Få opgaver vækker frygt i hjerterne hos ejere af små virksomheder, ligesom regnskab.
De forskellige pligter, der ligger i at håndtere regnskaber for din lille virksomhed – at udarbejde rapporter, spore udgifter, balancere budgetter, forstå skatteregler og regler – kan få dit hoved til at snurre, især når din tallerken allerede er fyldt med andre afgørende opgaver.
Du kan dog ikke ignorere de sammenflettede opgaver med bogføring og regnskab. At sikre, at du er likviditetspositiv, er hvordan du forbliver i forretningen , så dit mål bør være at gøre regnskabet så overskueligt og overkommeligt som muligt.
En af de første ting, du bør gøre, når du åbner en virksomhed, er at adskille dit forretnings- og personlige forbrug ved at åbne en virksomhedsbankkonto og/eller anskaffelse af et dedikeret forretningskreditkort.
Det er afgørende at adskille dit forbrug af et par årsager, herunder det faktum, at du opretholder en personlig ansvarsbeskyttelse, hvis nogen tager retslige skridt mod din virksomhed.
Det er også et nemt trin, der sparer dig tid og penge i det lange løb. Hvis du har brug for at analysere dine personlige kontoudtog for at finde alle dine forretningsudgifter, hver gang du vil køre en pengestrømsrapport eller indgive din kvartalsvise skat, vil du give dig selv hovedpine (eller i et andet scenarie flere fakturerbare timer til den revisor, du betaler for at hjælpe dig). Du vil også gå glip af afgørende udgifter, hvilket gør dig klar til potentielt unøjagtig finansiel rapportering, skatteansøgninger og IRS-revisioner.
Hvis du ikke allerede har adskilt dine udgifter, er det tid til at starte.
Der er fordele ved at ansætte en revisor på midlertidig eller endda fuldtidsbasis, hvilket vi kommer ind på nedenfor. Men hvis du er en lille virksomhed, er det nemmere end nogensinde før at håndtere dit eget regnskab ved hjælp af automatiserede muligheder for regnskabssoftware.
"Automatiseret" er nøgleordet her. Hvis du er overvældet af udsigten til at lave dit eget regnskab, skal du vide, at der er en række muligheder for regnskabssoftware derude, som kan lave dine bøger for dig. Du tilknytter din virksomhedsbankkonto og lader softwaren (afhængigt af hvilken du vælger og dine behov er) gøre ting som at spore dine udgifter, sende fakturaer og køre rapporter med et klik på en knap.
Det bedste af det hele er, at nogle af disse muligheder for regnskabssoftware er helt gratis , og kan udføre mange af de opgaver, en ejer af en mindre virksomhed har brug for uden opgraderinger eller alternativt med billige plug-ins og tilføjelser. Når din virksomhed vokser, kan du overveje at migrere til en betalt mulighed, som vil være pengene værd i sin lethed og enkelthed.
Hvis din virksomhed opererer på et faktureringssystem, der kræver, at du venter på fuld betaling fra dine kunder, kan du ofte finde dig selv at stirre på en pengeknap. Det skyldes, at afsendelse af en faktura ofte kun er begyndelsen på processen med at blive betalt.
Det er vigtigt, at du etablerer klare fakturabetalingsbetingelser fra start, så dit cash flow ikke bliver holdt op af forsinkede betalinger fra kunder, der ikke forstår dine regnskabsbehov. Ikke underligt mere end en tredjedel af alle fakturabetalinger er forsinket, ifølge Xero.
Vær ikke bange for at sende påmindelser (du kan nogle gange bruge din regnskabssoftware til at sende automatiske nudges til dine kunder) og følge op på, hvad du skylder.
Alle kender værdien af en regnvejrsdagsfond, både i deres forretningsliv og privatliv. Dette er især vigtigt for små virksomheder. Store udgifter, såsom at håndtere nedfaldet af en naturkatastrofe eller stor udstyrsfejl, kan slå enhver lille virksomhed af sporet.
Eksempel:Ifølge FEMA fejler 90 % af små virksomheder efter en katastrofe inden for et år hvis de ikke åbner igen inden for fem dage. At have ekstra kapital ved hånden vil hjælpe dig med at komme i gang igen.
Byg plads til uventede udgifter i dit budget. Alternativerne – at lukke butikken, indtil du kan skrabe pengene sammen, eller at optage en nødkredit, vil koste dig enten tabt forretning eller rentebetalinger.
Som vi har diskuteret, er ejere af små virksomheder nu mere i stand til end nogensinde før at lave deres eget daglige regnskab. For at træffe de bedste langsigtede økonomiske beslutninger for din virksomhed bør du dog mødes med en statsautoriseret revisor (CPA).
En CPA – en uddannet og erfaren revisor, der skulle bestå en eksamen for at blive certificeret – kan hjælpe dig med at løse de store regnskabsspørgsmål, som din virksomhed står over for.
Disse spørgsmål og opgaver kan omfatte at forberede dig til skattesæsonen eller hjælpe dig med at overholde ændringer i skatteloven. Du kan også læne dig op af deres ekspertise, hvis du ønsker at optage et lån til mindre virksomheder, eller hvis du skal ændre din virksomheds juridiske struktur.
Hvis din virksomhed vokser, og du ønsker at ansætte medarbejdere, er en CPA en stor rolle at udfylde tidligt. Du kan også mødes regelmæssigt – kvartalsvis eller halvårligt – med en CPA for at gennemgå dine fremskridt. Brug ressourcer som American Institute of Certified Public Accountants for at finde en CPA-mappe. Du vil have en CPA, der kan gennemgå din økonomi og bringe ideer på bordet om, hvordan du kommer videre på ansvarlig vis. En proaktiv CPA med ideer, der udmønter sig i reelle besparelser eller indtægter, er deres honorar eller løn værd, og lidt til.
Regnskab er ikke den mest glamourøse del af at drive en virksomhed, men det kan være den vigtigste. Dit cash flow er din virksomheds livsnerve, og at have styr på det – såvel som en fornemmelse af, hvordan det skal bruges – med ovenstående tips vil hjælpe med at holde dig solvent og bæredygtig, uanset hvad der kommer til dig.