Mange organisationer har været nødt til at genopfinde deres spillebøger i 2020, da de har tilpasset sig fjernarbejde uden tid til at planlægge eller vænne sig til en anden arbejdspladsmodel. En hindring, som mange virksomheder står over for, når de foretager denne overgang, er at tilpasse deres personlige møder til virtuelle omgivelser.
Antag ikke, at dine personlige mødeformater overføres godt til et virtuelt miljø. Mens en videokonference tilnærmer personlige møder, er det ofte svært at fastholde deltagernes opmærksomhed og engagement i dette format – mange af dine personlige møder vil være mindre nødvendige eller effektive på en fjern arbejdsplads.
Overgangen til fjernarbejde er det perfekte tidspunkt til at gøre status over din mødestrategi. I et kontormiljø bliver møder en standard – det er nemmere at få en kollega til at komme forbi dit kontor i 15 minutter for at finde ud af noget, i stedet for at sende e-mails frem og tilbage i en time. Virtuelle møder er sværere at planlægge, og det er sværere at vide, om du afbryder dine kollegers arbejdsgang.
Med målrettet eftertanke og bevidst handling kan du justere dit teams mødepraksis, så den passer til den nye, virtuelle normal. Her er tre måder at starte på:
Når folk flytter, tager de en vurdering af alle de ejendele, de ikke bruger mere, og bruger det som en tid til at gøre rent hus. Det samme er tilfældet med møder; de første møder, du bør skære ned, er dem, der ikke giver værdi for alle, der deltager.
Det er nyttigt at tænke over målet for hvert møde, og om det bliver opfyldt, især i fjerntliggende omgivelser. Hvis du har brug for at brainstorme ideer eller have en vigtig diskussion om virksomhedens kernefokus, kan et møde være den bedste mulighed. Men for mange mennesker holder møder, hvor ikke alle deltager, og den information, der diskuteres, kan fordeles anderledes.
Zoomtræthed er blevet et populært udtryk på det seneste, med god grund:folk har ikke energi til at sidde på videoopkald hele dagen. Som hovedregel skal virtuelle møder sandsynligvis være halvt så lange, som de var personligt.
Det hjælper med at holde møder kortere, men det er også afgørende at sikre, at ingen enkelt person taler uafbrudt for længe. Ellers er det ikke et møde, det er en monolog, og medarbejderne vil uundgåeligt holde op med at lytte.
På samme måde er det nyttigt at overveje den korrekte kadence for møder mellem ledere og direkte rapporter. På et kontor kan ledere få direkte rapporter til at slutte sig til dem til en 15-minutters check-in over kaffe hver morgen eller have timelange møder en gang om ugen. Når du leder et virtuelt team, vil du måske finde det bedre at skære ned og konsolidere disse møder. Dette hjælper med at rydde dine medarbejderes tidsplan for projekttid og undgå at øge træthed i videoopkald.
Videokonferencer giver folk mulighed for at holde fuldt interaktive møder på en virtuel arbejdsplads. Men det kan også skabe selvtilfredshed, vildlede ledere og ledere til at tro, at de kan tage deres personlige mødetilgange og blot overføre dem online.
De møder, der spilder mest tid for organisationer, er "opdateringsmøder". Opdateringsmøder er, når en enkelt eller et lille antal talere læser en masse information, ofte fra noter eller et delt PowerPoint-kort. Der er meget lidt diskussion eller interaktivitet i disse møder, og de kan ofte føles som spild af værdifuld tid, især i fjerntliggende omgivelser.
Selvom informationen er vigtig, skal du opdatere møder med indholdet på en så tør måde, at teammedlemmer er begrænset opmærksomme. Der er bedre måder at holde dit team i løkken og holde folk ansvarlige.
En af disse taktikker er et memo-system, senest populært af Amazon CEO Jeff Bezos. Hos Amazon kræver Bezos, at teammedlemmer opretter et skriftligt notat før hvert møde. Dette notat indeholder baggrundsmaterialet og relevant information til diskussion. Derefter distribueres notatet til alle deltagere i begyndelsen af mødet, og alle tager sig tid til at læse den relevante information individuelt, inden diskussionen begynder.
Vi har ændret dette system til et fjerntliggende miljø:Memoer udsendes før mødet, og medarbejderne forventes at ankomme forberedte og klar til at diskutere notatet. Notatet reducerer den nødvendige tid til mødet med mindst det halve, og produktiviteten og engagementet er meget højere.
For emner, der kræver flere nuancer, kan du overveje at erstatte et møde med en asynkron eller envejs video. Hvis du skal besvare et kompliceret spørgsmål eller give en detaljeret forklaring til en kollega, så overvej at bruge et par minutter på at optage en video af dig selv, der går gennem svaret eller deler en opdatering. Dette er ikke kun mere personligt end en e-mail, men det er også tydeligere – det sikrer, at vigtige ting som tone og kropssprog er inkluderet i dit svar. En asynkron video tager også kortere tid end et møde, både for afsender og modtager.
Sandheden er, at virtuelle møder er et helt andet spil. Men hvis du fokuserer på at begrænse unødvendige møder, bruge asynkron video, prøve et memosystem og forkorte de møder, du har, kan du holde møder i verdensklasse i et fjerntliggende miljø.