Medarbejdernes velvære har altid spillet en rolle i medarbejdernes engagement, produktivitet og overordnet succes. Men i betragtning af de nuværende omstændigheder – nemlig Covid-19, den verdensomspændende pandemi, der har kastet enhver person og virksomhed ud i en sløjfe – er det vigtigere end nogensinde. Med angst- og depressionsniveauet stigende siden udbruddet, er dette et øjeblik for ledere og ledere til at gå op, fremme modstandskraft og passe på deres medarbejdere.

Der er mange måder at understøtte en medarbejders trivsel og måle deres samlede engagement og glæde. Her ser vi på fravær og tilstedeværelse for at forstå, hvorfor disse to problemer på arbejdspladsen er nøgleindikatorer, når man måler medarbejdernes trivsel, handlingsrettede skridt, ledere kan tage, samt et par iøjnefaldende eksempler på virksomheder, der tager udfordringen op.

Hvad er fravær og tilstedeværelse?

Fravær og tilstedeværelse, selvom de ofte er grupperet sammen, er to meget forskellige problemer, som de fleste ledere vil have krydset veje med på et tidspunkt i deres karriere.

Fravær er defineret som uplanlagt medarbejderfravær; med andre ord, når medarbejdere melder sig syge, skal håndtere familienødsituationer, ikke kan finde en babysitter eller andre lignende situationer. Selvfølgelig er vi alle mennesker, med liv uden for arbejdet; ledere bør indse dette og forvente (og planlægge) i det mindste en vis grad af fravær på deres team.

Presenteeism er på den anden side, når medarbejdere er til stede på arbejdet, men de ikke udfører deres arbejde eller er produktive. Dette sker, når medarbejdere beslutter sig for at arbejde, selvom de er syge eller ikke føler sig 100 %. Tilstedeværelse er svær at kvantificere, fordi mens medarbejderne møder op på arbejde, og måske endda udadtil ser fine ud, kan underliggende sundhedsproblemer sænke deres motivation og produktivitet.

Mens nogle ledere er besat af at beregne og styre medarbejderes fraværsprocenter, med en årlig omkostning på 150 milliarder dollars i USA, er tilstedeværelse den virkelige sovende drage mellem de to.

Hvad er årsagerne?

Husk, at der til en vis grad kan forventes fravær på kontoret. Men hvis du bemærker unormalt høje rater eller tendenser blandt dine medarbejdere, kan disse faktorer blandt andet forværre problemet:

• udbrændthed på arbejdspladsen
• frakobling
• høje niveauer af stress
• depression
• manglende børnepasning eller omsorg for andre familiemedlemmer
•  skader eller sygdom
• jobsøgning

Tilstedeværelse kan på den anden side udløses af meget få eller ingen betalte sygedage, stor arbejdsbyrde, høje arbejdsgiverforventninger eller en krævende arbejdspladskultur. Medarbejdere føler, at det ikke er en mulighed at tage fri, og de normaliserer at komme på arbejde med 75 % kapacitet (eller mindre).

Selvom definitionerne af og årsagerne bag fravær og tilstedeværelse er ret forskellige, deler disse to problemer en rød tråd:Slutresultatet er et tab af produktivitet.

Hvad kan ledere gøre i dag?

Som du måske allerede har bemærket, er de ovennævnte faktorer mere tilbøjelige til at være dukket op, når de arbejder under en pandemi, hvilket betyder, at medarbejdere sandsynligvis har højere fraværs- og tilstedeværelsesrater.

"I dag rapporterer amerikanere flere symptomer og tegn på depression, angst og frygt end historiske normer," ifølge en Healthline-artikel baseret på forskning fra YouGovs COVID-19-tracker.

Hvor efterlader det ledere og ledere? Hvilke skridt kan de tage for at hjælpe med at bremse fravær og tilstedeværelse og det deraf følgende tab i medarbejdernes produktivitet?

