Corona-pandemien har stoppet alle personlige begivenheder og store forsamlinger. Bryllupper, koncerter og sportsbegivenheder er alle blevet udskudt eller ændret for at forhindre spredning af sygdommen. Mens mange virksomheder og organisationer oprindeligt ændrede tidsplanen, er usikkerheden om, hvornår pandemien vil ende, stadig, hvilket giver anledning til flere spørgsmål om, hvordan man kommer videre.
Mens personlige begivenheder er udskudt, er antallet af virtuelle begivenheder steget voldsomt. For eksempel har firmaet 6Connex for virtuelle begivenheder set en stigning på 1.000 procent i deres virtuelle begivenheder siden starten af COVID, ifølge Forbes.
Der har været en strøm af kreativitet fra kunstnere og innovation fra virksomheder med at skifte til virtuel og skabe engagerende online programmering. Hvis du kæmper for at skifte fra offline til online med dine begivenheder, er her, hvad du behøver at vide om at komme i gang med virtuelle begivenheder.
Det første skridt til at være vært for en virtuel begivenhed er at vælge din platform. Mange af disse streamingtjenester eksisterede længe før pandemien, men de er alle blevet uhyre populære i kølvandet på COVID. Her er et par muligheder at overveje:
Som du kan se, tilbyder hver platform løsninger, der er specifikke for organisationens behov. Den mulighed, du vælger, afhænger af, hvordan du planlægger at udsende indholdet, antallet af deltagere, og hvor tilpasset oplevelsen skal være.
Virtuelle begivenheder kan være engagerende ligesom personlige begivenheder - og en måde at gøre dem engagerende på er at levere understøttende indhold til deltagere. For eksempel kan du oprette arbejdsark eller en fuld projektmappe eller endda sende en swag-taske ud til alle deltagere forud for begivenheden.
Dette understøttende indhold kan også deles med deltagere efter, så de har oplysningerne længe efter, at begivenheden slutter. For eksempel flyttede Adobe Summit sig fuldstændig virtuelt i år. Imidlertid delte virksomheden mere end 100 videoer på tværs af seks breakout-spor og gjorde dem gratis online bagefter. Dette gjorde det muligt for virksomhedsejere at få de oplysninger, de havde brug for, og se dem til tiden.
Glem ikke at sikre, at disse støttematerialer er let tilgængelige og tilgængelige. Det kan være en god idé at planlægge en e-mail til automatisk afsendelse efter begivenheden med en kopi af præsentationen, en optagelse af videoen og alle PDF-filer, grafik eller takeaway-indhold, som du ønsker, at folk skal have.
Hvis du er bekymret for at dele medier og bruge skærmdelingsfunktioner under dit arrangement, kan du oprette et par træningsløb med dit team. Dette vil hjælpe dig med at vænne dig til teknologien og fejlfinde problemer forud for den faktiske begivenhed.
Som enhver begivenhed skal du opbygge spænding omkring din virtuelle sammenkomst og opmuntre folk til at deltage. Du har måske ikke brug for et så stort marketingbudget, hvis du kun når ud til folk online, men du skal stadig opbygge en hype.
Overvej at skabe en følelse af eksklusivitet i begivenheden ved at begrænse antallet af deltagere eller skabe en "VIP-oplevelse" ved at tilbyde tidlig adgang, bonusindhold eller en-til-en møder med højttalere. Dette gør folk begejstrede, mens de driver billetsalg.
Du behøver ikke helt at genopfinde hjulet med din virtuelle begivenhed. Efterhånden som flere publikummer deltager i disse virtuelle møder, bliver de mere komfortable og lærer, hvad de kan forvente.
Overvej at deltage i et par begivenheder af konkurrenter inden for dit felt eller begivenheder af ikke-konkurrenter, som har et format, som du kan lide. Tag noter om, hvad der gør disse begivenheder fantastiske, og hvordan de kan forbedres. Du kan derefter skabe de bedst mulige virtuelle begivenheder for dit eget publikum baseret på, hvad der giver genlyd som godt eller ikke godt for dig. Giv deltagerne, hvad de er begyndt at elske ved virtuelle begivenheder, mens du sætter dit eget spin på det.
Som med alt nyt skal du være villig til at prøve, lave fejl og lære, mens du går. Den gode nyhed er, at da alle er nye med dette koncept, er dine deltagere sandsynligvis uvidende om de små fejl, der sker undervejs, og mere tilgivende over for dem, de bemærker. Tag det et skridt ad gangen, vælg din videoplatform, skab understøttende indhold, promover begivenheden og deltag i andre, så du kan lære og vokse med hver ny begivenhed, du afholder