Som navnet angiver, starter denne proces med ordren og slutter med betalingen. Ordre-til-kontant-cyklussen dækker hele processen, startende fra ordreafgivelsen og slutter efter betalingen. Når du har opdateret regnskabet, afsluttes processen.
Det kaldes også O2C eller OTC. Under investormøde eller ethvert andet møde på kontoret, vil du høre disse to udtryk meget. Ledelsen bruger disse udtryk meget, mens de diskuterer det økonomiske aspekt af direkte kundesalg.
Konceptet med at angive OTC har en rimelig andel i regnskabsbøgerne. Det letter driften for ledelsesteamet. Det informerer dem om indstrømningen af kontanter via ordresalg og påvirker også arbejdskapitalen.
OTC-cyklussen starter lige efter, du har modtaget ordren, det kan være via internettet eller walk-in, dit system skulle bede om en modtaget ordre. Den mest effektive måde er at automatisere dit ordrestyringssystem. Det vil vise sig at være meget effektivt for din virksomhed, da det vil spare menneskelige kræfter, og du vil vide, når du modtager en ordre. Her er de seks måder at automatisere dit lagerstyringssystem på.
Efter succesfuld accept af ordren begynder den næste cyklus i forsyningskæden. Det næste mål for dig som virksomhedsejer er at informere lagermedarbejderen om ordren. Han vil derefter forberede ordren og gøre den klar til forsendelse. Sørg for, at du formidler nøjagtige ordreoplysninger til lagerchefen. Det vil være bedre, hvis du endda kan give ham adgang til din software, hvilket vil gøre det nemmere for lederen at notere ordren. Her er listen over 9 mobilapps, som enhver virksomhedsejer skal have i deres telefon.
Til håndtering af fakturaer og betalinger er den bedste måde at sende fakturaen sammen med ordren. Det er den mest udbredte måde at generere en faktura på. Fakturaen skal indeholde alle detaljer vedrørende produktet og ordren i kassen. Fakturaen skal også indeholde oplysninger om skatter eller rabatter. Hvis du vil vide mere om de øverste elementer, din faktura skal have, skal du klikke her.
Du bør også give kunden flere betalingsmuligheder. Det er meget fordelagtigt for virksomheden samt gavner kunden. Denne metode reducerer antallet af forsinkelser i betalingen, og antallet af betalingsfejl falder også.
Når alle ovenstående cyklusser er afsluttet, skal du opdatere rækkefølgen i regnskabsbøgerne. Hvis du bruger noget software, vil indtastningen automatisk blive foretaget i bøgerne. Hvis ikke, bliver du nødt til manuelt at vedligeholde kontobøgerne og indtaste detaljerne for transaktionerne.
En service-baseret virksomhed tilbyder generelt abonnementer til sine kunder. Abonnementsplanerne er tilbagevendende, derfor har de ikke en fast slutperiode. Abonnementsbeløbet forfalder hver måned eller år.
Derfor er Order-to-Cash-cyklussen en smule anderledes. Men størstedelen af delene er de samme. Men O2C-cyklussen, i tilfælde af den abonnementsbaserede model, omfatter flere andre aspekter. Hvilket i sidste ende øger prisen på abonnementsplanen.
Mens du bestemmer OTC-cyklussen for den abonnementsbaserede model, bliver du nødt til at inkludere afbestillingsgebyrer, refusioner, rabattilbud, kampagnekodetilbud og meget mere.
CTC-cyklussen opretholdes separat for alle betalingscyklusser. For eksempel bliver en separat CTC registreret for månedlige abonnementsplaner, og det samme gælder for årlige abonnementsplaner.
At administrere ordren fra starten af cyklussen vil give dig en ekstra fordel, og det er en bedste praksis, du kan følge. Så snart du modtager ordren, gør det til en vane at spore ordren fra starten, og sørg for at tilfredsstille kunden ved at sende ordren til tiden. Det er kun muligt, når du begynder at spore ordrer fra starten.
Følger du allerede disse bedste praksis? Her er, hvordan du kan forbedre en organisations O2C-cyklus.
Først og fremmest, for at forbedre enhver cyklus, skal du finde ud af de udfordringer, du står over for i processen. Derfor er nogle af de fælles udfordringer, man står over for under OTC-cyklussen:
Når proceduren for fakturering eller fakturering er manuel, er der en masse fejl, som en menneskelig hjerne/hånd kan lave. Derfor er manuel fakturering en begrænsning.
Mange gange, på grund af dårlig ledelse, bliver ordren gentaget, og så bærer virksomheden tab. Derfor er det lige så vigtigt at indtaste de korrekte oplysninger.
Hvis der er en forsinkelse i ordrehåndteringen og hele processen, så er der store chancer for, at kunden modtager ordren for sent. Derfor fører det til en stigning i alternativomkostningerne.
At holde data sikker er en kedelig opgave for en iværksætter. Du skal sikre dig, at der ikke er noget brud fra din side.
Der er flere vanskeligheder, som virksomheden står over for, mens du håndterer OTC-cyklussen. Dette er nogle væsentlige begrænsninger, som virksomheden står over for. Men her er nogle tips til at hjælpe dig med at reducere vanskelighederne.
Konsistens er afgørende, når du driver en virksomhed. Sørg derfor for, at når du står over for et specifikt problem, skal du gribe det an med en ensartet intensitet. Skab også den samme vane blandt dine medarbejdere, det vil få dem til at føle sig som en del af organisationen, og det vil også øge effektiviteten i dem.
Tøv ikke med at bruge kunstig intelligens overalt, hvor du føler, der er behov for det. Uanset om det er en forsyningskæde eller lagerstyring, så brug algoritmiske værktøjer. Det vil reducere fejl og også øge effektiviteten med 10x. Håndtering af hele processen bliver også enkel. Du vil ikke strejfe rundt og samle bøger og ansætte folk til at vedligeholde disse bøger. I det nuværende scenarie har du brug for en it-mand og et anstændigt cloud computing-bureau.
For at udnytte OTC-cyklussen optimalt, skal du overvåge den regelmæssigt. Planlæg tidspunktet, ugentligt eller månedligt, for at overvåge OTC-cyklussen. Forbedringen i cyklussen vil blive mærkbar.