Hvis du hidtil har guidet din lille virksomhed gennem Covid-19-pandemien, har du sandsynligvis lært værdifulde lektioner om virksomhedens robusthed og tilpasning undervejs. Men selv virksomheder, der nu er i stand til at opretholde et stabilt likviditetsflow, kan måske undre sig over, hvordan man bedre kan forberede sig på det, der kommer næste gang.

Svarene er ikke klippede og tørre. Nogle små virksomheder vil være mere sårbare over for risici som ekstreme vejrbegivenheder og pandemier end andre, afhængigt af faktorer som deres branche, geografiske region, eller om de for det meste opererer online eller uden for en murstens-og-mørtel-placering. Forberedelse til fremtiden vil se anderledes ud fra virksomhed til virksomhed.

Når det er sagt, er der et par generelle trin, som enhver virksomhed kan tage. Disse praktiske foranstaltninger kan hjælpe dig med at træffe hurtige, smarte beslutninger for mere effektivt at klare resten af ​​pandemien og de kommende år.

Hvad er forretningsresiliens?

Udtrykket "business resilience" refererer simpelthen til evnen til at modstå uforudsete negative begivenheder (såsom naturkatastrofer, økonomiske recessioner, forsyningskædeforstyrrelser og pandemier). Fordi de planlægger fremad, kan modstandsdygtige virksomheder mere effektivt reagere og tilpasse sig uforudsete begivenheder og minimere de uundgåelige skader, som virksomheden står over for undervejs.

Din virksomheds "resiliensværktøjskasse" bør omfatte en grundig forretningskontinuitetsplan, nødbesparelser og en bevidsthed om, hvor man skal lede efter yderligere finansiering. Udstyret med disse værktøjer vil din lille virksomhed have en større chance for at overleve – og muligvis endda opleve vækst – når forstyrrende begivenheder opstår.

Her er flere handlinger, du kan tage nu for at begynde at opbygge større forretningsresiliens.

1. Test og implementer en forretningskontinuitetsplan

Forretningskontinuitet (BC) refererer til at skabe, implementere og regelmæssigt teste systemer for at hjælpe din virksomhed med hurtigt at genoptage sine kritiske funktioner efter forstyrrende begivenheder. Generelt bør din forretningskontinuitetsplan beskrive, hvordan din virksomhed vil beskytte sit brand og omdømme, betjene og kommunikere med kunder, vedligeholde investorforhold, kildebeholdning, genoprette it-systemer og beskytte medarbejderne i tilfælde af uforudsete udfordringer.

Her er en kort oversigt over de grundlæggende komponenter i en forretningskontinuitetsplan:

Enhver beredskabsplanlægning bør begynde med en dybdegående, realistisk analyse af de eksterne risici, din virksomhed kan stå over for, såvel som eventuelle sårbarheder i selve virksomheden. Disse kan strække sig fra større begivenheder med stor indvirkning (såsom brande, jordskælv eller cyberangreb) til mindre forstyrrelser (såsom midlertidige strømafbrydelser, snestorme eller udstyrsfejl).

At vurdere sandsynligheden for disse hændelser vil hjælpe dig med at planlægge korrekt og give dig mulighed for at reagere hurtigt, hvis og når de opstår.

Udførelse af en Business Impact Analysis (BIA) vil kræve, at du og dit team inventar alle din virksomheds aktiviteter og bestemmer, hvilke der har højeste prioritet – både med hensyn til at opfylde dine kunders eller klienters behov og opfylde eventuelle juridiske eller kontraktlige forpligtelser. Dernæst vil du indsamle data om, hvordan disse kritiske funktioner kan blive påvirket af nedetid (såsom en afbrydelse af forsyningskæden) og etablere tidsrammer, hvor hver funktion skal genoptages for at minimere økonomiske tab, bevare forretningsværdi og bevare din virksomhed i overensstemmelse med lovgivningen.

Forståelse af konsekvenserne af katastrofer på dine mest kritiske forretningsaktiviteter vil give dig mulighed for at skabe effektive afbødningsstrategier. Federal Emergency Management Agency's Ready Business-kampagne giver et arbejdsark til Business Impact Analysis, som kan hjælpe dig i gang.

