet efter ansvarsområder og engager teammedlemmer i at hjælpe med at udvikle budgetter for deres egne områder – det vil hjælpe med engagement og ansvarlighed.

Hvis du er en ny virksomhed, er budgettering mere udfordrende, da der ikke er klar referencepunkter. Forhåbentlig har du udarbejdet en forretningsplan, og i økonomisektionen er der en prognose. Brug det første år af denne prognose som udgangspunkt for dit budget.

Brug og vedligeholdelse af et budget

For hver rapporteringsperiode, normalt en måned, skal du udarbejde en rapport - nemt hvis du bruger regnskabssoftware - med de faktiske resultater, de budgetterede beløb og forskellen for både den aktuelle måned og året til dato.

Normalt ændres budgettallene ikke, selvom der er store markeds- eller driftsændringer, da det er vigtigt at vide, hvad den oprindelige plan var. Men i en lille virksomhed i en tidlig fase skal der være fleksibilitet, så jeg foreslår, at man midt i året ser på, hvad der er sket i år til dato, og hvad der forventes i årets sidste seks måneder, og derefter reviderer budgettet efter behov.

Budgettip

Følgende er ideer, jeg bruger til at udarbejde budgetter, og som jeg deler med mine SCORE-kunder.

• Skriv de vigtigste antagelser ned, før du bruger mange kræfter på at beregne alle månedlige detaljer. Med andre ord, udvikle det generelle køreplan, før du knaser lommeregneren.
  
  • For omsætning skal du angive de vigtigste produkter og tjenester, du tilbyder, og antallet af nuværende og forventede kunder inden årets udgang. Vigtigst er det at liste produktpriserne og forventede mængder i det kommende år. Angiv de vigtigste komponenter i marketingplanen, der vil forårsage disse salg – salgsteam, annoncering, hjemmeside, e-mail-marketing, kanalpartnere, brug af sociale medier osv.
  • Hvad er vigtigt at vide om disse salg? Er der for eksempel fragtomkostninger, der er vigtige at spore, hvad med returneringer? Hvis du opkræver moms, skal du holde disse beløb adskilt, da dette er statens penge. Er det kontantsalg, eller giver du kreditbetingelser?
• Angiv de tre omkostningskategorier separat i dit budget:variable omkostninger (dem, der er direkte forbundet med produktionen af ​​et produkt som f.eks. arbejdskraft og materialer), halvfaste (som annoncering, der kan øges eller reduceres over tid) og faste omkostninger omkostninger (husleje, forsikring, det meste personale, revision osv.)
• Udgifter er normalt nemmere at forudsige end salg, så angiv uforudsete udgifter. For eksempel kan du i løbet af året reducere det budgetterede salg med 20 procent og øge udgifterne med 10 procent. Det er bedre at underløfte og overleve.
• Mens et budget kan skrives i hånden i en notesbog, er det bedst at bruge software, enten oprettet med dit regnskabssystem eller med et Excel-regneark. Udarbejdelse af et budget er en iterativ proces. Det er usandsynligt, at du vil kunne lide resultaterne af dit første forsøg, så du vil justere antagelserne og derefter ændre tallene i overensstemmelse hermed. Pas på ikke at narre dig selv ved at ændre tal for at få de ønskede resultater uden at ændre antagelser og derefter teste virkeligheden af ​​den nye antagelse.

Nøgletilbud

• Budgettering skal hjælpe dig med at administrere og kontrollere din virksomhed, især med fokus på de kontanter, der modtages og bruges – alt sammen med et år frem. Så du vil vide om mulige kontantmangel i god tid.
• Budget i samme detaljerings- og format, som du rapporterer faktiske resultater
• Undersøg i midten af ​​året resultater fra år til dato og næste seks måneders prognose for at afgøre, om dit budget skal opdateres.
• Vær konservativ i budgetantagelser, da indtægter normalt tager længere tid at opnå end planlagt, mens udgifter normalt er løbende.