Det er mere end et år siden, at den pandemiske nedlukning begyndte. Og i den tid har kontoret, ligesom hele verden, ændret sig - højst sandsynligt for altid.
Men de ændringer, vi har set til dato, er kun begyndelsen; flere er i horisonten. Dette var altid til stede i hele maj, da nyhedscyklussen fortsatte sin dækning af virksomheder og stater, der trak deres tilbagevenden til kontorplaner tilbage.
Når store virksomheder kæmper med at bringe medarbejdere sikkert tilbage til arbejdspladsen, har ejere af små til mellemstore virksomheder både fordele og ulemper. De er normalt mere agile og kan igangsætte forandringer hurtigere end deres større modparter, men deres budgetter og operationelle planer håndterer måske ikke uden videre pludselige skift.
Som et første skridt skal ejere af små virksomheder:
Når landet genåbner, er det vigtigt at erkende, at verden ikke kan vende tilbage til "business as usual."
Selv om en betydelig procentdel af befolkningen er vaccineret, er det ikke alle, der kan modtage vaccinen. Mens vaccinen og lempelsen af regeringsmandater vil forbedre komforten, vil mange mennesker forblive forsigtige i offentlige og gruppesammenhænge.
Det er ikke et spørgsmål om, at folk ønsker at vende tilbage til kontoret. I stedet handler det om, hvor trygge de føler sig på arbejdspladsen.
Til det formål skal virksomhedsejere udforske politikker, der begrænser eller reducerer deres kontorers kapacitet - selv om det kun er ud fra en overflod af forsigtighed. For at hjælpe med denne tilgang bør de implementere en distanceplanlægger, der bruger kunstig intelligens (AI) til at skabe siddeplaner, der inkorporerer sikre afstande, samtidig med at de udnytter et kontors reducerede siddekapacitet bedst muligt.
Før pandemien var det noget tabu at gå for dybt ned i en medarbejders nuværende helbred. Men spredningen af COVID-19 betyder, at mange ejere af små virksomheder bør tage en mere årvågen tilgang for at holde kolleger, der kan vise selv de mindste symptomer, væk fra kontoret.
Krævelse af helbredsundersøgelser – selvom det blot er et spørgeskema, der spørger, om nogen udviser symptomer på COVID – før man går ind på arbejdspladsen, vil blive mere og mere almindeligt. Centers for Disease Control and Prevention (CDC) har sagt, at fuldt vaccinerede mennesker ikke længere behøver at bære masker, men lokale regeringsmandater kan stadig kræve dem, og nogle virksomheder kan stadig kræve dem af en overflod af forsigtighed.
Det samme gælder for personlige møder. Midt i pandemien blev hold vant til videokonferencer og virtuelle sammenkomster. Selv hvis medarbejdere vender tilbage til at arbejde fra et enkelt sted, kan dagene med at proppe snesevis af mennesker ind i et lille mødelokale være forbi.
Til det formål bør virksomhedsejere overveje at implementere forskudte tidsplaner eller hybridkontorer, hvor nogle mennesker er personligt og andre fjerntliggende. Hvis alle ikke behøver at være på kontoret hver dag, er der ingen grund til, at de er det.
Teknologi i dag muliggør hybride arbejdsmuligheder, hvilket giver små virksomhedsejere mulighed for at holde antallet af ansatte på et sikkert og overskueligt niveau.
Den væsentligste ændring af pandemien er sandsynligvis medarbejdernes forhold til deres arbejdsplads. Som et resultat vil mange virksomheder henvende sig til teknologi, men enhver løsning skal have et praktisk formål.
Virksomhedsejere bør passe på, at de ikke falder i fælden med at vende sig til teknologi for dens skyld. I stedet skal de implementere løsninger, der er til gavn for alle - inklusive deres medarbejdere og kontor- og HR-chefer - og disse løsninger skal hjælpe dem med at operere i en post-pandemisk verden.
Løsninger såsom en visuel oversigt, automatiseret værelsesbooking eller bordbooking/hotelplanlægning skal gøre det muligt for medarbejderne at gå i gang med deres forretning og bevare produktiviteten, samtidig med at de eliminerer unødvendige personlige interaktioner.
Samtidigt skal løsninger give små virksomhedsejere og deres lederskabsfuldmægtige kontrol over, hvad medarbejderne kan og ikke må - uanset om de booker et bestemt værelse eller sidder for tæt på en anden kollega. Det handler også om de værktøjer, der letter bevægelse på kontoret og visualiserer forskellige grundplaner og scenarier.
Lige nu kan de truende ændringer virke monumentale. Men de ændringer, vi ser i dag, vil sandsynligvis forbedre kontoroplevelsen i de kommende år. Ikke al forandring er dårlig; virksomhedsejere bør omfavne det.
Hvis de gør det, finder de måske bare en bedre måde at gribe arbejdsdagen an på, og i processen vil de forbedre oplevelsen for alle.