Skatte- og virksomhedsformularer, du skal bruge for at starte en lille virksomhed

At finde de rigtige skatte- og virksomhedsformer til at starte din virksomhed kan være lige så simpelt som en Google-søgning, men nogle forberedelser kan spare dig tid.
Hvis du ikke indberetter din virksomheds skat korrekt, risikerer du at pådrage dig massive bøder eller helt at miste virksomheden.
Søg hjælp fra en skatteekspert for at sikre, at du indgiver de rigtige skatteformularer og betalinger.

Når du starter en virksomhed, er der én ting, du skal have styr på, når pengene begynder at rulle ind – skatter. At drive forretning i USA uden korrekt styring af dine skattebetalinger til den lokale, statslige og føderale regering kan resultere i massive bøder, vedvarende banktilhold eller endda regeringen, der træder ind for at lukke dig ned.

Uanset om du starter en ny virksomhed ved det nye årsskifte eller ser frem til din første kvartalsvise skattebetaling, er dette øjeblik afgørende for en lille virksomhedsejer. Afhængigt af hvordan din virksomhed er organiseret, kan du have andre skattekrav end andre virksomheder. Uanset om du er en LLC, et partnerskab eller et S-selskab, vil du altid betale skat, mens du går, og rapportere indkomst, efterhånden som du tjener den gennem skatteåret.

Selvom der er utallige eksperter og fagfolk til at hjælpe dig med at navigere i din virksomheds spæde måneder, har vi samlet nogle tips og føderale formularer, som du kan adressere lige nu for at sikre, at din første eller næste kvartalsvise skattebetaling går glat.

1. Strukturer din virksomhed.

Måske har du allerede gjort dette trin, men for dem, der ikke har, er det lige så vigtigt at etablere din virksomheds struktur som at finde en placering og et navn til din virksomhed. Der er mange forretningsstrukturer at vælge imellem, men de fleste små virksomheder etablerer sig som et aktieselskab (LLC), en enkeltmandsvirksomhed eller et partnerskab af en eller anden art.

Der er adskillige skattemæssige, økonomiske og juridiske fordele til hver type virksomhedsenhed, så det er vigtigt at finde den rigtige konfiguration til din virksomhed. Du bliver nødt til at indgive ansøgning i den stat, hvor din virksomhed skal operere. Den føderale Small Business Association (SBA) kan hjælpe dig med at bestemme, hvor og hvordan du kan gøre det i din stat.

Som et partnerskab vil du sandsynligvis udfylde formular 1065 hos IRS, mens virksomheder indsender formular 1120. Hvis du vil indsende som et S-corp, skal du indsende formular 2553 og derefter årligt indsende en 1120S. Enkeltmandsvirksomheder og selvstændige skal indsende en 1040 Schedule C eller 1040 C-EZ, selvom sidstnævnte kræver, at du tjener et overskud, har udgifter, der ikke er større end $5.000, har ingen ansatte eller varelager og ikke trækker eller kræver afskrivningen af dit hjem.

Husk også, at hver type enhed indgiver sin skat til IRS på forskellige tidspunkter, hvor partnerskaber og selskaber som regel indgiver ansøgning den 15. marts og enkeltmandsvirksomheder og enkeltmands-LLC'er indgiver den 15. april.

2. Få et statsligt og føderalt skatte-id.

Selvom den føderale regering ikke bliver involveret i din virksomheds struktur, vil den slutte sig til din stat og have brug for et virksomhedsskatte-id fra dig. Virksomheder er forpligtet til at have disse numre, også kendt som arbejdsgiver-identifikationsnumre (EIN'er), for at betale skat.

For at få et EIN til din virksomhed skal du ansøge hos din stats skatteafdeling. Mens du er der, kan du også indsende din SS-4 for at dække dit føderale krav.

3. Dæk alle dine medarbejdere.

Hvis du har nok forretning til, at du har brug for ansatte til at hjælpe dig med at drive den, skal du indsende en række forskellige skatteformularer baseret på deres ansættelsesstatus.

Uanset hvor mange mennesker du ansætter i starten, sagde Anthony Mezzasalma, en CPA med Mezzasalma Advisors, at du straks skulle overveje at tage kontakt med en lønudbyder. Disse virksomheder hjælper dig med at håndtere ting som kvartalsvise indberetninger af lønskat, W-2-formularer og andre vigtige aspekter af ledelse af et personale. At automatisere noget af processen, sagde Mezzasalma, hjælper med at sikre, at du ikke falder i stykker med lov om lønskat.

