Vi taler med en masse af mennesker hver dag om, hvilken software der passer til deres virksomhed, hvilket betyder, at vi her hos Software Advice forstår de problemer, som små og mellemstore virksomheder står over for.

Uanset om det handler om at finde ud af, hvordan du kan bringe din virksomhed online hurtigt for at redde den familieejede mælkebedrift, eller hjælpe dig med at finde planlægningssoftware for at sikre, at dine aftaler er mere organiserede, er vi her for at give råd . Uanset omstændighederne har vi sandsynligvis talt med nogen i en lignende situation som dig.

Ifølge en undersøgelse udført af Capterra finder kun 27 % af ejerne af små virksomheder software, der lever op til eller overgår deres forventninger uden at gå på kompromis. Denne statistik kan virke nedslående, men med ordentlig planlægning og nogle ekspertrådgivning kan du sikre dig, at du får den bedste software, der passer til din virksomhed.

Det er derfor, vi har besvaret nogle af de oftest stillede spørgsmål, vi får om software:

1. "Når du køber software, hvordan sikrer du dig, at du får den service, du har brug for, og ikke slangeolie?"
2. "Hvad er virkningen af ​​at træffe den forkerte softwarebeslutning?"
3. "Reducerer små virksomheder omkostningerne ved at indføre ny software?"

Vi vil også give dig nogle ekstra ressourcer, der kan hjælpe dig med at træffe den bedst mulige beslutning, uanset om det er at forstå, hvordan software fungerer, hvordan det er prissat, eller hvordan du forhandler den bedste kontrakt.

Spørgsmål #1:"Når du køber software, hvordan sikrer du dig, at du får den service, du har brug for, og ikke slangeolie?"

Du træffer en enorm købsbeslutning, der kan være forskellen mellem succes og fiasko for din virksomhed. Det er stressende, så det er vigtigt at føle sig sikker på, at du træffer den rigtige beslutning. Der er to måder at sikre dig, at du får en løsning, der hjælper med at skalere din virksomhed og ikke får solgt noget, der ikke kan levere.

Brug avancerede anmeldelsesfunktioner til at finde mere relevante anmeldelser fra folk i din branche

Brug anmeldelser fra dine jævnaldrende. Det er usandsynligt, at sælgere vil give noget negativt om deres produkt. Derfor er det afgørende at få en mening fra rigtige mennesker, der har brugt produktet.

Uanset om det er på softwarerådgivning eller et andet sted, vil du gerne gøre et par ting for at sikre, at du får mest muligt ud af de anmeldelser, du læser:

• Filtrer efter branche
• Filtrer efter virksomhedsstørrelse
• Læs de seneste anmeldelser først
• Hvis tilgængeligt, filtrer efter brugervenlighed, værdi for pengene, kundesupport eller funktionalitet 

Ved at filtrere sikrer du dig, at du ser meninger fra personer i en lignende situation som dig. Du kan finde ud af, hvordan det fungerede for dem, og om de funktioner, der betyder noget for dig, er succesfulde eller ej.

Det er også vigtigt at læse de seneste anmeldelser, fordi softwaren bliver opdateret regelmæssigt. En anmeldelse, der endda er to år gammel, kan være forældet på grund af fremskridt i funktioner eller et fald i kvalitet.

Få leverandører til at gennemgå din use case i en demo

Når du er på det stadie, hvor du er klar til at tale med softwareudbydere om deres produkt, er det tid til at lave nogle demonstrationer. Det er vigtigt at komme forberedt.

Ved at tage dig tid til at demonstrere de værktøjer, du overvejer, sikrer du, at dit valg passer bedst til din virksomhed. Den sidste ting, du ønsker, er at vælge software, bruge den i et par måneder og derefter gentage hele processen igen.

Dette er din chance for at stille specifikke spørgsmål vedrørende din virksomheds udfordringer, og hvilke softwarefunktioner der er bedst egnede til at imødekomme disse udfordringer.

Her er et par tips og tricks til at hjælpe dig under demoprocessen:

• Anmod om to demoer. En til dit lederteam og en til din IT-repræsentant, hvis du har en.
• Tilpas demoerne. Angiv to til tre realistiske use cases, du ønsker, at softwaren skal opnå, anmod om en gennemgang fra en kundes synspunkt, hvis det er relevant, og spørg, hvad der kan tilpasses baseret på dine specifikke behov.
• Gennemgå styrkerne. Bed udbyderne om at vise deres mest populære funktioner. Det er også en god idé at spørge om eventuelle kommende funktioner, de har planlagt.
• Spørg om deres mest succesfulde brugere:Find ud af, hvad deres mest succesrige kunder gør for at sikre, at de får mest muligt ud af softwaren. Hvis det lyder som om det kræver et fuldtids IT-team, for at det kan fungere optimalt, og det har du ikke, er det godt at vide tidligere end senere.

