Fra enkeltmandsvirksomheder til Fortune 500-virksomheder, ingen virksomhed kan undslippe den frygtede opgave med regnskab. Selvom det bestemt ikke er en af de mest glamourøse dele af jobbet, er regnskab kernen i små virksomheders succes, hvilket betyder, at fejl kan være lammende.
For at undgå den økonomiske hovedpine, der følger med dårligt regnskab, er det vigtigt først at være opmærksom på de faldgruber, der kan fange dig.
Selvom de muligvis ikke er påkrævet af IRS, giver kvitteringer under $75 understøttende dokumentation for mange af de fradrag, du kan kræve. Selvom det stadig er nødvendigt at opbevare dem i en mappe eller boks i tilfælde af en revision, har de fleste digitale og online regnskabsprogrammer tilføjelsesapplikationer, der giver dig mulighed for at tage et billede af din kvittering og knytte den til den tilsvarende post. Hvis du foretrækker at gemme dine kvitteringer separat, er der også mange tredjepartsapplikationer, som du kan vælge imellem.
At undlade at holde styr på godtgørelsesberettigede udgifter er som at skylle penge ud i toilettet. Ikke alene kan penge gå tabt, men skattefradrag kan også gå tabt, hvilket i bund og grund er det samme. Igen er der mange udgiftssporingsapps og -programmer tilgængelige for at gøre denne proces nem og konsekvent. Prøv at vænne dig til at spore dine udgifter, efterhånden som du akkumulerer dem - jo længere du går uden at spore, jo mere sandsynligt vil dine udgifter blive overset. Sporing af godtgørelsesberettigede udgifter er lige så vigtigt som at opbevare dine mindste kvitteringer:den ene giver dig mulighed for at holde styr på papiret i tilfælde af en revision; den anden giver dig mulighed for at spore din virksomheds økonomiske helbred.
Med så mange uafhængige entreprenører, konsulenter og freelancere i disse dage, kan det nogle gange være svært at afgøre, hvem der er ansat, og hvem der ikke er. Dette bør dog ikke ignoreres. Fejlklassificering af medarbejdere og entreprenører kan have betydelige konsekvenser, såsom skattestraffe og retssager.
Uanset om du beslutter dig for at ansætte en deltidsrevisor eller outsource arbejdet til en professionel, er kommunikation nøglen til et effektivt regnskab, fordi det holder alle på samme side og minimerer fejl. En af de mest almindelige fejl er for eksempel at betale en bonus til nogen og ikke indberette det til revisoren. En anden er at købe forsyninger og ikke rapportere revisor eller ikke levere kvitteringer.
At afstemme dine bøger med dine kontoudtog er afgørende for at bestemme dit økonomiske helbred. Det er vigtigt at sikre, at det bliver gjort ordentligt og konsekvent. At afstemme bøgerne hjælper dig med at identificere, hvor mange penge du har ved hånden på et givet tidspunkt og giver dig også mulighed for at afdække bankfejl, før de bliver til store problemer. Men afstemning kan være kompliceret, så det anbefales stærkt at hyre en erfaren revisor.
Når det kommer til revision, kan et papirløst kontor være et stort ansvar, især i tilfælde af tekniske problemer. Skattemyndigheder som skattevæsenet ønsker at se et papirspor, der inkluderer tydeligt synlig dokumentation og et velorganiseret system af papirbackups. Programmer, der gemmer dine kvitteringer, kan gøre den daglige drift lettere, men det er stadig vigtigt at have en sikkerhedskopi af din økonomi i mindst syv år.
På grund af eksplosionen af e-handel i de sidste 10 år er moms blevet et komplekst problem for mange små virksomheder. Historisk set var den fejl, de oftest begik, simpelthen ikke at trække moms fra det samlede salg, hvilket resulterede i overraskelser på engangsbeløb på skattetidspunktet. Selvom dette stadig er tilfældet, har de seneste ændringer i føderal lovgivning gjort det vanskeligere at opkræve moms, når det kommer til online-stat-til-stat-overholdelse. Sørg for, at du og din revisor er bekendt med de seneste regelændringer, så I kan fortsætte med at overholde og begrænse jeres samlede skattepligt.
Enhver lille virksomhed, der bruger småpenge, bør have en dedikeret depotmand, som kan administrere det og godkende køb, hvilket sikrer ansvarlighed og begrænser chancerne for bedrageri, tyveri og misbrug. Til det formål skal virksomheder have klare politikker vedrørende småpengekøb, og hvert køb, der foretages med det, skal være ledsaget af en kvittering for udgiften til at opretholde klar dokumentation for fradrag på tidspunktet for skatteangivelsen. Kvitteringer og andre kontanter skal svare til det oprindelige dollarbeløb, der er angivet for fonden. Når fonden er opbrugt, kan en check udskrives til kontanter for at nulstille det fulde beløb. Hvis du ikke har en politik for småpenge, en depot eller kvitteringer, kan det skabe hovedpine for din revisor og kan føre til alvorlige problemer ved indgivelse af skat.
At føre en overskuelig og organiseret kontoplan er afgørende for dit regnskab. Mens de fleste udgiftskategorier er ret standard og ligetil, er den fejl, mange virksomhedsejere begår, når de fører deres egne bøger, at oprette duplikerede kategorier eller ikke at indtaste udgifter i den relevante kategori. Brug generelle regnskabsvejledninger for standardkategorier og opret så få nye kategorier som muligt. En professionel revisor kan hjælpe dig med at rense dine bøger og sørge for, at din kontoplan er smidig og ren.
De fleste ejere af små virksomheder hader at lave deres egne bøger, men insisterer på at gøre det selv. Professionelle og kompetente revisorer har kompetencerne til at få arbejdet gjort hurtigt og effektivt, og de har erfaringen med at opdage subtile fejl, som ellers kunne gå glip af. Som professionelle vil du også være opmærksom på de skattemæssige ændringer, der kan påvirke din daglige økonomiske praksis. I det lange løb er det yderst fordelagtigt at have et nyt sæt øjne på dine økonomiske optegnelser, og det vil spare dig tid og penge.
Hvis du har et spørgsmål om din regnskabspraksis eller ønsker at forbedre din økonomiske rekord, kan du kontakte en SCORE-rådgiver i dag!
til
