Hvad er lagerstyringsproces? – Fordele og udfordringer
Efterhånden som flere og flere e-handelsbutikker dukker op online, øges konkurrencen kun hver dag. For at få succes skal enhver funktion i en organisation lære at arbejde sammen for at være effektiv til at imødekomme kundernes krav og forventninger. Et særligt vigtigt aspekt af dette er Inventory Management (IM) processen inden for Supply Chain Management (SCM) i organisationen, da den involverer regulering af alle de involverede processer fra det tidspunkt, hvor varen, dvs. "beholdning" modtages, indtil den er blevet sendt ud til kunden.
Hvad er lagerstyring?
Lagerstyring er den effektive håndtering og "styring" af en organisations lagervarer fra indkøb til den endelige levering på tværs af dens forskellige stadier, dvs. råmateriale, produktion, færdigvarer.
Den tilgang, som hver organisation anvender til at styre sin beholdning, har en enorm indflydelse på tværs af en række forskellige forretningsprocesser, da de har magten til at forbedre eller udtømme virksomhedens bundlinje. Det er derfor blevet stadig vigtigere, at virksomheder vælger, bestemmer og anvender den rigtige teknik, sammen med investering i lagerstyringssoftware (Tjek:www.zapinventory.com), der kan resultere i at gøre processen effektiv, produktiv og rentabel.
Hvordan påvirker det din organisation?
Mens god, effektiv lagerstyring kan øge fortjenesten for virksomheden, kan selv trivielle fejl i processer brænde din omsætning ned og påvirke bundlinjen. Organisationer har tre niveauer, nemlig struktur, proces og system, som hver især er vigtige for organisationens overordnede funktion. I rækkefølge bestemmer det første niveau de afgørende elementer i virksomheden, det andet angiver de trin, der skal følges, og det tredje justerer elementerne og løser problemerne. Lagerstyring fungerer inden for hvert af disse elementer.
Uanset størrelsen er ingen virksomhed beskyttet mod de negative konsekvenser af dårlig lagerstyring. Når forsyningskæder er fejlforvaltet, kan der være nogle alvorlige konsekvenser. Hvis du har et for stort lager eller bruger forældede metoder til at spore dine varer, eller ikke har tilstrækkelige rapporter og prognoser, må du hellere få fat i rebet, før det er for sent.
Dårlig lagerstyring kan dræbe dit brand. Vi har læst om katastrofale lagerfejl fra store mærker som Nike, Target og KFC, men hvis du ikke er så stor som disse fyre, er det noget, du bare ikke har råd til.
Proces for lagerstyring
Lagerstyringsprocessen ser tilsyneladende ret ligetil ud og slet ikke kompleks. Når du dykker dybere og dissekerer hver funktion, begynder du at indse, hvor omfattende den er. Selvom virksomheder varierer i deres aktiviteter, er den generelle proces for lagerstyring for de fleste virksomheder noget som følger:
Modtag Det første trin i lagerstyringsprocessen starter fra det øjeblik, hvor varerne modtages af virksomheden på deres lager. Det kan være råvarer, komponenter, indirekte materialer og færdigvarer til videresalg. Virksomheder bruger software med lagerstyringsfunktioner for at gøre processen strømlinet.
Gennemgang Når varerne er modtaget, gennemgås, sorteres og opbevares de på udpegede områder. Mens større organisationer måske har råd til en separat enhed til dette, nøjes de mindre med lageret som et lagerområde. Varerne er mærket med SKU'er (Stock Keeping Unit) og stregkoder til sporing.
Overvåg Nu hvor alle varerne er opført, overvåges lagerniveauerne regelmæssigt gennem en kombination af fysiske og automatiske lageroptællinger. Ved at gøre dette sikrer du, at alle er opdateret på det tilgængelige lager og forhindrer chancer for udløb af aktie, duplikerede ordrer, risikoeksponeringer osv. Vi vil diskutere mere om teknikkerne til lagerstyring i næste afsnit.
Bestil Kunder afgiver ordrer i overensstemmelse med de produkter, som butikken tilbyder, enten via e-handelsbutikken eller fysisk udsalg via POS (Point of Sale). Ordren behandles derefter til godkendelse.
Godkend Når ordren er modtaget, godkendes den mod salgskvitteringen, indkøbsordren osv., og leverandøren flytter den videre til ordreopfyldelse.
