På trods af den ekspansive udvikling, som erhvervslivet har gennemgået i de sidste par år, er én ting stadig den samme:tid er penge, og spildtid er spildte penge.
I de sidste par år har mange undersøgelser vist, at møder er minimalt effektive og faktisk koster organisationen tusindvis af dollars årligt - tilsammen 37 milliarder årligt, ifølge Fuze.com. (Dette vil slå igennem, når du bruger mødeomkostningsberegneren fra Harvard Business Review til at få et groft skøn over din virksomheds mødeudgifter.)
Når dit hoved holder op med at snurre fra det tal, som lommeregneren lige har givet dig, skal du tage følgende ideer med til din organisation. Du stopper med at bruge penge, begynder at spare og bliver en mere effektiv virksomhed.
Ethvert møde er initieret af nogen, uanset om det er en leder, en associeret eller en leder. Når du afholder "smarte" møder, bliver denne person nu "mødelederen." Deres opgave er at sikre, at det møde, de leder, er både effektivt og effektivt.
Har din organisation en klar plan for hvert møde? Svaret er sandsynligt, "Nå, jeg har normalt i tankerne, hvad jeg vil opnå..." Hvis dette er tilfældet, er du ikke alene; 63 procent af møderne sker uden en på forhånd planlagt dagsorden. Alligevel bruger du ikke annoncekroner eller driftsbudget uden en handlingsplan, vel? Så hvorfor ville du bruge op mod 2.000 USD pr. møde uden disse stykker på plads?
Det er grunden til, at en forudgående mødeformular er en nødvendig ressource for din organisation. En simpel formular holder alle ansvarlige for det møde, de skal til.
Tilpas denne liste for at gøre den specifik for din organisation, og behold en skabelon i Google docs. Dette gør det nemt for medarbejderne at få adgang hurtigt og nemt. Husk, du vil spare tid, ikke bruge mere af det.
Få alle til at udskrive dette, eller træk det op på deres computere. Dette holder alle ved emnet og fokuserede, inklusive lederen og deltagerne.
At løbe forbi det forventede tidspunkt påvirker alle i mødet, inklusive virksomheden som helhed. "Når møder kører overarbejde, spilder det ikke kun folks tid på mødet, men det påvirker også andre projekter, der skal gennemføres negativt," siger Peter B. Stark, præsident for Peter Barron Stark Companies.
Nøglen er at sætte en tidsgrænse - men også lade folk gå, hvis "mødelederen" løber over den tid. Hvis du er blevet i møder et godt stykke over deres oprindelige sluttidspunkt, kender du den gnavende følelse af at have noget andet at lave, men ikke at ville være den, der rejser sig og går. Denne regel holder lederen på tæerne - de ønsker ikke at være den person, der blev gået ud af. Gør det mere effektivt med en timer projiceret op på væggen (en af "mødelederens" opgaver).
Opret trindelte tidsindstillinger for "mødelederen" at vælge imellem:
Hvis et møde skal vare længere end en time, kan du overveje at kræve en formular efter mødet for at sikre, at der blev taget højde for hvert øjeblik. Selvom medarbejderne ikke behøver at være mikroadministrerede, kræver det tid og vedholdenhed at skabe en effektivitetskultur i organisationen.
De fleste møder har en eller to efterkommede. Mens de sniger sig ind ad døren, hvisker de eller munden:"Så undskyld, at jeg kom for sent," mens de spidser over til deres sæde for at undgå at "forstyrre" nogen. Deres blotte forsinkelse er imidlertid en forstyrrelse for mødet, og det danner også en dårlig præcedens:
"Venter på efternødne sender to beskeder. Til de efterladte siger det, at det er OK at komme for sent til møder. Til de mennesker, der dukkede op som planlagt, siger det, at deres tid ikke er værdifuld. Start møder til tiden, hver gang:De efterladte lærer at være mere hurtige, og de allerede hurtige medarbejdere vil sætte pris på foranstaltningen,” forklarer eksperter hos The Office Club.
Bemærk:At komme for sent én eller to gange er rimeligt, vi har alle håndteret dårlig trafik eller kriser i sidste øjeblik, så reserver disse metoder til kroniske sent-kommere.
Før du bringer disse "smarte" mødeidéer til din organisation, skal du spørge medarbejderne om, hvordan de har det med møder i organisationen, og om de er værdifulde. I løbet af denne tid skal alle, inklusive ledere, fortælle, hvor mange møder de deltager i ugentligt. Dette er din baseline for at sammenligne med de "smarte" mødedata (send omkring den samme afstemning en måned efter start med disse nye ideer).
Spor, juster og juster, mens du går for at stoppe med at spilde tid og begynde at spare penge.