Som ejer af en lille virksomhed må du være faldet i fælden med at skulle jonglere med mange opgaver på en begrænset tid.

Selvom der ikke er nogen magisk formel til at finde den rigtige balance og administrere din tid problemfrit, kan du forbedre dine tidshåndteringsevner for at udføre flere opgaver på din to-do-liste.

Her er nogle måder, du kan hjælpe dig med at holde styr på, når du arbejder på flere projekter på samme tid.

1. Lav en huskeliste, før du starter din dag

Vi bliver så optagede, mens vi arbejder med flere opgaver, at vi normalt har en tendens til at undervurdere vigtigheden af ​​en huskeliste. Selvom de fleste ting i forretningsverdenen er meget uforudsigelige i naturen, og tingene kan ændre sig hvert sekund, kan udviklingen af ​​en huskeliste hjælpe dig med klart at definere dine ideer, visualisere dine tanker og arbejde hen imod dit ultimative mål.

Husk, at du muligvis skal ændre din huskeliste, efterhånden som dagen skrider frem. Du kan også skrive alle de vigtige opgaver ned aftenen før, vågne op med en frisk start og fokusere på at levere de bedste resultater.

2. Bestem presserende VS. vigtigt

Hvor usædvanligt det end lyder, kan det være svært at se skoven fra træerne, når tidsfristerne begynder at nærme sig. Vi bliver så overvældet af hverdagens opgaver, at vi nogle gange ikke kan se, hvilke opgaver der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Med øjeblikkelig opmærksomhed mener vi de opgaver, der vil have en skadelig indvirkning på hele projektet, hvis de ikke gennemføres og muligvis føre til fiasko.

Prioriter, prioriter, prioriter. Bestem de presserende opgaver, og håndter de brændende problemer, før du besvarer en endeløs liste af e-mails og returnerer mindre rettidige opkald.

Forsøg heller ikke at undgå at håndtere akutte problemer, fordi du vil løbe fra en ubehagelig situation. For eksempel, hvis en af ​​dine kunder klager over din service, fordi han har et problem med applikationen, skal du håndtere problemet med det samme og foreslå en mulig tilfredsstillende løsning. Du ønsker ikke at lade din klient vente, da de let bliver ked af det og måske endda beslutter at stoppe med at bruge dine tjenester.

Den slags problemer vil ikke løse sig selv og vil ofte tære på dig. Så vil du ikke være i stand til at koncentrere dig om kritiske opgaver.

3. Planlæg tid for afbrydelser

Fra endeløse notifikationer, der kommer fra enten sociale medier, din celle eller personer, er der mange afbrydelser, der kan bryde dit fokus. Selvom det er nødvendigt at prioritere dine daglige opgaver, er det også vigtigt at afsætte lidt tid til de bekymringer, der afbryder din kreative arbejdsgang.

Planlæg noget tid, en time eller endda to, og giv det navnet "kontortid." I kontortiden skal du lade alle kommunikationskanalerne være åbne, og begynde at håndtere de informationer, der kommer fra omverdenen. På denne måde kan du fokusere din opmærksomhed på det virkelige arbejde og minimere spildtiden på mindre relevante ting.

4. Opret et tidspunkt på dagen uden e-mail

Julie Morgensen, forfatteren til bogen "Tjek aldrig e-mail om morgenen", foreslår at afsætte mindst en time om dagen, når du ikke tjekker dine e-mails. Hun hævder også, at det bedste tidspunkt at gøre det på er tidligt om morgenen, når vi er energiske og entusiastiske nok til at arbejde på de højt prioriterede opgaver i stedet for tilfældigt at besvare vores e-mails.

5. Tidsboks dine opgaver

Den nemmeste måde at bekæmpe panikken, der følger af truende deadlines, er at oprette faste tidsintervaller og overholde dem. Dette kaldes tidsboksning. Time-boxing hjælper dig med at få arbejdet gjort i tide og forhindre dine opgaver i at trække ud og ved. Uanset om din deadline er om en dag eller om en måned, afhænger den tid, du skal bruge til at udføre din opgave, af den tid, du giver dig selv. Sørg naturligvis for at sætte en tid, der er opnåelig, og stræb efter at overholde dine deadlines.

6. Opgrader dit færdighedssæt

Hvis du vil øge dit output, så overvej at investere i din og dit teams viden og færdigheder.

Ved at opgradere dine færdigheder vil du være i stand til at styre dine opgaver mere effektivt og ubesværet, øge den overordnede produktivitet og få mest muligt ud af dit team. Hvis du f.eks. ønsker at producere flere stykker indhold af god kvalitet om dagen, bør du læse om nye skriveteknikker og følge med i trends ved at læse A-liste personlige udviklingsblogs.

7. Invester i tidsstyringsværktøjer

Med teknologiens fremkomst er det næsten utænkeligt at håndtere flere opgaver uden at bruge nogle tidsstyrings- eller kommunikationsværktøjer, såsom Slack eller Hubstaff. Hvis du vil minimere din tid på at organisere filer og dokumenter, kan du overveje at bruge værktøjer som Dropbox og OneDrive.

Du bør lave en omfattende research, gennemgå de bedste projektstyringsværktøjer, og vælg den, der passer til din arbejdsgang. Hvis du arbejder på et weekendprojekt, vil noget som Trello være tilstrækkeligt. Men hvis dine projekter varer i flere måneder eller endda længere, så bør du se mere på værktøjer som Active Collab og Basecamp.

Et projektstyringsværktøj kan hjælpe dig og dit team med at spare en mærkbar mængde tid hver dag ved at skabe en mere effektiv arbejdsgang. Det giver dig ikke kun mulighed for at kommunikere, men også dele billeder og brainstorme ideer på få sekunder. Det kan også hjælpe dig og dit team med at blive på samme side med fokus på meningsfuldt arbejde.

Du bør ikke begrænse dig kun til PM og kommunikationsværktøjer. Identificer de gentagne opgaver, der tager en bemærkelsesværdig mængde af din tid, og se efter apps, der kan hjælpe dig med at arbejde mere effektivt.

8. Vær realistisk

Kend dine begrænsninger. Tager man den stadigt stigende efterspørgsel fra markedet i betragtning, er det meget svært at undslippe den barske virkelighed med at skulle multitaske på daglig basis. Ligesom du gerne vil være i stand til at udføre alle dine daglige opgaver, skal du være opmærksom på, at vores produktivitetsniveauer ikke altid er det samme. Når du har oprettet din liste over prioriteter, skal du bestemme, hvor produktiv du er, og hvor mange opgaver du kan klare den pågældende dag. I stedet for at overstrække dig selv, skal du fokusere din indsats på at gøre dit bedste på de opgaver, der er ved hånden.