Som virksomhedsejer er sikring af kunder sandsynligvis din topprioritet. Men det er svært at vinde potentielle kunders tillid med det samme uden mulighed for at vise frem for at fortælle. Et forretningsforslag er dog en effektiv måde at præsentere dig selv for potentielle forbrugere.

Forretningsforslag, der ikke skal forveksles med forretningsplaner, giver dig chancen for at forklare, hvem du er, og hvad du tilbyder i et enkelt dokument. At skabe en kræver tid og omtanke, men det er vigtigt for enhver virksomhed. Her er alt, hvad du behøver at vide om at skrive et forretningsforslag.

Hvad er et forretningsforslag?

Før du underskriver en kontrakt, vil du gerne sikre dig, at du og din klient er på samme side. Formålet med et forretningsforslag er at diskutere og forhandle begge siders behov, sagde Crystal Richard, præsident for Crystal Richard &Co.

"Et forretningsforslag sikrer, at både du og den potentielle kunde er godt klar over omfanget af det arbejde, du forhandler, og alle opgaver, mål og resultater inden for det," sagde Richard. "Afhængigt af niveauet af dit servicetilbud er det utrolig vigtigt at være klar over, hvad du vil gøre for kunden, og hvad du ikke gør."

Der er to typer forretningsforslag:opfordrede og uopfordrede.

"Et anmodet forretningsforslag følger typisk en indledende e-mail eller telefonsamtale, hvor en potentiel kunde har udtrykt interesse for at arbejde med dig," sagde Richard. "De har åbent fortalt, at de er interesserede i dine tjenester og gerne vil have mere information."

En potentiel kunde kan bede om et anmodet forslag gennem en anmodning om forslag (RFP). Dette er typisk et lettere tilbud at sælge, da kunden allerede er interesseret i din virksomhed.

Et uopfordret forslag, også kendt som et koldt forslag, præsenteres for en mulig kunde, som ikke har bedt om eller forventet et, tilføjede Richard. Det er dit ansvar at nå ud og vække deres interesse for dine produkter eller tjenester.

Sådan formateres dokumentet

Du vil have, at dit forslag skal være så kortfattet og organiseret som muligt. Bplans anbefalede at formatere dokumentet i denne rækkefølge:

• Titelside
• Indholdsfortegnelse
• Sammendrag
• Erklæring om problem, problem eller opgave
• Fremgangsmåde og metode
• Kvalifikationer
• Tidsplan og benchmarks
• Omkostninger, betaling og juridiske forhold
• Fordele

Der er dog ikke et format, der passer til alle, du skal følge, og layoutet kræver ikke strenge kategorier. For eksempel inkluderer Jessica Lawlor, præsident og administrerende direktør for Jessica Lawlor &Company, typisk et resumé af hendes virksomhed, hvem ledelsesteamet er (inklusive billeder med en biografi), hvorfor en klient skal vælge hende, hvordan hun kan være behjælpelig ( pakke- og prismuligheder), en tidsramme og yderligere bemærkninger.

"Jeg holder mine forslag korte og konkrete," sagde hun. "Et forslag er beregnet til at fungere som en samtalestarter, ikke et alt- og slutdokument. Mine forslag er typisk ikke mere end fire sider lange.”

Richard rådede til at gemme dit dokument som PDF, før han sendte det til kundeemner. På den måde behøver du ikke bekymre dig om, at din formatering eller design ser anderledes ud hos kunden.

Hvad skal inkluderes

Tilgængelighed. Sørg for, at dine kunder ved, hvornår og hvor ofte du vil være tilgængelig for at tilbyde dine tjenester til dem. De er sandsynligvis ikke dine eneste kunder, så ved at planlægge dig selv med hver klient vil du sikre, at du er lige dedikeret over hele linjen.

"Dette holder dig ikke kun ansvarlig, men det sikrer også, at kunden ved, hvor meget af din tid de får," sagde Richard. "Især hvis du har andre kunder, vil du ikke have, at en tror, ​​de har dig 40 timer om ugen, mens du i virkeligheden kun arbejder på deres konto i 10."

