Ingen nyder skattetid, heller ikke revisorer. Fordi virksomhedsejere ikke nyder skatter, er de tilbøjelige til at undgå problemet, udskyde og derefter gå i sidste øjeblik til målstregen. Du kan lette stresset ved at kæmpe for at overholde skattefrister ved at forberede dig hele året. Så i år, gør det til din beslutning at få organiseret dine skatter og klar til skattesæsonen.
På skattetidspunktet er din skatteformidler din bedste ven. Han eller hun vil tage et års værdi af indkomstopgørelser, udgiftsrapporter, fradragslister, kvitteringer – og så meget mere – og give mening ud af det hele, og derefter arkivere det nøjagtigt, så din virksomhed overholder alle de nødvendige IRS-krav. Jo mere du kan gøre for at gøre din skatteformidlers liv lettere, jo bedre arbejde vil de kunne gøre for dig og din virksomhed. Og hvis du betaler din skatterådgiver pr. time, vil det også reducere dine omkostninger ved at bringe dem et organiseret sæt dokumenter til indlevering.
Strømlining af din forretningspraksis har meget at gøre med at hjælpe dig med at forblive organiseret hele året rundt. At fjerne så meget papir fra processen som muligt er en af de bedste måder at gøre dette på. IRS accepterer digitale kopier af kvitteringer, så der er ikke længere en grund til at holde fast i papiret. Der er adskillige skybaserede værktøjer derude, der hjælper dig med at tage springet og efterlade papiret.
Brug af en digital udgiftsmåler vil spare dig tid, når du forbereder din skat. Se efter værktøjer, der kategoriserer udgifter, så alt hvad du skal gøre er at køre en rapport for at få en detaljeret oversigt over dine udgifter for året.
De fleste udgiftssporere inkluderer funktioner som automatisk scanning, som giver dig mulighed for blot at tage et billede af hver kvittering for at logge udgiften. Du kan bruge værktøjer som Zoho, FreshBooks og BizXpenseTracker til at scanne, kategorisere og organisere udgiftskvitteringer som måltider og underholdning, indkøb af forsyninger til virksomheder og kilometertal. Der er også apps med kun kilometertal som TripLog og MileIQ, der sporer dit kilometertal med GPS.
De har hver deres styrker, så lav din research og kend dine specifikke behov, før du køber.
Selvom du bruger cloud-baseret regnskabssoftware og opbevarer de fleste af dine virksomhedsregistre digitalt, er det svært at gå helt papirløst, især originale kopier af vigtige dokumenter som underskrevne kontrakter og andre aftaler. Start med at holde antallet af papirkopier, du gemmer, på et minimum, og organiser papirdokumenter i en bærbar arkivboks. Dette vil hjælpe dig med kun at beholde det, du har brug for. Medbring disse papirdokumenter til din revisors kontor, når du møder på skattetidspunktet.
Fristen for at levere skatteformularer til dine ansatte og uafhængige entreprenører er den 31. januar. Fuldstændige årsafslutningsoplysninger er ikke tilgængelige før den første af året, men du kan begynde at indsamle de oplysninger, du skal bruge for at udfylde hver formular på forhånd.
Mod slutningen af året vil du gerne bekræfte grundlæggende, vigtige oplysninger med hvert medlem af dit personale.
For medarbejdere, bekræft:
For uafhængige entreprenører, bekræft:
Du skal bruge disse oplysninger til at forberede hver W-2- og 1099-formular, så at have den klar til at gå den 1. januar vil gøre det nemt at overholde deadline i slutningen af måneden.
Hvis du ikke udnytter alle fradrag, som din virksomhed er berettiget til, vil du sandsynligvis efterlade penge på bordet. De fleste forretningsrelaterede udgifter - som kontorartikler, medarbejdermåltider, kilometertal, lånerenter - er fair game, når der kræves fradrag i slutningen af året. Selv mange opstartsudgifter er fradragsberettigede.
IRS betragter en erhvervsudgift som fradragsberettiget, hvis udgiften er både 'almindelig og nødvendig'. I 2018 reviderede IRS loven om skattelettelser og job og omdefinerede, hvilke udgifter der kvalificerer til fradrag. Dette er et område, hvor du skal lave dit hjemmearbejde og lære, hvad du kan og ikke kan gøre krav på. Bestem, hvad du kan trække fra, og sørg for, at du fører gode regnskaber hele året, så du kan kræve udgifter og skylde mindre i april.
Skatteberedskab handler om at få organiseret og automatiseret så meget af processen som muligt. Jo mindre manuelt benarbejde, jo mere tid skal du bruge på at generere indtægter til din virksomhed. En af de bedste måder at organisere dine forretningsudgifter på er at bruge et firmakreditkort.
De fleste virksomhedskreditkort organiserer automatisk dine køb i forskellige kategorier, hvilket gør dem nemmere at spore. Og du har den ekstra sikkerhedskopi af dit kreditkortudtog hver måned, hvis du skulle forsyne IRS med dokumentation for de udgifter, du kræver. At betale forretningsudgifter med et kreditkort er også en smart måde at opbygge din virksomheds kredit på. Lad dog ikke denne beslutning give bagslag. Betal altid din saldo fuldt ud hver måned.
Dette er en af de store! Indgivelse på eller før skattefristen i april er kritisk, især hvis du har estimerede kvartalsbetalinger, der skal indsendes. Manglende deadlines og forsinket indgivelse vil hurtigt tiltrække IRS' opmærksomhed og øge dine chancer for en revision.
IRS-webstedet viser frister for indgivelse af skat og sender dig påmindelser om kommende forfaldsdatoer, der gælder for din virksomhed. Opret deadlines for dig selv, så du samler de nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at arkivere inden forfaldsdatoen. Og hvis du kommer til at arkivere for sent, skal du arbejde med din revisor og indsende en forlængelse til tiden.
Ligesom du ikke kan forvente at holde dig i form, hvis du kun træner én gang om året, kan du heller ikke forvente at holde styr på dine skatter, hvis du kun prioriterer dem i skattesæsonen. Start det nye år stærkt og planlæg skatteforberedelse hver uge. Ved at bruge blot tredive minutter i slutningen af ugen til at afstemme dine bøger, elektronisk indberette dine kvitteringer, planlægge kvartalsvise betalinger og meget mere, vil du blive organiseret og klar til næste års skattetid.
At få organiseret din virksomhedsskat er nemmere med vejledning fra en person, der selv har gjort det mange gange før. Ved at arbejde med en SCORE-mentor får du støtte fra en erfaren professionel, der kan guide dig gennem skatteforberedelsesprocessen og hjælpe dig med at være forberedt til skattesæsonen. Kontakt en SCORE-mentor i dag.