I planlægningen af et team-retreat, en middag for en kundepåskønnelse, en uddannelsessession eller en hvilken som helst anden begivenhed, er der mange logistiske og praktiske detaljer, der skal udarbejdes, såsom sted, dagsorden, mad osv.
Men det, der gør en begivenhed til en "succes", er ofte de blødere problemer, eller hvordan deltagerne "har det" efter begivenheden.
For at hjælpe deltagerne med at føle sig varme og godt tilpas, prøv at bruge isbryderaktiviteter. Brug af disse kommer med en vis risiko. Gjorde det forkert, kan de gøre begivenheden MERE akavet og skabe følelsen af uoprigtighed. Men ved at tænke bevidst og planlægge på forhånd, kan du være med til at øge sandsynligheden for, at folk vil vurdere dit arrangement som en værdifuld oplevelse.
Begynd med at overveje følgende spørgsmål:
- Hvad er formålet med dit arrangement? Hvad vil du til sidst, at deltagerne skal tænke, føle og gøre? Er det bare for at slappe af og vise påskønnelse, eller er det for at opmuntre til kommunikation og nedbryde siloer?
- Tjek historikken. Blev denne begivenhed gennemført før? Samme gruppe eller anderledes? Hvad blev der gjort, og hvad var feedbacken?
- Hvem kommer, og hvad er deres tankegang? Kender folk hinanden? Har du introverte, der skal bringes ud af deres skaller, eller udadvendte, der skal indkapsles i en eller anden struktur? Hvor gamle er de? Er der mobilitetsproblemer eller har du energiske unge mennesker, som har brug for en fysisk aktivitet? Kan de lide teknologi eller føler de sig skræmt af den? Hvis du er usikker, kan du overveje at sende et spørgeskema forud for begivenheden for at se demografien og WIIFM (hvad er det for mig) for hver deltager.
- Er der grupper eller specifikke personer, du vil forbinde? For eksempel kunder med teammedlemmer eller juniormedarbejdere med seniormedarbejdere. Mennesker i en ny situation vil naturligt tiltrække venner og grupper, de kender, og hvor de føler sig godt tilpas. Du kan beslutte at tillade denne standard, eller du vil måske med vilje ændre tingene.
- Hvad er rummet og tidspunktet på dagen? Har du flere rum, hvor du vil tilskynde til flow eller et lille rum, hvor du næsten ikke kan få plads til alle i rummet. Hvordan kommer folk ind og ud? Hvor meget tid har du?
- Har du et tema? Hvordan kan du hænge sammen med dit firmas brand?
Nu hvor du bevidst har overvejet, hvem der kommer, og hvor du vil tage dem hen, kan du vælge de rigtige isbryderaktiviteter eller -spil.
Her er nogle websteder med kreative ideer, der kan tilpasses eller flettes:
- Netværk af isbrydere fra Association of Chamber of Commerce Executives
- 20 Ice Breaker-ideer til at hjælpe begivenhedsnetværk
- Top 10 isbrydere fra The Balance
Når du har valgt aktiviteterne, skal du få hjælp fra et par andre personer, der arbejder med begivenheden, og gennemgå processen med at informere, starte og afslutte aktiviteten. Ved at spille dette ud, kan du finde ud af alle de vigtige detaljer. Hav beredskabsplaner for at være klar til ændringer i timing, fremmøde osv.
Efter arrangementet, bed om feedback fra deltagerne. Lav noter om, hvad der fungerede godt, og hvad der ikke gjorde.