Tjek "Sådan skærer du igennem salgsargumentet i softwaredemoer", hvis du vil vide mere om, hvordan du bedst navigerer og taler med softwareudbydere.

Spørgsmål #2:"Hvad er virkningen af ​​at tage den forkerte softwarebeslutning?"

2020 og første halvdel af 2021 oplevede et hidtil uset behov for virksomheder til at komme online hurtigt for at overleve. Hvis du er en restaurantejer, der måske kun har tre ugers kontanter ved hånden, har du ikke råd til at implementere ny software flere gange. At træffe den forkerte beslutning kan være forskellen på, om din virksomhed forbliver åben og trives eller lukker ned.

Du kommer til at spilde penge, når du vælger forkert, men der er også anden- og tredjeordens virkninger at overveje. Forestil dig dette:Du har købt den forkerte software, og det har sikkert ikke været så dyrt ud fra et omkostningsperspektiv, men du skal også overveje den tid, du tabte på at undersøge, udvælge, forhandle, implementere og træne. Og du bliver nødt til at gøre det hele igen, når kontrakten for din fejlslagne softwareløsning er forbi.

Bundlinjen er, at alternativomkostningerne ved at tage fejl typisk er større end de faktiske softwareomkostninger.

Derudover er træning og at få buy-in fra dine medarbejdere et af de oftest oversete aspekter ved implementering af ny software. Det er lige meget, hvor godt softwaren passer til din virksomhed, hvis dit personale ikke bruger det korrekt eller overhovedet ikke bruger det.

I den anden ende af spektret har du måske et scenarie, hvor dine medarbejdere har taget softwaren til sig og bruger den til dets fulde potentiale, men du skal skifte software af en eller anden ikke-relateret årsag. Når du skifter til ny software, risikerer du at reducere dine medarbejderes tillid til din beslutningstagning. Det er meget sværere at få buy-in anden, tredje eller fjerde gang, du kræver, at dit personale lærer ny software.

Selv hvis den software, du implementerede, var relativt billig, eller endda gratis, mister du tid, penge og tilslutning fra dine medarbejdere.

Læs "3 måder at indsamle feedback fra medarbejdere til softwarevalg på for at få mere buy-in fra dit personale."

Spørgsmål #3:"Reducerer små virksomheder omkostningerne ved at indføre ny software?"

Ja, men hvis du kun tænker på omkostningsreduktion. du går glip af mange af fordelene. Omkostningsreduktion er en del af det, men fremragende software bør være en kraftmultiplikator, der hjælper dig med at forbedre og skalere og samtidig reducere omkostningerne.

Det er dog ikke magi. Du får ikke ny software, og pludselig falder dine omkostninger. Du kan faktisk få en stigning i omkostningerne på kort sigt, fordi du skal betale etableringsgebyrer, licensgebyrer og uddanne dit personale, men du skal tænke på langsigtede omkostningsreduktioner.

Lad os f.eks. sige, at du er en lille virksomhed og har fundet ud af, at det tager dig tid, kræfter og penge at administrere løn, så du beslutter dig for at anskaffe dig lønningssoftware. Den ekstra tid, du sparer med software, betyder, at dit lønpersonale har mere tid til at udføre arbejde af højere orden.

Faktisk siger 53 % af medarbejderne ifølge WorkMarkets 2020 In(Sight) Report, at de kan spare op til to arbejdstimer om dagen gennem automatisering, og 78 % af virksomhedsledere siger, at automatisering kan frigøres. op til tre arbejdstimer om dagen. Den simple kendsgerning er, at den automatisering, software tilbyder, gør din virksomhed mere effektiv og produktiv.

Du startede en virksomhed, fordi du så et behov i dit samfund. Du startede en virksomhed, fordi du har en passion for noget. Hvis du opdager, at du bruger timer om ugen på manuelle, gentagne opgaver, der ikke er relateret til din passion, vil du sandsynligvis brænde ud.

Med software har du i det væsentlige outsourcet disse opgaver og kan fokusere på det, du brænder for.

Den effektivitet og evne til at skalere går på tværs af din virksomhed. Når du har frigjort dit personale til at fokusere på problemer af højere orden, vil du være i stand til at gøre mere med mindre. Du ønsker altid at vokse din virksomhed hurtigere, end dit antal medarbejdere skal vokse, og at finde den rigtige software er en fantastisk måde at gøre det på.

For en primer om alle de måder, du kan spare penge på, når du køber software, kan du tjekke "Spar penge på software med disse købshemmeligheder."

Det behøver ikke at være svært at vælge den rigtige software til din virksomhed

At købe software kan være overvældende, og selvom omkostningerne ved en forkert beslutning kan være ødelæggende, kan valget af den rigtige software være en game-changer for din virksomhed.

Tjek nogle ekstra ressourcer om valg af software!