Da verden fortsat er afhængig af virtuelle og hybride begivenheder i kølvandet på COVID-19-pandemien, kan små og mellemstore virksomheder bruge denne overgang til deres fordel.
En virtuel begivenhed kan gøre løbe-af-the-mill affærer til engagerende begivenheder, der kan være endnu mere spændende end personlige sammenkomster.
For at opnå dette kan små til mellemstore virksomheder se til Broadway-shows for at få inspiration. Som enhver tilgang kræver det en masse planlægning på frontend for at sikre, at begivenheden opfylder organisationens mål.
Den bedste tilgang til at få folk til at deltage i dit arrangement er at gøre det til noget, de gerne vil deltage i. Ved at dele en overbevisende serie af show på forhånd vil potentielle deltagere vide, hvad de kan lære af begivenheden.
Verden er ved at blive mere vant til at deltage i begivenheder fra deres hjem, men enhver begivenhed skal skille sig ud fra andre elementer på en deltagers kalender. I betragtning af hvor kaotisk vores liv er i øjeblikket, er det nemt at multitaske under en session eller tune ud efter et par minutter, så giv ikke deltagerne den mulighed. Som det gamle ordsprog siger, "Du har kun én chance for at gøre et første indtryk." Gør det mindeværdigt.
Du er den bedste person til at definere din organisations historie. Så når du planlægger en begivenhed, skal du tage en ærlig vurdering af, hvad der virker, hvad der ikke gør, og hvilke områder der skal forbedres.
Sørg også for at se på det gennem deltagernes øjne. Overvej, hvor dine deltagere er, når de nærmer sig begivenheden. Hvad vil de have med, og hvad vil du have dem med? Hvilke beskeder skal de høre?
Skræddersy derefter begivenheden for at sikre, at din fortælling er klar. Hvis du ikke tager dig tid til at definere din historie, vil deltagerne gøre det for dig, og deres definition stemmer muligvis ikke overens med, hvordan du vil have dem til at se den.
Nogle virtuelle og hybride begivenhedsdeltagere er muligvis ikke bekendt med ins og outs af, hvordan disse begivenheder fungerer. Det er bedst at dele et stykke jord på forhånd for at dæmpe enhver frygt.
Lad deltagerne vide, hvordan de kan engagere sig og deltage. Sørg for at besvare eventuelle spørgsmål, som du har mistanke om. Sørg for, at de ved, hvad de kan forvente for at få fuldt udbytte af deres tidsinvestering.
Mens mange mennesker arbejder eksternt og ikke pendler til og fra kontoret, er deres tidskrav lige så store som nogensinde. For virksomheder, der afholder en virtuel eller hybrid begivenhed, betyder det, at deltagerne muligvis ikke er i stand til eller villige til at give deres udelte opmærksomhed i lange perioder.
Det er her Broadway kan tjene som guide; tænk på det som en kort produktion, der er vildt overbevisende og har uventede elementer.
Nøglen til succes er at holde talesessioner korte og til sagen. En måde at gøre dette på er ved at producere nogle elementer i en præsentation på forhånd for at sikre, at selve arrangementet forløber problemfrit. En lille smule produktion kan også få mindre arrangementer til at virke mere polerede og derfor større.
At rekruttere en dynamisk moderator kan være forskellen mellem en vellykket og mislykket begivenhed. Moderatoren vil være din organisations ansigt til begivenheden, så vælg dem med omhu.
Mange organisationer ser internt, især til deres ledelsesteams, for at finde nogen, der kan moderere. Der er ikke nødvendigvis noget galt i at vælge nogen på holdet til at moderere en begivenhed, men vær sikker på, at de er karismatiske og kan udføre begivenheden med den største velbehag.
Vær ikke bange for at se udadtil - til en kunde, sælger, partner, kunde eller berømthed - efter nogen, der kan være vært for og gennemføre begivenheden.
Med så mange mennesker begrænset til at arbejde eksternt, leder folk efter overraskelser. Om ikke andet er det en måde at hjælpe folk med at flygte fra hverdagens sløve.
Overvej at sende dem en gavepose med lækkerier i god tid, lige fra standardbegivenheder som kuglepenne og USB-drev til en flaske bobler, så alle kan nyde en skål.
Efterhånden som verden dukker op i "Next Normal" efter Covid-19, vil publikum tage de erfaringer med sig, de har lært under pandemien. På den måde vil de se deres engagementer med virksomheder i et nyt lys.
Pandemien har på mange måder udjævnet spillereglerne. Små og mellemstore virksomheder har mulighed for at nå ud til et større publikum, men det kræver, at de griber den mulighed, der nu er til rådighed, og producerer begivenheder, der er kreative, overbevisende og mindeværdige. Carpe diem!