I et forretningsmiljø, hvor fysiske varer sælges eller købes, er det vigtigt at have et lagerstyringssystem. Disse lagerstyringssystemer opdeles i to hovedkategorier, kaldet evighedssystemer og periodiske systemer. De periodiske og evige lagersystemer er forskellige metoder til at spore mængden af varer ved hånden.
Det periodiske lagersystem er afhængigt af en lejlighedsvis eller rettidig fysisk optælling af lagerbeholdningen for at bestemme lagerniveauet og omkostningerne ved solgte varer (COGS). Under periodisk opgørelse opdateres lagerkontoen og COGS-kontoen rettidigt – dette kan være en gang om måneden, en gang i kvartalet eller en gang om året.
Det evige lagersystem holder løbende styr på lagersaldi og kræver meget mere registrering at vedligeholde. Når et produkt modtages eller sælges, foretages opdateringer automatisk. Køb og returnering registreres straks på lagerkontoen. Perpetual inventory system bruger digital teknologi til at spore inventar i realtid.
Når det kommer til et periodisk system, beregner registreringerne relateret til omkostningerne ved solgte varer i generelle journalposter. Et evigt system vil dog opdatere regnskabet gennem hele regnskabsperioden.
En anden forskel mellem evigvarende og periodisk lagersystem er indkøbene. Når du kigger på et periodisk system, føres en enkelt post ind på købskontoen og det samlede købsbeløb. På den anden side vil de evige systemer registrere den samlede mængde af købte aktier sammen med registreringen af det samlede antal enheder, der er blevet købt.
Ved brug af et periodisk system er en enkelt post for salgsbeløbet og varerne, der afspejler dette. Men når det kommer til et evigt system, vil der blive optaget to poster. Den første post vil referere til salgsbeløbet, og den anden post vil referere til prisen på solgte varer.
Det periodiske system vil beregne omkostningerne ved solgte varer, når lageroptagelsen finder sted ved hjælp af beregningen som nævnt ovenfor. Så kommer et enkelt beløb ind i bookingen. Men når det kommer til et evigt system, opdateres prisen på solgte varer hver gang et salg finder sted.
I et periodisk system skal du indtaste de afsluttende poster for at vise prisen på varer på udsalget. Dette hjælper dig med at forstå, hvad der er tilbage i dine hænder. Et evigt system vil dog opdatere regnskabet løbende. Derfor vil der ikke blive registreret nogen afsluttende poster.
Når det kommer til et periodisk system, er transaktionerne ikke log på et enhedsniveau. Som følge heraf er det ret udfordrende at undersøge de transaktioner, der er forbundet med fejl i opgørelsen. Et evigt system vil dog registrere hver transaktion pr. lagerenhed, hvilket hjælper dig med at forstå fejlene.
Den sidste forskel mellem evigt og periodisk lagersystem handler om lageromsætningshastigheder. De finansielle indikatorer spiller en væsentlig rolle, når man skal bestemme et produkts succes. Det periodiske system giver dog ikke en klar idé om, hvordan man beregner lageromsætningshastigheder. Den registrerer kun omkostningerne ved solgte varer i intervaller. Et evigt system vil dog være i stand til at give dig et nøjagtigt overblik over lagerdata til enhver tid.
Disse nøgleforskelle gør det klart, at det evige opgørelsessystem er langt bedre end det periodiske opgørelsessystem. Et evigt opgørelsessystem foretrækkes i dag frem for det gamle system med periodisk opgørelse. Et periodisk system kan dog fungere i tilfælde, hvor lagerbeholdningen er meget lille. I den situation har du ikke brug for detaljerede lageroptegnelser, og du kan gennemgå det visuelt.
<
>> Næste indlæg – Ulemper ved evig inventar