Et velafviklet møde kan vise sig at være uvurderligt for din organisation og hjælpe med at sætte skub i vækst og nye ideer i din organisation. Et dårligt afviklet møde kan dog ikke kun svække virksomhedens moral, men koste dig tusindvis af dollars hvert eneste år i tabt løn og produktivitet.

For eksempel kan et times langt ugentligt møde med 10 deltagere i gennemsnit koste $20.000 dollars om året. Så du må spørge dig selv, er mødet prisen værd? Og hvis ja, hvordan kan du maksimere din tid og skabe mest mulig værdi ud af hvert møde?

Her er 7 hemmeligheder til at stoppe med at spilde tid på dårligt afviklede møder.

1. Mød kun for at skabe værdi.

Møder er for at skabe værdi, ikke spille politik, dække din bagside, eller simpelthen fordi "det er sådan, vi altid har gjort tingene."

Hvis mødet ikke skaber værdi, aflys mødet. Du vil høste en øjeblikkelig besparelse på den frigjorte personaletid, for ikke at nævne muligheden for, at de kan udføre andet mere værdifuldt arbejde.

Møder er et godt sted at brainstorme ideer, nå frem til en nøglebeslutning, få fuld accept fra dit personale eller koordinere eksekveringen. Bare sørg for, at det område, du brainstormer på, eller den beslutning, du træffer, eller det projekt, du koordinerer om, skaber tilstrækkelig værdi for din virksomhed til at få det til at give et sundt afkast af din mødeinvestering.

2. Planlæg mødet på forhånd.

Gør det til et kulturelt "must have" at have en leder (eller i det mindste facilitator) til hvert møde, som har tænkt over mødet. Ideelt set betyder det, at der udarbejdes en skriftlig dagsorden, som er alle deltagere i hånden i god tid før mødet, så de selv kan komme forberedt.

Hvis der er specifik information eller andet forberedelsesarbejde, som deltagerne skal have klar, så gør det eksplicit på dagsordenen.

Igen, dette handler ikke kun om at skabe en "politik" (som i mange organisationer simpelthen vil blive ignoreret), men snarere om at gøre det til et kulturelt must-have i din virksomhed, at det er sådan, vi laver møder - vi planlægger dem på forhånd , vi har skrevet dagsordener, vi kommer fuldt forberedt.

3. Hold dine deltagere ansvarlige for at starte mødet stærkt.

Det betyder, at man starter mødet til tiden og forventer, at alle mødedeltagere kommer forberedte. Hvis Tim kommer for sent eller uforberedt, skal du holde ham privat efter mødet for at få en voksensamtale.

"Tim, jeg har bemærket, at du kom 12 minutter for sent i dag, og at du ikke havde de Calloway-numre, som vi havde brug for klar til at dele. Er der sket noget, der har været i vejen for det? Det havde virkelig en indflydelse på mødet og dine jævnaldrende.”

Vi vil alle have tidspunkter, hvor ting dukker op, men hvis Tim har et gentagne mønster af ting, der kommer op, er det noget, du skal fremlægge som uacceptabelt. Indramme det i forhold til virkningen af ​​denne adfærd på de andre deltagere og virksomheden. Bed om hans fulde samtykke til at ændre denne adfærd. Denne form for øjeblikkelig og direkte kommunikation, respektfuld og udført privat efter mødet, vil normalt rydde op i Tims adfærd.

4. Følg din mødeplan.

Én ting er at have en dagsorden, men en anden ting rent faktisk at følge den.

Sørg for, at den, der leder mødet, guider samtalen, giver alle deltagere en stemme, skubber forbi uproduktive øjeblikke, hvor mødet er på nippet til at gå ned i en blindgyde. Selvfølgelig er der tidspunkter, hvor den tangent, som Sarah bringer frem, er genial og sætter gang i en helt ny måde at se situationen på og den bedste fremgangsmåde.

Erfarne ledere ved, hvornår de skal lade spontanitet og kreativitet have frit styre. Der er tidspunkter, hvor det er det rigtige træk for virksomheden at droppe din forudtænkte dagsorden.

5. Afklare og følge op på handlingspunkter.

Én ting er at have et produktivt møde, men for at høste værdien af ​​det møde, skal tingene klares. I slutningen af ​​mødet skal du gå tilbage og eksplicit afklare handlingsforpligtelser ud af mødet. Det kan lyde sådan her:

"Lad os opsummere, hvad vi blev enige om at gøre. Tim, du ejer to handlingstrin fra i dag, X og Y, som begge skal udføres inden fredagens lukketid. Du indvilligede i at markere dem fuldstændige på projekttavlen, når de var færdige. Sarah, du ejer vare Z, som skal leveres inden den 15. ^. , og som du vil give en oversigt over resultatet i din næste ugentlige rapport...”

At afklare, hvem der ejer hvilke opgaver, hvornår, og hvordan de vil "lukke løkken" ved at rapportere deres afslutning tilbage, er halvdelen af ​​kampen for ansvarlighed. Den anden halvdel følger løbende op for at sikre, at alle tildelte opgaver blev udført. Som standard bør mødelederen være ansvarlig for at tjekke status hos alle opgaveholderne og holde dem ansvarlige, hvis det ikke gøres som aftalt. Selvfølgelig kunne han eller hun uddelegere dette opfølgningsansvar, men som standard fungerer dette godt.

6. Send en "recap"-e-mail for mødet.

Dette er en e-mail, der viser datapunkter, beslutninger, næste trin (Hvem? Hvad? Hvornår? Hvordan lukker man sløjfen?).

7. Vær rollemodel for den adfærd, du ønsker at se.

En sidste kommentar til udførelse - som leder i din virksomhed skal du modellere den adfærd, du ønsker, at andre skal efterligne.

Er du klar ved afslutningen af ​​møder med hensyn til, hvem der ejer hvilke næste trin og hvornår? Følger du op med dem og holder dem ansvarlige for deres tildelte opgaver? Eksekverer du konsekvent dine handlingsopgaver ud af møder?

En kultur af ansvarlighed bygges for en stor del af, at ledere konsekvent udfører den adfærd, de ønsker, at deres team skal absorbere.

Når du begynder at implementere disse 7 hemmeligheder, vil du opdage, at dine møder er kortere og mere produktive, hvilket også fører til mere produktivitet i andre områder af din virksomhed.