Fjernarbejde er blevet en fast bestanddel blandt store og små virksomheder. For mange virksomheder er det kommet for at blive.
Så hvordan ser medarbejderledelse ud på afstand?
Vi henvendte os til virksomhedsejere for at få deres råd om styring af et eksternt team.
Du har sikkert hørt om nogle af disse værktøjer. Andre kan overraske dig.
Der er kun så meget, der kan gøres via e-mail. Når du har brug for at få noget gjort uden for en endeløs e-mail-kæde, og du mangler den ansigt-til-ansigt-forbindelse, der sker i traditionelle møder, bør Zoom være dit go-to-værktøj. Mens gruppevideokonferencer er hovedfunktionen, har Zoom også skærmdelingsfunktioner samt muligheden for at optage møder til fremtidig brug eller for enkeltpersoner, der ikke kunne deltage.
- Jon Schneider, Recruiterie
Brug af en cloud storage-tjeneste som Google Drev giver dig ikke kun mulighed for at gemme store filer på en central placering, det giver dig også mulighed for at arbejde sammen på filer med teammedlemmer i virkeligheden- tid ved at bruge funktionerne Google Docs, Sheets og Slides, der tilbydes via Google Drev. Cloud-lagring er også nyttigt, når filer er for store til at sendes via e-mail, blot at dele disse dokumenter via Google Drev sikrer, at alle kan få dem når som helst.
- Denise Gredler, BestCompaniesAZ
Projektstyringssoftware er mit bedste værktøj til at administrere eksterne medarbejdere for et digitalt PR-bureau. Uanset om du foretrækker Asana, Trello eller noget af den slags, vil projektstyringssoftware revolutionere dine ledelsesmuligheder. Ikke alene kan det meste software tilpasses og intuitivt, men de er smukke for ledere som mig, der søger æstetisk organisation. Så før du tænker på at ansætte en assistent, så prøv et projektstyringsværktøj.
- Emily Bosak, Markitors
Microsoft Teams har været ekstremt værdifuldt for mit fjernteam. Det er her det meste af korrespondancen med holdet foregår. Det er en chat-app designet til møder og dokumenter. Det fungerer også godt til tilfældige samtaler, men det er bedst, når du hamrer et forslag eller skitserer et projekt sammen med teamet. Du kan hoppe på et videoopkald, dele din skærm og logge hver diskussion i lange meddelelser. Det er næsten e-mail genopfundet og slutter ikke der. Du kan gøre mere med Microsoft Teams, når du forbinder det til andre understøttede apps ved hjælp af Zapiers automatiserede arbejdsgange. Spor fakturaer i Teams, efterhånden som de bliver betalt, få øjeblikkelig indsigt i nye kundeemner ved automatisk at sende dem til en kanal, efterhånden som de kommer ind, og mere.
- Manny Hernandez, Wealth Growth Wisdom, LLC
Når du har et team af eksterne medarbejdere, der potentielt arbejder forskellige steder og på forskellige tidspunkter, er Trello en gudstjeneste. At du kan bruge det gratis hjælper også! Der er en kommerciel "Gold"-version, men jeg har altid fundet den gratis funktionalitet mere end tilstrækkelig. Trello er i det væsentlige en erstatning for en enorm kontor-whiteboard dækket af sticky-notes, og gør det nemt og intuitivt at styre projekter, uddele opgaver til forskellige deltagere og arbejde sammen. Det kræver buy-in fra hele teamet, da alle skal gøre deres del for at sikre, at boards bliver brugt konsekvent og holdes opdateret. Jeg har dog endnu ikke stødt på nogen virksomhed, hvor brugen af Trello (eller lignende) ikke seriøst hjælper med produktiviteten og organisationen.
- Ben Taylor, HomeWorkingClub.com
Threads er et intuitivt dashboard, der fanger, kompilerer og organiserer al din virksomhedskommunikation på én let tilgængelig platform. For eksterne medarbejdere og deres ledere skaber Threads en strømlinet kommunikationsproces med funktioner, herunder CRM-integration, delt indbakkeadministration samt opkaldsoptagelse og transskription.
