Din skriftlige kommunikation siger meget om dig og din virksomhed. Fejl er som at have et stykke broccoli stukket i tænderne. Selvom de er utilsigtede, er de distraherende.
Endnu vigtigere, hvis du ikke sætter dine standarder højt, kan det have alvorlige langsigtede konsekvenser. Joann Killeen, tidligere præsident og administrerende direktør for Public Relations Society of America (PRSA), bemærker den potentielle virkning af dårlig kommunikation:
“I nutidens konkurrenceprægede forretningsmiljø er klar og præcis skrivning et must for økonomisk succes. Hvis kunder eller kunder ikke forstår, hvad du har skrevet eller ikke er klar over, hvilke varer og tjenester du sælger, hvor længe forventer du så at blive i forretningen, endsige nogensinde være rentabel?”
Sandheden er, at ingen forventer, at du er en Pulitzer-prisvinder eller kender alle grammatikregler, der nogensinde er skrevet. Nøglen er at være opmærksom på dine mangler og tage sig tid til at forhindre dem.
Bryan Garner, forfatter til The Harvard Business Review's Guide to Better Business Writing, udtaler:"En af de store sygdomme ved forretningsskrivning er at udskyde beskeden til den midterste del af skrivningen."
Ved, hvad du har brug for at sige, og sig det. Hvis du har mere end én pointe at komme med, så skriv en hurtig oversigt for at organisere dine tanker. (Det vil også hjælpe dig med at afgøre, hvilke punkter der er de vigtigste.)
Forvent ikke, at dine læsere er synske. Hvis der er en handling, du ønsker, at nogen skal foretage, skal du ikke skjule den i sidste sætning i tredje afsnit.
Hvis du har brug for at liste eller kalde en række genstande, kan kugler være din bedste ven.
Vi lever alle i frygt for den frygtede stavefejl. Den bedste måde at undgå fejl på er at sætte farten ned og bruge stavekontrol. (Hvis du sender en e-mail, skal du give fejlkontrolværktøjet en chance for at køre, før du trykker på Send.)
Hvis du er usikker på den korrekte stavning, så brug en onlineordbog. Hvis ordet er et forretningsudtryk, der ikke er i ordbogen endnu, kan du også lave en simpel onlinesøgning. Eller prøv at se, hvordan en anden virksomhed eller publikation bruger udtrykket.
Det burde også få dig til at føle dig bedre ved at vide, at da Google Trends udgav sit kort over Amerikas mest forkertstavede ord, stavede det ordet "halvfems" som "halvfems". Kortet blev rettet et par timer senere.
Dette sker oftest, når du skriver præcis, som du taler. Mens en samtaletone kan fungere, gør en sætning, der bliver ved og ved, det ikke.
Sammenlign disse to eksempler:
Jeg forsøgte at gøre denne artikel venlig og tilgængelig, så jeg læste et par artikler til reference, skrev et par noter og forsøgte at holde alt så enkelt som muligt ved at undgå for mange detaljer.
i forhold til
Jeg prøvede at gøre denne artikel venlig og tilgængelig. Jeg holdt alt simpelt ved at undgå for mange detaljer.
Kortere sætninger læses hurtigere. Det er også nyttigt at fjerne uvedkommende samtalepunkter. Til sidst, hvis en lang sætning er sat sammen med "og" eller "så", så prøv at fjerne stikket og opdele tankerne i separate sætninger.
Ifølge Grammar Girl, Mignon Fogarty, bruges apostrof til at vise besiddelse eller stå i stedet for noget, der mangler.
En af de mest almindelige former for apostrofmisbrug er at forveksle flertal (mere end én af noget) med besiddelse (ejerskab).
Fejl sker, når folk bruger hunde (ental besiddende) i stedet for hunde (flertal). For at forhindre denne fejl, spørg dig selv, om du mener mere end én, eller om du har til hensigt at antyde ejerskab.
At forstå, hvordan apostrof virker i sammentrækninger, kan også hjælpe dig med almindelige fejl som:
Retfærdigvis er apostrof virkelig vanskelig.
Igen, hvis du er usikker, så slå det op.
Alle laver fejl. Alle sammen. Det, der er uacceptabelt, er mangel på omsorg. Hvis du er opmærksom på din skrivning, vil du begynde at lægge mærke til de fejl, du begår oftest. Det vil også gøre det lettere for dig at fange disse fejl.
Værktøjer som Grammarly kan også hjælpe dig med at forhindre fejl. Afhængigt af hvordan du vælger at konfigurere det, kan du få det til at tjekke den tekst, du indtaster i interaktive formularer, og dine opslag på sociale medier.
Parring af standard stavekontrol med mere avancerede værktøjer vil hjælpe. Men disse værktøjer virker ikke med alle platforme eller enheder, og du skal altid være forsigtig med de ting, stavekontrol ikke fanger, som den er kontra den.
Hvis du kender din egen stil og mangler, kan du endda bruge Find-funktionen til at sikre dig, at du har fanget grimme fejl.
Hvis det er muligt, så prøv ikke at vente til sidste øjeblik, når du har noget at skrive. Hvis det er virkelig vigtigt, og du ikke vil risikere en fejl, så sov på det. Læs den igen dagen efter, inden du sender den. Du kan også bede en kollega eller peer om at gennemgå det.
Kommunikation er et stærkt værktøj. Respekter det, og det vil give dig yderligere respekt. Ignorer det, og vel...
(FYI:De tre små prikker kaldes en ellipse.)