Hal Shelton er en certificeret SCORE-mentor, engelinvestor og forfatter til Amazons bestsellerbog "The Secrets to Writing a Successful Business Plan." Her er nogle tips, han har lært, mens han vejledte kunder under Covid-19-krisen.

Det er svære tider for en lille virksomhed, for alle virksomheder. Sædvanlige måder at få og drive forretning på er blevet ændret. Hvad har vi hidtil lært af denne erfaring at anvende i vores forretning fremover?

Følgende er en tjekliste over emner baseret på mit arbejde med mange små virksomheder under denne krise.

Har et godt forretningsgrundlag på plads

Dette er ikke frontlinjen for at lave et produkt, udføre en service, indgå kontrakt med en ny kunde, deltage i en messe – aktiviteter, der kan generere indtægter. Derfor betragtes de punkter, der er anført nedenfor, ofte af mindre betydning, som en nice-to-have frem for et must have, eller bare overhead og bliver derfor skubbet til et senere tidspunkt. Den nuværende COVID-19-krise viser, at disse er vigtige at have på plads, og de virksomheder uden dem har yderligere forhindringer og udfordringer.

1. Kend din forsyningskæde/leverandører/entreprenører/kunder

Du kan kontrollere elementerne i din virksomhed, men er ofte påvirket af andres handlinger.

• Vil dine kunder betale deres regninger til tiden?
• Er din virksomhed afhængig af nogle få kunder (dvs. kundekoncentration)?
• Vil du modtage forsyninger, dele og andre input, der er nødvendige for at få din virksomhed til at fungere?
• Er du afhængig af nogle få leverandørers ydeevne?
• Hvor lettilgængelige er tjenesteudbydere, hvis de er syge og ude af stand til at præstere?

Nogle af disse spørgsmål behøvede ikke at vente på, at COVID 19 havde indflydelse, da dem med forsyninger fra Kina blev påvirket i det meste af det sidste år som følge af handelskrigen.

2. Hav et bankforhold og kend din bankmand

COVID-19 økonomiske stimuluspakker implementeres via banksystemet, og banker, som er overbelastede med applikationer, giver deres nuværende kunder førsteprioritet. Disse virksomheder har et godt samarbejde med deres låneansvarlige for små virksomheder og ser ud til at have mere kommunikation om proceskravene og status for deres ansøgninger. Hvis din bank ikke behandler dig, som du synes er passende, så se efter et andet bankforhold, når tiderne bliver bedre.

3. Hav en kreditlinje (LOC)

I disse tider "kontanter er konge." Det er en bedste praksis at have en LOC, der kan tegnes, hvis det er nødvendigt. Det er dit sikkerhedsnet til at komme igennem disse tider eller at udnytte mulighederne for at levere dit produkt/service til dine kunder eller for at vækste din virksomhed. Det bedste tidspunkt at få en LOC er, når du ikke har brug for den. Uanset hvilket niveau af LOC du måtte have i dag, så prøv at øge det. Ofte er der ingen omkostninger ved en LOC, før du bruger den.

4. Hav en proces til prognose for cash flow

Igen, i disse tider er kontanter kongen. Forudsig dit cash flow - penge, der forventes at blive modtaget, og penge, du vil bruge. Vide, om du kan lave løn, betale dig selv og betale noget til dine nøgleleverandørfakturaer. Denne økonomiske modellering kan være et simpelt Excel-regneark eller noget mere sofistikeret. Afhængigt af dine salgs- og betalingscyklusser kan dette være en månedlig prognose for de næste 6 måneder eller en ugentlig prognose for de næste 3 måneder. Du skal kende dine kontanter i banken og nettoarbejdskapitalposition hver dag.

5. Har relationer til et revisions- og advokatfirma

De fleste små virksomheder har disse relationer, men er de aktive? Du er nødt til at stole på, at din revisor og advokat hjælper dig med at fortolke reglerne for at opnå katastrofelån samt handlinger, du muligvis skal tage, såsom at suspendere lejebetalinger, ikke betale leverandørfakturaer, læne dig op ad kunder, der ikke betaler dine fakturaer osv.

Forstå, at fremtiden er usikker

Sætter stor pris på, at der er mange ting, du ikke ved, og som er umulige at vide med sikkerhed. Ræk ud til rådgivere og andre, der kunne have opereret i lignende situationer, og få deres råd. En kilde til sådanne råd er at have en SCORE-mentor – gå til www.SCORE.org for at finde en mentor og for at finde meget information om at starte og drive en lille virksomhed.