- John Yardley, Tråde
Time Doctor er et værktøj, jeg vil anbefale til alle, der har brug for at administrere eksterne medarbejdere. Time Doctor er et produktivitetssporingsværktøj. Denne applikation tager skærmbilleder af brugerens skærm og registrerer, hvor længe de arbejder i løbet af dagen. En bekymring, som mange har om tidsregistreringssoftware, er, hvor invasiv den kan være af privatlivets fred. Heldigvis er Time Doctor meget tilpasselig. Du kan vælge, hvilke oplysninger der bliver registreret og gemt, såsom tastetryk og klik. Time Doctor hjælper os med at vide, at vores fjernteam holder sig på sporet og gør, hvad de skal i løbet af dagen. Et tidsregistreringsværktøj i sig selv vil dog ikke gøre din virksomhed mere produktiv. At tildele opgaver med klare milepæle og deadlines vil hjælpe dit eksterne team med at være så produktivt som muligt!
- David Lynch, Payette Forward
Slack er et fantastisk værktøj til fjernarbejde, fordi det bygger bro over kløften inden for intern kommunikation, som ofte mangler, når du ikke er på et kontor. Det giver holdkammerater og afdelinger mulighed for at flytte projekter hurtigt ved at dele ideer og kommentere i realtid. En altid nyttig "påmindelsesfunktion" giver dig mulighed for at holde styr på vigtige opgaver og deadlines. Du kan oprette påmindelser om opgaver og beskeder, så du ikke mister overblikket og lader tingene glide igennem. For alle, der arbejder eksternt, kan dette være en funktion, der ændrer spillet. Det er i bund og grund et fjernsamarbejdsværktøj til instant messaging og til at sikre, at arbejdet forbliver produktivt. Derudover, når du ved, hvad alle arbejder på, er du i stand til at forblive motiveret og klar i din rolle, selv når du arbejder eksternt, og Slack hjælper dig med at opnå det.
- Nate Masterson, Maple Holistics
Vi har prøvet en del værktøjer til ekstern teamstyring i de tre år, vi har arbejdet eksternt. En der skilte sig ud er Jira af flere grunde. Først og fremmest har vi en del udviklere på vores team, og Jira er fejlfri for udviklere. Du kan spore problemer og fejl, have tilpassede arbejdsgange, oprette produktkøreplaner og meget mere. Du kan endda justere Jira efter din foretrukne arbejdsstil - vi arbejder i den agile metodik og Jira tilpasser sig rigtig godt. Den kan også bruges til andre afdelinger - vores marketingfolk elsker, hvor enkel og nem at bruge den kan være, hvis du bare bruger dens hovedfunktioner. Vi har det fulde overblik over, hvem der gjorde hvad og hvornår, om opgaven er udført eller ej, og hvor meget tid de har brugt på en bestemt opgave. Med andre ord, det eneste, der skal til for at vide, om et eksternt team gør sit arbejde, er at logge ind på Jira.
- Malte Scholz, Airfocus
DocHub er et fantastisk værktøj, som min eksterne gruppe af forsikringsgivere, entreprenører og jeg bruger næsten dagligt i mit firma, Simple Life Insurance, som leverer uafhængige mæglertjenester til livsforsikring . DocHub er i bund og grund som en levende, kollaborativ PDF-generator. Da vi undersøger og skriver politiske tilbud til prospekterende kunder dag ud og dag ind, har vi brug for et værktøj, der skaber skræddersyede politikskabeloner, som vi nemt kan dele og justere mellem teamkammerater. DocHub får bonuspoint, fordi den integreres med Google Drev og Gmail, som vi også bruger. Derudover ligner interfacet meget Microsoft PowerPoint, hvilket gør det sindssygt brugervenligt. Den bedste del af DocHub er dog dens e-sign funktionalitet. Igen, da vi udarbejder politikker, har vi brug for nemme e-signatur- og annoteringsfunktioner for både os selv og vores kunder.
- Ty Stewart, Simple Life Insure
Som en 100 % virtuel virksomhed, der fungerer under et resultatorienteret arbejdsmiljø, har et ugentligt rapporteringssystem som Weekly10 været en nødvendighed for os til at styre medarbejdere og projekter. Hvis du ikke ønsker at blive afbrudt hele dagen (eller selv afbryde dine medarbejdere og bede om opdateringer), kan det hjælpe dig med at holde styr på deadlines, mål ved at give dig en simpel platform, der giver dig indsigt i deres selvrapporterede præstationer på en regelmæssig basis. , og produktivitet.