• Mål fraværs- og tilstedeværelsesrater. Det er vigtigt at kende dine fraværs- og tilstedeværelsesrater; det kan hjælpe dig med at finde ud af underliggende problemer, som du måske ikke engang vidste eksisterede. Som nævnt ovenfor er måling af fraværsprocenter mere ligetil end måling af tilstedeværelse. Kontekst vil være nøglen her; at forstå, hvad disse satser var før Covid-19, kunne hjælpe dig med at forstå, hvad du ser. Og hvis du gerne vil prøve at imødegå høje fraværs- og tilstedeværelsesrater, er trinene nedenfor et godt sted at starte.
• Opfrisk på de juridiske krav. Som et resultat af pandemien er der vedtaget nye statslige og føderale love, der kræver, at arbejdsgivere træffer handlinger. Denne oversigt berører disse nye love, som omfatter implementering af grundige arbejde hjemmefra og teknologipolitikker og undersøgelse af sikkerhed, hygiejne, påklædning og fravær.
• Giv den struktur, dine medarbejdere har brug for. Dette er ikke tidspunktet til at blive lydløs i radioen. Hvis du ikke allerede har gjort det, er det tid til at gennemgå og revidere din medarbejderhåndbog for at tage højde for Covid-19. Denne tjekliste fra SHRM er et godt sted at starte, når du gennemgår dine politikker. Når du præsenterer den opdaterede håndbog for dine medarbejdere, skal du tage dig tid til at lede dem gennem din beslutningsproces og give dem mulighed for at stille spørgsmål og give udtryk for deres bekymringer. Dette er tidspunktet til at sikre, at det er klart, at deres sikkerhed og velvære er en prioritet nummer 1.
• Sørg for, at dine medarbejdere føler sig trygge. Der er ingen undskyldning for ikke at være ved i disse dage, og som arbejdsgiver er det dit ansvar at sikre, at ikke kun dine medarbejdere ved, at du er opmærksom på de seneste CDC-anbefalinger, men at du omsætter dem i praksis. Hold dit team opdateret med ugentlige e-mails, eller opret en digital opslagstavle med bedste praksis og hvad der er blevet implementeret på kontoret.
• Føl med medarbejderne . Denne nye virkelighed er ikke let for nogen – inklusive arbejdsgivere – og det kan være godt for dine medarbejdere at høre det. Afhængigt af dine omstændigheder kan du endda åbne op for dine medarbejdere om dine nuværende kampe og tilbyde de ressourcer, der i øjeblikket hjælper dig. Professionelle over hele kloden finder deres egne måder at lede på med empati. Brian Sommer, en 2020 HR Executive tech influencer sagde for nylig i en live Twitter-chat:"Ræk ud til medarbejdere – brug 2 timer hver dag i telefonen eller Zoom på at tale med forskellige medarbejdere uanset niveau – nogle vil simpelthen sætte pris på interessen, og andre kan måske har brug for din hjælp.”
• Find nye måder at komme sammen på. Hvis dit team er gået fra kontoransatte til fuld- eller deltidsfjernbetjening, kan du måske bemærke, at teamkammeratskabet er en smule lavere end normalt. Dette er en chance for at finde nye måder at komme sammen på. Måske er det en tidlig afslutning på fredag ​​at dele en drink sammen over Zoom eller en online teambuilding-aktivitet før et almindeligt møde.

Virksomheder, der laver ændringer i dagens verden

Efterhånden som ledere og ledere bliver mere opmærksomme på tilstedeværelse og fravær på arbejdspladsen – og om den svækkende effekt, de kan have på medarbejdernes trivsel og overordnede produktivitet – tager mange virksomheder skridt til at forbedre deres medarbejderoplevelse og bekæmpe de faktorer, der øger fravær og tilstedeværelse. Her er et par virkelige eksempler på virksomheder, der gør det til i dag.

• International lastbil og motor lavede en undersøgelse for at se, hvordan allergier påvirkede virksomhedens arbejdsstyrke, og de besluttede at tilbyde medarbejderne en konsultation hos en allergilæge. Det var præcis sådan en medarbejder dér fandt ud af, at hun tidligere var blevet fejldiagnosticeret og fik ny medicin mod sine allergier. Resultatet? Hun er mere fokuseret og opmærksom end nogensinde før, og ifølge hende kan hendes produktivitet være blevet påvirket med op til 25 % før denne opdagelse.
• Med medarbejdere med hjemmebørn i tankerne, KPMG har ændret sine nuværende programmer til at omfatte mere backup-pleje og et udvidet netværk af børnepasningscentre. Derudover tilbyder de deres medarbejdere adgang til nedsat vejledning, akademisk støtte og lektiehjælp.
• For at klare det pludselige skift til at arbejde 100 % eksternt, Canopy besluttede at refundere små medarbejderudgifter (tænk på yogabolde og stueplanter), der gjorde deres overgang til at arbejde hjemmefra en smule nemmere. De opfordrede også deres personale på 100 til at deltage i et 30-dages wellness-program med fokus på fysisk, mentalt og følelsesmæssigt velvære.
• Tilbage i marts, Truist Bank gav alle ansatte, der tjener mindre end 100.000 USD om året, en bonus på 1.200 USD før skat samt yderligere 10 dages betalt orlov for at opveje udfordringerne med skolelukninger og andre uventede ændringer.
• Ligesom Truist, e.l.f. Beauty Inc. gav også sine ansatte en bonus på $1.000 i marts. De har også udvidet deres politik om at melde fra kl. 14.00. på sommerfredage til årets udgang under hensyntagen til, at folk arbejder længere, siden de har afbrudt pendling.

Det, der virker for en virksomhed, fungerer måske ikke for en anden. Selvom det er fantastisk at få inspiration fra rigtige virksomheder, der implementerer ændringer i nutidens arbejdslandskab, er det vigtigt at se indad på dit eget team for at identificere deres smertepunkter og derefter finde den bedste løsning for dem.

Fravær og tilstedeværelse har altid været problemer på arbejdspladsen, ledere og ledere burde have været opmærksomme på, men med den øgede følelse af jobusikkerhed, overordnet stress og usikkerhed, der omslutter meget af nutidens arbejdsstyrke, er det vigtigere at tune ind nu end nogensinde før.

Disse problemer bidrager direkte til medarbejdernes overordnede lykke og velvære, som igen bidrager til dit teams kapacitet og produktivitet. Selvom fravær og tilstedeværelse måske ikke har virket som store bekymringer i fortiden, berettiger de vanskelige tider, vi lever i, et dybere blik på begge dele.

Over for hårde tider kan virksomheder enten synke eller svømme; og selvom der ikke er nogen garantier, er det at være modstandsdygtig bestemt et skridt i den rigtige retning. Hvis du ikke er begyndt endnu, er det tid til at tage et dybere kig på tilstedeværelse og fravær inden for dit eget kontor og teams, forstå, hvad det betyder for dig, og foretage de nødvendige ændringer nu.