Med de data, der er indsamlet gennem risikovurderingen og Business Impact Analysis, kan dit team begynde at kortlægge, hvordan man vedligeholder kritiske operationer, når forstyrrende hændelser opstår. Denne beredskabsplanlægning bør omhandle, hvordan du vil kommunikere med personale, kunder og leverandører, kildebeholdning, opretholde cybersikkerhed og yde kundeservice gennem forskellige kriser.

Når du har en BC-plan på plads, vil du gerne udføre testkørsler hvert år. Dette kan være simpelthen at sidde ned med dit hold og spille gennem forskellige risikoscenarier og reaktioner. Se efter huller i planen, og revider den regelmæssigt, efterhånden som din virksomhed ændrer sig.

For yderligere vejledning er Ready Business-kampagnens forretningskontinuitetsplanlægningspakke en fremragende ressource.

2. Byg dine økonomiske ressourcer og bevidsthed

Covid-19-krisen har gjort det smerteligt klart, hvor vigtigt det er for små virksomheder at forbedre deres økonomiske holdbarhed. Endnu et pludseligt, uventet tab af indtægter kan forekomme i din virksomheds levetid, og opbygning af din økonomiske robusthed kan hjælpe dig med at dække udgifter og forblive operationel.

Her er to vigtige måder at beskytte din virksomhed på i tider med økonomiske vanskeligheder:

Som en generel tommelfingerregel bør en lille virksomhedsejer have nødopsparinger nok til at dække mindst 3 måneders driftsudgifter. Hvis du omdirigerer 5-10 procent af din virksomhedsindkomst til denne regnvejrsdagsfond, vil det give en pude, der giver dig mulighed for at navigere i snævre hjørner hen ad vejen.

Hvis du opererer med en stram margin, men stadig gerne vil lægge penge til side til fremtidige nødsituationer, kan du overveje at fastholde mere gæld på kort sigt (ved at reducere eller udskyde visse betalinger) for at øge din opsparing – eller skære ned omkostninger, hvor du kan. Etablering af en forudaftalt bankkredit kan være en anden mulighed for at forbedre likviditeten, hvis din omsætning pludselig vakler.

Der kan være økonomiske ressourcer til rådighed for din virksomhed på lokalt, statsligt eller føderalt niveau i tilfælde af en regional eller national katastrofe. Hvis du øger din bevidsthed om disse programmer og ressourcer på forhånd, vil det hjælpe dig med at blive mere bemyndiget (og spare dig tid), når der opstår en forstyrrelse af din virksomhed.

By: Besøg regelmæssigt din bys officielle hjemmeside og handelskammerets hjemmeside for at se efter bydækkende initiativer, der kan give målrettet nødhjælp til lokale virksomheder, inklusive din egen. For eksempel tilbyder byen Charlotte, North Carolina, Covid-19-gendannelsestilskud til berettigede små virksomheder.

Stat: Efterhånden har mange stater oprettet tilskuds- eller låneprogrammer for at hjælpe små virksomheder, der er ramt af pandemien. I tilfælde af en naturkatastrofe i din stat, se din stats guvernørs hjemmeside for retningslinjer for små virksomheder og finansielle bistandsprogrammer.

Federal: Hvis din virksomhed er ramt af en erklæret katastrofe i din region, kan du kvalificere dig til et lavrente-katastrofelån til Small Business Administration (SBA). FEMA's Declared Disasters-side indeholder opdaterede oplysninger om, hvorvidt en begivenhed i din region er blevet erklæret for en katastrofe, og om finansiel bistand gennem SBA er tilgængelig i øjeblikket.

Sidste tanker

Pandemien vil ligge bag os en dag, men det er muligt, at din virksomhed vil blive konfronteret med endnu en større krise på et tidspunkt i fremtiden – og ethvert skridt, du tager for at forberede dig nu, vil hjælpe din virksomhed til at komme igennem den med succes.

Ud over de trin, der er behandlet ovenfor – planlægning af forretningskontinuitet og økonomisk beredskab – er der andre måder, du måske ønsker at udvikle din virksomheds robusthed på. Disse metoder omfatter styrkelse af din online tilstedeværelse, diversificering af din forsyningskæde og investering i din arbejdsstyrke.

Hvis du ønsker at lære mere om robusthed og forretningsforberedelse, er US Chamber of Commerce Foundations Business Resiliency Workbook en trin-for-trin guide, der tilbyder en overflod af nyttig information