Hvor vigtigt er det at være organiseret for din lille virksomhed? Ifølge en nylig undersøgelse foretaget af Office Depot mener flertallet af små virksomhedsejere (83 procent) at et organiseret kontor er en vital del af succesfuld drift af en virksomhed. Faktisk mener næsten to tredjedele (63 procent), at jo mere organiseret kontoret er, jo mere rentabelt er virksomheden.
Specifikt siger ejere af små virksomheder, at organisation er afgørende for at overholde deadlines og finde information hurtigt. Personligt har organisation altid været noget af en udfordring for mig, men jeg forsøger altid at forbedre mig.
Det er vigtigt at forstå, hvad organisation betyder for dig – og det kan være forskelligt for hver person. For eksempel har jeg en kollega, der arbejder omgivet af stakke og stakke papir, overfyldte bogreoler og Post-it sedler overalt. For de fleste mennesker kan det ligne fuldstændig uorganisering, men hun er i stand til straks at finde, hvad hun har brug for blandt alt "rodet". Selvom jeg ikke er helt så ekstrem, fungerer jeg bedre, når projekter, som jeg i øjeblikket arbejder på, er stablet omkring mig i almindeligt syn, snarere end gemt i skrivebordsskuffer. På den anden side kender jeg nogle virksomhedsejere, der ikke kan få lavet noget, medmindre deres skrivebord er så rent som et operationsbord. Til hver sin egen! Nøglen er at vide, hvordan du fungerer bedst og ikke at prøve at tvinge dig selv ind i et system, der ikke fungerer for dig.
Hvilke organisatoriske problemer hæmmer din virksomhed mest? I betragtning af den begrænsede tid, der er til rådighed for os som ejere af små virksomheder, er det vigtigt at fokusere på det, der vil gøre den største forskel – ikke på at prøve at organisere hver eneste kvadratcentimeter af dit kontor. Har du problemer med at lægge fingrene i vigtige dokumenter, såsom kontrakter eller forslag, når du har allermest brug for dem? Eller er problemet mere et tidsstyringsproblem - for eksempel dobbeltbooking af dig selv til aftaler eller manglende kundemøder, fordi din kalender er uorganiseret? Find ud af, hvad der er vigtigst for at få din virksomhed til at køre mere problemfrit, og målret din organisationsindsats der.
Når du har en plan for, hvad du vil opnå, skal du have de værktøjer, du har brug for, for at nå dertil. Iværksættere i Office Depot-undersøgelsen siger, at arkivmapper er deres mest brugte organisatoriske værktøj (85 procent), efterfulgt af hylder og skuffer (69 procent), kalendere (68 procent), opbevaringsbeholdere (64 procent) og sticky notes (61 procent). . At have det rigtige organisatoriske tilbehør vil hjælpe dig med at sætte tingene i orden. Udvikling af en plan, før du handler, vil forhindre dig i at købe ting, du ikke har brug for.
I dag er der så mange muligheder for at blive organiseret digitalt, at det er muligt at sætte dit kontor i stand uden nogensinde at udskrive, arkivere eller opbevare et stykke papir. Selvom den digitale tilgang ikke virker for alle, er det fantastisk, hvis det virker for dig! Du sparer træer og sparer plads. Ud over disse fordele sikrer digitalisering af vigtig information, at du altid har en kopi tilgængelig. Bare gem det i skyen og/eller på et backupdrev, og du vil være i stand til at få adgang til dine kritiske data, uanset hvor du er, eller selvom katastrofen rammer (som en brand, der ødelægger dine arkivskabe). At købe en god scanner til at scanne dine vigtige dokumenter, såsom medarbejderregistre, skatteregistre, kontrakter og mere, kan virkelig ændre dit liv. For at sikre, at du kan finde dine oplysninger i skyen, skal du selvfølgelig oprette et filnavningssystem og konfigurere digitale mapper til at gemme alt.
At organisere din virksomhed kan virke overvældende, hvis du ikke er naturligt pæn. Få dine medarbejdere til at hjælpe (de kan f.eks. klare scanningen og andre udførelseselementer, som du ikke har tid til). Har du brug for mere hjælp, end dine medarbejdere kan give dig? Overvej at ansætte en professionel arrangør, der er specialiseret i virksomhedsejere. De kan hjælpe dig med at starte på den rigtige måde ved at rense det, du ikke har brug for, beslutte, hvad du har brug for, og få resten af det organiseret på en måde, der giver mening for dig.
Det føles fantastisk at få organiseret din virksomhed – men som med enhver anden form for forandring er det nemt at glide tilbage til gamle (og dårlige) vaner. For at undgå dette skal du afsætte 30 minutter eller deromkring hver uge til at organisere dit kontor. Jeg kan godt lide at gøre dette fredag eftermiddag, så jeg kan mærke, at jeg slutter ugen af i god form. Ved at organisere lidt regelmæssigt, vil du være i stand til at holde tingene i form uden at skulle gøre en større indsats, og det at forblive organiseret vil ikke virke så overvældende.
Har du brug for flere ideer til bedre at organisere din virksomhed? Erhvervsmentorerne hos SCORE kan hjælpe med alt fra at vælge de rigtige produkter til at digitalisere dit kontor og strømline dine dage. Besøg www.score.org for at lære mere.