- Laura Spawn, Virtual Vocations
Vores bedste fjernstyringsværktøj er et program kaldet Toggl. Toggl er en tidsregistreringsapp, og den har vist sig at være afgørende for styring af medarbejderprojekter og timer brugt på at arbejde eksternt. Det kan være nemt at blive dårligt styret og uorganiseret, når man arbejder eksternt, og Toggl hjælper os med at holde styr på, hvilke projekter medarbejderne arbejder på, og hvor mange timers arbejde, der går i de nævnte projekter. Programmet hjælper os også med at analysere den samlede mængde ressourcer, der afsættes til forskellige opgaver og projekter, hvilket hjælper os med at prioritere og øge vores effektivitet og produktivitet.
- Chane Steiner, troværdig
Selv før pandemien startede, har adskillige virksomheder arbejdet på afstand på grund af dens dokumenterede fordele såsom effektivitet, fleksibilitet og mindre stress. Men da der er en enorm forskel mellem at arbejde på kontoret og at arbejde hjemme, har virksomheder en tendens til at bruge nogle værktøjer, der vil hjælpe dem med at udfylde forskellene. ProofHub er en online-administrationssoftware, som mange fjerngrupper har tillid til at bringe alt til ét sted. Kolleger kan have sammenhængende forbindelser med individuelle partnere og kunder. ProofHub ledsager en masse højdepunkter, for eksempel webbaseret forsegling, samtaler, chat for at dele feedback. ProofHub er en alt-i-én fjernsoftware, og det er en absolut nødvendighed at have for grupper, der efterspørger en mere fremtrædende grad af ledelsens dygtighed.
- Sonya Schwartz, Her Norm
Instagantt har for nylig været min favorit og meget mere end blot tidslinjediagrammer. Denne smarte plugin-software til Asana har været en elegant løsning til alle vores projektledelsesbehov. Efterhånden som antallet af teammedlemmer og kompleksiteten af projekter er vokset eksponentielt, er behovet for at styre alle de samtidige projekter med forskellige overlappende interessenter vokset. Føj til dette manglende evne til at samarbejde personligt, og du har en katastrofe, der venter på at ske. Heldigvis har Instagantt været en redningsmand, da det giver mit team mulighed for at spore alle de relevante detaljer. Den visuelt tiltalende og intuitive grænseflade er yderst hjælpsom, men det er den måde, hvorpå jeg er i stand til at tildele, planlægge, prioritere og sætte deadlines, der adskiller dette værktøj fra konkurrenterne. Dette giver direkte input til håndtering af arbejdsbyrder samt tid og omkostninger er andre muligheder, man kan aktivere. Endelig er dashboardet og rapporteringsmulighederne øverst i feltet. Med andre ord kan jeg ikke anbefale denne software nok, især når jeg har at gøre med et stort antal projekter og/eller mennesker på én gang.
- Jessica Lim, mit perfekte CV
Pengene er knappe for små virksomheder. Det er derfor, når det kommer til onlineværktøjer, jeg leder efter overkommelige værktøjer, der maksimerer brugen af hver dollar. Jeg bruger to værktøjer, der supplerer hinanden og øger produktiviteten til fulde. Vi bruger Skype til videokonferencer. Den kan bruges til forretningskonferencer for op til 250 personer. Den er kompatibel med MS Office og kan integreres med mange business apps. Det har også en masse forskellige kommunikationskanaler, der øger produktiviteten, tilskynder til samarbejde og inviterer til ideer og innovationer. Det bedste ved dette er, at det er meget overkommeligt. Skype er det billigste videokonferenceværktøj på markedet i dag.
- Jeremy Harrison, Hustle Life Media, Inc.
9 Bedste Business Management Software i 2021 (Top Selective Tools)
Hvor forskelligartet er din arbejdsstyrke?
Tips om, hvordan du kan arbejde eksternt med dine medarbejdere med succes
Hvordan løbende præstationsstyring kan hjælpe med at bevare toptalentet
Sådan opgraderer du medarbejdernes læringsmuligheder