Hvis du kun ansætter et lille personale og føler dig sikker på dine evner, skal du dog huske at indsende W-2:Løn- og skatteopgørelsesformularer for hver medarbejder, der modtager løn, løn eller anden form for kompensation. Denne formular rapporterer lønninger eller gager, som din virksomhed betaler til ansatte for kalenderåret, samt de skatter, der tilbageholdes fra dem. Det rapporterer også FICA-skatter til Social Security Administration. Mens du kan indsende dem til IRS, kan du også indsende dem via den føderale Social Security Administrations hjemmeside. Denne formular skal indsendes senest den 31. januar.

Hver medarbejder skal også udfylde Formular W-4:Employee's Withholding Allowance Certificate for at notere eventuelle fradrag, de vil have fratrukket, og hvor meget skat, de vil have tilbageholdt i deres løn. Ideelt set er det det nøjagtige beløb, der skal betales på en medarbejders 1040-formular ved årets udgang, selvom beløbene ofte ikke stemmer overens.

4. Vær opmærksom på dine entreprenørers skattekrav.

Hvis du har til hensigt at ansætte uafhængige entreprenører eller leverandører, skal du indsende formular 1099-MISC. Påkrævet for alle, du betaler mindst $600 om året, kan denne formular også bruges til at rapportere ethvert "direkte salg af mindst $5.000 af forbrugerprodukter til en køber til videresalg andre steder end en permanent detailvirksomhed," ifølge IRS. Når den er indgivet inden fristen den 15. marts, sendes 1099 ud som tre kopier, hvor virksomheden, den enkelte og IRS hver får en.

Du skal bruge alle personer, der er omfattet af en 1099, for også at indsende formular W-9:Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Mezzasalma advarer om, at W-9, der skal leveres den 31. januar, er utrolig vigtig for at sikre, at din virksomhed overholder den føderale skattelovgivning.

"Jeg foreslår, at [nye virksomhedsejere] ikke betaler nogen leverandør, før de er i besiddelse af W-9-formularen, da disse er meget sværere at få bagefter," sagde han. "Dette trin er vigtigt, fordi der er sanktioner for ikke at udstede 1099-formularer, når du skal."

5. Tag sundhedsforsikring i betragtning.

Ud over dine ansattes løn eller din personlige indkomstskat som virksomhedsejer, vil du have andre former, hvis du sørger for sygeforsikring eller pensionsordninger.

Efter vedtagelsen af Affordable Care Act skal virksomheder være opmærksomme på Form 1095-B eller 1095-C, afhængigt af hvor mange ansatte de har. Disse formularer er påkrævet, hvis din virksomhed tilbyder sygeforsikring som en fordel for medarbejderne. Undladelse af at indsende disse formularer vil medføre bøder fra regeringen.

Andre skatteposter for små virksomheder at bemærke

Den amerikanske skattelov er en labyrint, der kræver mange års studier for at forstå. Enhver virksomheds skattefejl kan føre til store økonomiske problemer og endda påvirke dit personlige liv. Du kan tage yderligere skridt for at undgå disse problemer.

Det er vigtigt at åbne en virksomhedsbankkonto og holde dine forretningsbøger og optegnelser adskilt fra din personlige økonomi. Det sidste punkt er vigtigt, sagde Mezzasalma, da IRS kræver separate optegnelser for virksomheder. Det er også en god praksis, fordi det "hjælper med at sikre, at der ikke er nogen savnede indtægts- og udgiftsregistreringer."

Det er bydende nødvendigt at holde din virksomheds skattedeadlines lige, især da IRS har rykket nogle af dem op for at bekæmpe identitetstyveri.

"IRS fik det så at sige til at regne ved hurtigt at udbetale selvangivelser uden at verificere oplysningerne," sagde Mezzasalma, hvilket førte til, at svindlere indgav falske selvangivelser i andres navne. "Nu vil IRS have oplysningerne tidligere, så de kan gennemgå alle oplysningerne og bekræfte dem, før de udbetaler returneringerne."

Den bedste måde at undgå manglende skatteskemaer eller frister på er at overlade skattekravene til de professionelle. Hvis du hyrer en revisor, kan de sikre, at du aldrig går glip af en deadline og altid forbliver i overensstemmelse med føderal og statslig lovgivning.

Hvis du har lyst til at betale din egen virksomhedsskat, opfordrer Mezzasalma dig til at overveje at købe regnskabssoftware for at holde dine optegnelser ved lige.