At træffe de bedste valg for din virksomhed kan betyde at ansætte en person, der bor i en anden stat, at indkvartere en medarbejder, der ønsker at flytte, eller at flytte en medarbejder på tværs af statsgrænser for at udvide din kundebase. For hver medarbejder uden for staten på din lønliste skal du gøre noget benarbejde for at forblive i overensstemmelse med de gældende skatte- og arbejdsformidlingsbureauer. Vejledningen nedenfor kan hjælpe dig i gang.
Denne artikel fokuserer på fjernarbejdere, der kvalificerer sig som W-2-ansatte, ikke uafhængige entreprenører, men det er en væsentlig sondring at foretage med det samme. IRS behandler typisk arbejdere som uafhængige entreprenører, hvis de kontrollerer, hvordan, hvornår og hvor arbejdet udføres, og hvis arbejdsgiveren kun leder det ønskede resultat af arbejdet. Ellers er de en W-2-medarbejder.
Bemærk, at dette ikke er en klippe-og-tør-definition, og fjernarbejde kan skabe grå områder. Men svaret vil afgøre, om din virksomhed tilbageholder statslig indkomstskat og betaler social sikring, Medicare og arbejdsløshedsskat. Virksomheder er typisk ikke forpligtet til at tilbageholde eller betale skat af løn til uafhængige entreprenører, men skal gøre det for W-2-ansatte.
IRS's uafhængige entreprenør- eller medarbejderside skitserer 3 brede kategorier - adfærdskontrol, økonomisk kontrol og type forhold - for at hjælpe dig med at vælge den korrekte arbejderklassifikation. Derudover kan statens love påvirke, hvordan du klassificerer og betaler dine arbejdere. Californiens Assembly Bill 5 (AB5) gør det for eksempel sværere for virksomheder at klassificere arbejdere som uafhængige entreprenører.
Når du er sikker på, at din fjernmedarbejder kvalificerer sig som en W-2-medarbejder, er det tid til at bestemme, hvor din fjernmedarbejder arbejder, og hvor de bor. En fjernmedarbejder bor muligvis i én stat og rejser for at arbejde i en anden, men du skal typisk tilbageholde og indberette skat i den stat, hvor din fjernmedarbejder arbejder. Hvis din virksomhed er baseret i Washington og har en fjernmedarbejder, der arbejder i Californien og bor i Nevada, for eksempel, vil du tilbageholde medarbejderens indkomstskat og betale statsarbejdsløshedsskat i Californien.
Du kan basere din tilbageholdelse af skat på din medarbejders selvangivne arbejdssted, hvis deres svar er rimeligt. Der er dog et par mulige undtagelser at overveje, herunder gensidige aftaler mellem stater og de minimis- eller undtagelsesregler.
Gensidige aftaler er mellem 2 nabostater, der tillader indbyggere i den ene stat at anmode om fritagelse for skatteindeholdelse i den anden (gensidige) stat. Gensidige aftaler forhindrer arbejdere i at indgive flere statslige selvangivelser. Hvis din medarbejders arbejdsstat og bopælsland har en gensidig aftale, vil du kun tilbageholde og indberette skat i deres bopælsstat.
Gensidighed er dog ikke et automatisk begreb. Medarbejdere skal anmode om, at du tilbageholder skat i deres hjemstat frem for deres arbejdsstat. Når din medarbejder giver dig deres statslige skattefritagelsesformular, skal du stoppe med at tilbageholde skat for deres arbejdsstat og begynde at tilbageholde skat for deres hjemstat. Gem disse statslige skattefritagelsesattester i dine virksomhedsregistre, hvis din medarbejders arbejdsstat reviderer din virksomhed.
Hvis din medarbejder i staten arbejder i en anden stat på et meget begrænset grundlag, er de muligvis ikke underlagt den anden stats indkomstskat. De minimis- eller undtagelsesregler definerer en tærskel (såsom et maksimalt antal dage brugt på at arbejde i staten eller dollarbeløbet for arbejdsindkomst), som, når det overskrides, kræver, at en arbejdsgiver begynder at tilbageholde statsskat.
De fleste medarbejdere, der arbejder i en stat, overskrider de minimis-tærskler, og lovene kan variere meget fra den ene jurisdiktion til den næste. Det er derfor vigtigt at kontakte den statslige skatteafdeling på din medarbejders arbejdsplads for statsspecifik vejledning.
Håndtering af løn for medarbejdere, der arbejder og bor andre steder, kan være det mest komplekse aspekt ved at opbygge et eksternt team. Heldigvis er der professionelle tjenester, der kan hjælpe.
Lønudbydere kan hjælpe din virksomhed med at overholde lønskattelovgivningen og indgive kildeskatteangivelser. Automatisering af din lønproces hjælper dig også med at betale det korrekte beløb i skat og undgå at gå glip af vigtige forfaldsdatoer. De fleste lønudbydere vil bede dig om at registrere dig hos Department of Labor og få dit job skatte-id, så de kan tilbageholde og eftergive skat som din repræsentant.
At have en medarbejder, der regelmæssigt arbejder i en stat, er ofte nok til at udløse "fysisk tilstedeværelse"-nexus-regler - selvom retningslinjerne kan variere fra stat til stat. Nexus er, når din virksomhed har en stærk nok forbindelse med en anden stat til at være ansvarlig for deres indkomst- og salgsskat.
At besøge Department of Revenues websted i din medarbejders arbejdstilstand kan give nogle svar – men hvorvidt din virksomhed har nexus eller ej, er sandsynligvis et komplekst spørgsmål og kan omfatte behovet for at registrere sig som en udenlandsk virksomhed og udpege en registreret agent i den stat, hvor din fjernmedarbejder arbejder. Møde med din skatteekspert eller CPA kan hjælpe dig med at forstå og holde styr på dine registrerings- og skatteforpligtelser.
Det er også vigtigt at lære om lokal arbejdslovgivning i den jurisdiktion, hvor din fjernmedarbejder arbejder, såsom minimumslønkrav og obligatoriske pauser. Arbejdsministeriets arbejdsgivervejledning er en fremragende ressource om dette emne.
Den stat, hvor din fjernmedarbejder arbejder, vil sandsynligvis kræve, at du tilmelder dig arbejdsløshedsforsikring gennem det statslige arbejdsløshedsforsikringsprogram. Hvis du undlader at gøre det, kan din virksomhed blive udsat for bøder og gebyrer for manglende overholdelse af statens love om arbejdsløshedsforsikring.
Næsten alle stater kræver, at arbejdsgivere har en arbejdsskadeforsikring, som beskytter din medarbejder i tilfælde af jobrelateret skade eller sygdom. Du kan tilmelde dig enten gennem en kommerciel udbyder eller din stats arbejdsskadeforsikringsprogram. For at få mere at vide, kontakt medarbejdernes kompensationsembedsmand i den stat, hvor din medarbejder skal være på jobbet.