Hver virksomhed har to primære parter, en køber og en sælger, uanset branche. En virksomhed holder styr på sin beholdning og salg ved at bruge en indkøbsordre og faktura. Da disse dokumenter ligner hinanden i mange aspekter, er der ofte forvirring.
Det er et juridisk dokument mellem en køber og sælger, som er iværksat af køber. Hvorimod en faktura er et salgsdokument, der anmoder om betaling for de solgte varer.
Købsordren er fra køber til sælger, der anmoder om materialer til en pris fastsat af sælger. Den indeholder følgende punkter:
En indkøbsordre oprettes, før salgsfakturaen sendes, da den definerer kravene til salg. At have et ordentligt indkøbsordresystem vil hjælpe ledelsen med at holde styr på bestilte, afsendte og modtagne, men ikke fakturerede lagerbeholdninger. Med moderne teknologier på plads er indkøbsordrer nu blevet computeriserede og giver mulighed for bedre betaling og lagersporing.
Behandlingen af ordren foregår i tre trin:
Køber forudsætter ordren elektronisk gennem deres indkøbsafdeling. Det indeholder normalt alle detaljer vedrørende ordren. Alle købere skal udfylde felterne for hvert stykke data på computeren og sende det til sælgeren.
Når køberen har afgivet indkøbsordren, behandler sælgeren ordren. Ordrernes status på sælgers side forbliver i gang indtil leveringen af produktet. Når forsendelsen fysisk når købers lager, sammenlignes indkøbsordren med lagerbeholdningen, og den faktiske lagerbeholdning ankommer. Så markeres PO'en som processer og afventer betaling.
Leverandører bruger disse ordrer til ordreopfyldelse og betalingsprocessen. Efter modtagelsen af betalingen og forsendelsen, bruger sælgeren ordren fuldstændigt deres beholdning. Ofte tager sælger sammen med elektronisk input også en papirkopi til manuel kontrol af forsendelsen. Hvis ordren er ubetalt, angives betalingspåmindelsesdatoer og -frist samt returdato.
Køber bruger en indkøbsordre, når de ønsker at købe forsyninger eller lager på kredit. PO tjener også som risikobeskyttelse i tilfælde af enhver tvist. Det har også en betydelig del i lager- og betalingssporing. Det hjælper leverandørerne med at sammenligne den afsendte og bestilte beholdning for den nøjagtige status. Leverandørerne kan spore de betalinger, de har modtaget for specifikke ordrer. Købere opbevarer også papirkopier af indkøbsordren for at overvåge rettidig modtagelse af varerne.