Du har en virksomhed, og du har ansatte. Alt du skal gøre er at skrive en check og betale dem, ikke? (Indsæt lyden af ​​næsten ethvert køretøj, der skriger til standsning her.) Nå, ikke så hurtigt.

For at være kompatibel, hvilket betyder at du følger alle gældende regler og forskrifter, skal du:

Nøjagtige medarbejderoplysninger

• For det første skal du have en formular W-4 fra hver medarbejder og formular W-9 fra hver entreprenør for at få deres relevante skatte- og identifikationsoplysninger.
• Du skal bekræfte, at hver medarbejder er lovligt i stand til at arbejde i USA ved at udfylde formular I-9.
• Du bør bekræfte, at hver medarbejders CPR-nummer (SSN) er gyldigt.
• Du skal også bekræfte, at hver medarbejders navn stemmer overens med det, der er vist på deres socialsikringskort. Det er også nyttigt at bekræfte postadresser. Begge dele kan gøres ved blot at spørge medarbejderen. Dette hjælper med at forhindre fejl, når du rapporterer medarbejderoplysninger til Internal Revenue Service (IRS) og/eller andre enheder.

Arbejdsgiver-id-numre (numre med et "s" - som i mere end et.)

• Du skal bruge et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN) fra IRS, som bliver det id-nummer, du skal bruge til at identificere din virksomhed med IRS, Social Security Administration (SSA) og Department of Labor (DOL).
• Ud over den føderale regering skal du også bruge ID-numre for enhver stat, territorium eller distrikt, hvor du driver forretning. Tjek hver delstats arbejds- og indtægtsafdeling for detaljer om registrering af din virksomhed.
• Nogle områder har også lokale skattemyndigheder, som muligvis også kræver et id-nummer.
• Hold styr på disse numre, og sørg for, at du bruger samme virksomhedsnavn og adresse på alle formularer og dokumenter

En virksomhedsbankkonto

• Virksomhedsbankkonti er en økonomisk bedste praksis, da at blande forretnings- og personlige konti er en vej, du for enhver pris vil undgå.
• Du vil sikre dig, at du altid har tilstrækkelige midler på den konto, du bruger til din løn, og at kontostrukturen giver mulighed for løntransaktioner, såsom at udstede flere checks på én gang (især hvis du kører din løn manuelt).
• Hvis du vælger at bruge en lønningstjeneste, kræver flertallet virksomhedskonti for sikkerhed og forebyggelse af svindel.

En forståelse af indkomstskatter og lønsumsafgifter

• Arbejdsgivere har specifikke skatteforpligtelser i forhold til indkomst- og lønsumsafgifter.
  • Indkomstskatter
    • Indkomstskat er en pay-as-you-go skat, som arbejdsgiveren tilbageholder fra medarbejderens check hver løncyklus.
    • Føderal, statslig og lokal indkomstskat bestemmes af skattetabeller oprettet af de føderale, statslige og lokale myndigheder.
    • Enhver arbejdsgiver skal tilbageholde føderal indkomstskat fra deres ansattes checks. Disse beløb skal derefter betales regelmæssigt til IRS.
    • De fleste stater har også indkomstskat og visse lokale/regionale skattekrav.
  • Lønskatter (beskæftigelsesskatter) inkluderer:
    • Medicare og social sikring (FICA-skatter) – arbejdsgivere og ansatte betaler hver et lige beløb, hvor arbejdsgiveren tilbageholder medarbejderbeløbet og bidrager med arbejdsgiverbeløbet.
    • Føderale og statslige arbejdsløshedsskatter (FUTA og SUTA) — 100 % arbejdsgiverbetalt.
    • Nogle stater kræver også arbejdsskade- og/eller invalideforsikring.

Kendskab til de vigtigste arbejdslove, der påvirker lønning

• The Fair Labor Standards Act (FLSA) – Den føderale lov, der fastsætter mindsteløn og overarbejde. Nogle stater har deres egne krav til minimumsløn og overarbejde, der går ud over de føderale krav.
• Federal Insurance Contributions Act (FICA) — Loven, der kræver tilbageholdelse for social sikring og Medicare.
• Affordable Care Act (ACA) – Formålet med at øge overkommeligheden og mulighederne for små virksomheder, varierer anvendelsen af ​​reglerne baseret på antallet af fuldtidsansatte sammen med deres løn. Et polariserende politisk emne, ACA kan se fremtidige revisioner eller blive erstattet med ny lovgivning. Det er bedst at holde sig informeret ved at følge troværdige kilder som Small Business Administration (SBA).

Hjælp

• Ingen er født som lønekspert. Faktisk gennemgår certificerede lønprofessionelle betydelig uddannelse for at tjene deres betegnelser. Du kan lære mere om løn gennem:
  • SCORE webinarer og kurser
  • SBA, American Payroll Association (APA) og IRS Small Business and Self-Employed Center
  • Professionelle bogholdere og revisorer – De kan dele deres viden og henvise dig til, hvor du kan finde yderligere oplysninger.
• Small business payroll software
  • Den gode nyhed for små virksomheder er, at teknologien har anerkendt deres behov med lønværktøjer, der er en del af regnskabssoftware eller separate applikationer, der integreres med regnskabssoftware.
  • Din bogholder eller revisor kan have en præference for, hvilket værktøj der skal bruges.
  • Hvis du går alene, så udforsk dine muligheder. Ring til en sælger, stil spørgsmål, anmod om en demo og lær så meget som muligt for at træffe en informeret beslutning.