1. Tro ikke på, at alt vil være i orden uden at handle. Dette er en "bet the ranch"-tilgang med høj risiko. Selvom du ikke behøver at træffe forhastede beslutninger, bør du tage skridt til at sikre, at din virksomhed kan overleve krisen og være stærk, når krisen er ovre. På det tidspunkt vil det ikke nødvendigvis være business as usual.
2. For mange virksomheder er personaleomkostninger det største udgiftsområde og det mest inden for din kontrol at påvirke. Det er meget svære beslutninger. Husk forskellige scenarier for, hvad du ville gøre i en krise. De fleste erfarne iværksættere træffer gennemtænkte, men hurtige og dybtgående beslutninger. Deres tilgang er at lave dybe nedskæringer med det samme og dermed forhåbentlig kun skære én gang.
   
   1. Beslut, hvad der er vigtigt for din virksomhed. Er det at holde hele teamet samlet og dermed alle tage en midlertidig lønnedgang, eller er der ikke virkelig brug for nogle stillinger, så nogle medarbejdere bliver sluppet, og de tilbageholdte ikke får så meget kompensation?
   2. Vid, hvad der er vigtigt for dit team. I nogle få virksomheder, jeg arbejder med, har grundlæggeren/administrerende direktør talt med hver enkelt medarbejder og fundet ud af, at det er vigtigere at opretholde sundhedsmæssige fordele i de næste 2-3 måneder end at fastholde løn. Lønningerne blev således skåret 40 % ned, men sundhedsydelserne bibeholdt.
   3. Kommunikation med dit team er afgørende i disse tider – både en-til-en og i grupper for at få deres input og dele planer. Nogle virksomheder afholder to ugentlige "bymøder" via videokonferencer; som forstærker ugentlige operationelt fokuserede diskussioner.
3. Tro ikke på, at når først denne COVID 19-krise er overstået, vil der aldrig være en ny krise. Og derfor behøver du ikke overveje de handlinger, der er noteret i denne blog. I de sidste 30+ år har der været adskillige kriser med stor indflydelse på det finansielle marked (Opsparing og lånekrise, Dot Com Bubble, Great Recession og nu COVID 19), og hver ny ser ud til at være mere intens og mere virkningsfuld.

Fokuser på at have tilstrækkelige kontanter

Jeg er sikker på, at du startede året med planer for at udvide din virksomhed, påtage dig nye projekter, tilbyde nye produkter eller tjenester, holde en nøgleledelse eller kundekonference, ansætte nøglestillinger eller måske endda trække dig tilbage fra din virksomhed osv. Nu, de fleste af disse er i venteposition. I en krise handler det om at komme igennem den. Nu er det tid til at ændre dit fokus, ændre de målinger, du følger – koncentrer dig om at have tilstrækkelige penge til at klare stormen.

Vær en leder

Ledelse handler om at have en plan og handle – at have tænkt over problemerne og have en sammenhængende strategi, at nå ud til andre for at få råd.

Ledelse handler også om, hvordan du handler – at være stabil i en krise. Det er ikke at være Chicken Little og fortælle alle, at himlen falder. Det er heller ikke en Pollyanna, der siger, at alt vil være i orden, og der kræves ingen handling. Dit team og dine kunder ser til dig.

Kommunikation er nøglen – både én-til-én og i grupper. Denne kommunikation er en mulighed for virkelig at lytte til dit team og kunder og for dig at dele dine planer, handlinger og selvfølgelig resultaterne på en gennemsigtig måde. Denne nuværende krise med dens påbudte sociale distancering og arbejde hjemmefra tilføjer kompleksitet til effektiv kommunikation. Som virksomhedsleder er det din opgave at arbejde igennem kommunikationsudfordringerne både med dit team og med dine kunder.

Oversigt

Da vi ikke ved, hvor længe COVID 19-krisen vil vare, eller hvad de forretningsmæssige/økonomiske forhold vil være efter krisen, er det ikke for sent at handle nu for at forbedre din virksomheds position og økonomiske sundhed. Lær af denne erfaring for at foretage ændringer i din virksomhedsdrift. Vær den leder, dine medarbejdere og kunder leder efter.