Tvister er ofte en hindring, som en virksomhed står over for i ny og næ. Der er mange slags tvister som kvalitetstvister, fakturatvister, leveringstvister, administrationstvister og mange flere. I alle disse forekommer fakturatvisten hyppigere. Små virksomheder er for det meste afhængige af pengestrømmen, der genereres fra deres fakturaer, så en omstridt faktura kan føre til en blokering i forretningsdriften.
En fakturatvist er, når en kunde nægter at betale det angivne beløb på fakturaen med henvisning til uoverensstemmelser. Uoverensstemmelsen kan være en af følgende årsager:
Denne tvist opstår, når der er et produktuoverensstemmelse. Kundens forventning og virksomhedens levering af produktet ville ikke have matchet. Så klienten vil nægte at betale det angivne beløb med henvisning til denne grund. Nogle gange, selvom kunden oprindeligt ville have bestilt det pågældende produkt, kan de have en tendens til at ændre mening, så det kan hjælpe med at løse denne tvist at holde en grundig fortegnelse over samtalerne mellem klient og leverandør.
Hvis virksomheden leverer tjenester, er det almindelig praksis at fakturere kunden for deres tid. Så tjenesteudbyderen skal informere klienten på forhånd om, at de vil blive opkrævet for tiden. Fakturatvister kan forekomme, når kunden nægter at betale for den tid, virksomheden har brugt for dem. En registreret timeseddel vil løse denne form for situation.
Oftest denne form for faktura-tvist er mest almindelig, da klienten og sælgeren vil prutte om spørgsmålet om prisen for tjenesten eller produktet. Dette problem løses normalt, når klienten og sælgeren når frem til en mindelig løsning ved at tale ansigt til ansigt. Hvis ikke, er der proceduren for fakturatvist mulighed.
I henhold til loven om fakturatvist i de fleste lande skal sælgeren have besked om uoverensstemmelsen inden 21 dage efter modtagelse af fakturaen. Kunden skal sende en e-mail med fakturaen vedhæftet sælgeren med begrundelsen for at afvise betalingen for fakturaen. Hvis kunden har talt med en person, skal datoen for kommunikationen, personens stilling og detaljerne i samtalen medtages.
Næste trin er fakturakorrektionen, hvor kunden skal vedlægge fakturaen med et fakturareturbrev med angivelse af årsagen til returneringen og den korrektion, der forventes fra sælgers side. Kunden skal opbevare en kopi af dette brev og faktura. Der er mange faktureringsfejl, som virksomheden bør undgå, før de sender dem til deres kunder.
Når først fakturaen er modtaget, kan sælgeren iværksætte afhjælpende handling mod faktura-tvisten .
Enhver virksomhed bør føre optegnelser over alle e-mails og andre korrespondancer sammen med fakturaoplysningerne om tid, omkostninger og andre faktorer. Denne registrering vil hjælpe i tilfælde af, at kunden rejser en fakturatvist. Optegnelserne vil fungere som bevis, når sælgeren afviser kundens krav.
Manglende klarhed i betalingsbetingelser fører ofte til fakturatvister. En af de effektive måder at håndtere denne situation på er at specificere salgsvilkårene tydeligt på hver faktura. At sende påmindelser til kunder, når forfaldsdatoen for regningen nærmer sig, kan sikre rettidig betaling.
Tilbud eller overslag er ikke fakturaer. Fakturaer er der, hvor kunderne faktureres, og tilbud giver et groft skøn over, hvor meget produktet eller tjenesten vil koste. At sende et tilbud eller et overslag hjælper sælgeren med at kende kundens nøjagtige forventninger, og ved at få deres godkendelse af tilbuddet kan sælgeren mindske risikoen for omtvistede fakturaer.
Når du modtager en bestridt faktura, betyder det ikke nødvendigvis, at kunden har ret, og at leverandøren tager fejl eller omvendt. Når man diskuterer spørgsmålet, skal sælgeren forblive rolig og holde sine følelser i skak, da det undgår eskalering af sagen. Ved at undersøge alle fakta omhyggeligt, vil det være meget lettere at nå frem til en mindelig løsning. I tilfælde af en fejl bør leverandøren acceptere og træffe korrigerende foranstaltninger, da det hjælper med at opbygge tillid.
At investere i god faktureringssoftware er godt for virksomheden. Der er meget faktureringssoftware tilgængeligt på markedet som ZapERP, der automatisk beregner og sender fakturaer til kunderne. Softwaren kan spare tid og penge, når det kommer til faktureringstvister. ZapERP har funktioner, hvor du kan designe dine egne faktureringsskabeloner eller bruge de tilgængelige tilpassede skabeloner.
Håndtering af fakturaer og regninger bliver nemmere med ZapERP. Nyd den kraftfulde integration af ZapERP med Xero og oplev nemmere e-handelsfakturaer og regningshåndtering. Al Xero fakturering og fakturering kan administreres godt med denne software. Tilmeld dig gratis!
Bundlinje:
At tackle spørgsmålet om omstridte fakturaer er en af de største udfordringer, som små virksomheder står over for. At løse dem hurtigt kan hjælpe med at genvinde pengestrømmen og vinde kundens tillid. Ved tydeligt at nævne vilkår og betingelser og med regelmæssig opfølgning kan virksomheder forvente rettidig betaling fra kunderne og også mindske risikoen for fakturatvister.
Vores venner fra Hubstaff har også en interessant artikel om 'De 11 måder, hvorpå din virksomhed kan drage fordel af Geofencing'. Ganske nyttigt, hvis du gerne vil binde din arbejdsstyrke med fakturering.
Billedkreditering:
Moneycrashers
WikiHow
Forretningsrådgivning