Opdeling af gebyrer. Forpligt dig ikke til en klient, før du sorterer i omkostningerne. Diskuter, hvad der er inkluderet i dine gebyrer, ekstra omkostninger, fakturering osv., sagde Richard.

For eksempel, som PR-professionel, inkluderer Richard ikke omkostningerne ved at distribuere på en nyhedsledning i sit honorar. Det er vigtigt for kunderne at forstå, at det, hvis de er interesseret, koster ekstra.

Udløbsdato for forslaget. Detaljer ændres, fra omkostninger til tjenester. Dit nuværende forretningsforslag er muligvis ikke relevant i de kommende måneder eller endda uger. Gør dette kendt i dit dokument.

"På denne måde kan en potentiel kunde ikke vende tilbage til dig tre eller seks måneder senere og forvente den samme pris," sagde Lawlor. "Jeg medtager typisk en udløbsdato på to til tre uger fra forslaget er sendt - det lægger også lidt pres på den potentielle kunde for at træffe en beslutning, da den nye forretningsproces nogle gange kan tage lang tid."

Yderligere tips

Mød først personligt. Et formelt møde vil give din kunde en chance for at blive fortrolig med dig, før du blindt dykker ind i en forretningskontrakt.

"Et forslag bør efter min mening aldrig være det første kontaktpunkt," sagde Lawlor. "Jeg sender et forslag til en potentiel kunde efter en indledende samtale og sikrer, at projektet ser ud til at passe godt i begge ender. På det tidspunkt har den potentielle kunde allerede en idé om min personlighed, og hvad min virksomhed kan tilbyde.”

Mens et forslag introducerer dig og dine produkter eller tjenester, er der intet, der slår en personlig konsultation.

Enkelhed er nøglen. Dit forslag behøver ikke at være et omfattende overbevisende essay eller kunstprojekt. Faktisk er det bedre at holde det kortfattet. Richard udtalte, at den bedste feedback, hun har modtaget, var for forslag, hvoraf hun fokuserede på kvalitet frem for kvantitet og fjernede yderligere fnug.

Tilføj et personligt præg. Når du præsenterer dit dokument, så udtryk dig selv og din virksomhed på måder, der adskiller dig fra andre. Uanset om det er at udnytte dine finurlige designevner eller at udtrykke din karakter i en samtaletone, så forpligt dig til din egen personlighed.

"Jeg sørger for, at den første side af hvert forretningsforslag, jeg opretter, er varmt velkommen om, hvordan jeg er begejstret for ideen om at arbejde sammen, hvad jeg elskede mest ved vores indledende samtaler op til forretningsforslaget, og selvfølgelig , jeg indsætter et par sjove one-liners, der passer til mit branding, så de får en sand idé om min personlighed, og hvorfor jeg er anderledes,” sagde Richard. "Vis dem, hvad der gør dig speciel."

Vis, hvad du har, uden at give det væk. Du kan fremvise din succes ved at vise tidligere arbejde, du har udført for kunder. Lawlor bemærkede, at dette giver en idé om, hvad du kan gøre uden åbent at dele din proces.

"Vær ikke bange for at fremvise dine succeser, selvom det føles lidt pralende," sagde hun. "Dette er din tid til at skinne og vise en potentiel kunde alt, hvad du har gjort og alt, hvad du kan gøre på deres vegne. Nu er det ikke tid til at holde tilbage eller være ydmyg.”

Planlæg et opfølgende opkald. At nå ud efter at have delt dit forslag er afgørende for at sikre kunderne. På den måde kan du afklare eventuelle spørgsmål, de har, afklare din prissætning og sælge din virksomhed yderligere.

"Det er nyttigt, hvis du kan planlægge et opkald til den dag, du sender forslaget," sagde Lawlor. "På denne måde kan du gå gennem sektionerne af forslaget og forklare emnerne mere detaljeret, før en potentiel kunde graver ind på egen hånd."