Tjek ZapERP for ordrestyring
Afsendelse Efter at en ordre er godkendt, klargøres den til afsendelse til produktion, forhandler eller til den endelige forbruger. Implementering af et ordreudførelsessystem gør processen nemmere at administrere og sparer dig en masse tid.
Opdater Hver gang en beholdning sendes ud af lageret, skal optegnelserne opdateres og deles med det pågældende personale for at undgå over- og underbeholdning af beholdningen.
Genopbeholdning Afhængigt af efterspørgsel og udbud skal beholdningen genopbygges efter behov, ud fra lagerniveauerne som på lagerstyringssystemet. Læs mere om disse teknikker i næste afsnit!
Hvad er de forskellige teknikker?
De fleste virksomheder har fysisk beholdning af en eller anden art, og de har brug for pålidelige værktøjer til at vedligeholde og administrere beholdningen af disse. Dette kan gøres ved at implementere en effektiv lagerstyringsproces og opnå maksimal workflow-effektivitet, optimalt investeringsafkast (ROI) og minimale omkostninger. Lad os tage et kig på de vigtigste lagerstyringsteknikker:
Beholdningskontrol Dette er processen med at opretholde et optimalt lagerniveau, dvs. at have nok varer på lager til at imødekomme kundernes krav omgående, samtidig med at omkostningerne ved at holde lageret holdes lavt. Selvom det lyder ligetil, kan det faktisk være ret svært at opnå. Dette udtryk bruges ofte i flæng af virksomheder med lagerstyring.
Læs vores blog om Inventory Management vs Inventory Control
LIFO &FIFO Disse værdiansættelsesmetoder er de regnskabsmæssige komponenter i lagerstyringssystemer. Last-In-First-Out (LIFO) er en metode, hvor de varer, der kom senest, afsendes hurtigst og First-In-First-Out (FIFO) er en metode, hvor de ældste varer sendes ud hurtigst. De beskriver den faktiske værdi af lagerbeholdningen til virksomhedens bundlinje.
ABC-analyse Denne teknik bestemmer værdien af lagervarer baseret på deres betydning for virksomheden og mængde. "A Varer" er lav i mængde, men høj i værdi. "B varer" er moderate i mængde og i værdi. "C Varer" er høj i mængde, men lav i værdi.
Aktiegennemgang En traditionelt manuel og fysisk proces til at sammenligne nuværende niveauer af lagerbeholdning med estimerede fremtidige behov, den er også tilbøjelig til menneskelige fejl, tidskrævende og en arbejdsintensiv proces. Med tiden har lagergennemgang været vidne til automatiseringsteknologi, der gør det muligt for inventory manager at indstille deres ønskede minimumlagerniveau og genbestille varer automatisk efter behov.
Just in Time (JIT) Som navnet antyder, er Just-In-Time-metoden afhængig af præcisionslogistik for at sikre, at lagervarerne ankommer 'just in time' for at imødekomme kundernes efterspørgsel. Dette er fantastisk i forhold til at reducere spild og optage unødvendig lagerplads, men det er data-intenst og kritisk, at man skal have nøjagtig viden om forskellige faktorer og værktøjer, der kræves for at få dette ud af livet.
Cyklustælling Dette er en permanent lagerrevisionsprocedure, hvor specifikke dele af lageret tælles på bestemte lokationer på bestemte dage. Dette er også kendt som cyklusbeholdning , og det sikrer, at hver post tælles med mindst én gang i en regnskabsperiode (normalt et år). Det er forskelligt fra traditionel fysisk beholdning, hvor de sætter operationer på pause, mens alle varer tælles.
Fordele ved et lagerstyringssystem
For at implementere en effektiv lagerstyringsproces skal du have et godt lagerstyringssystem (IMS). Men før vi lister fordelene ved en IMS, lad os kort komme ind på fordelene ved lagerstyring.
Bedre nøjagtighed af beholdningen
Undgå over- og understrømpe
Reducerede udgifter
Forbedret produktivitet
Bedre indsigt
Øget overskud
Større gennemsigtighed og klarhed
Bedre kundeoplevelse
Hvis disse var lukrative nok, her er fordelene ved at have et lagerstyringssystem. Endnu bedre, hvis det er integreret med en ERP!
Forenklet lagerstyring Dette er muligvis den bedste på listen. Den konstante proces med indkøb, logistik, lagerbeholdning, ordrestyring og opfyldelse er overvældende. Den største fordel ved at bruge software til lagerstyring er, at det gør processen en hel del enklere og nemmere.
Reduceret manuel indsats og unøjagtigheder Manuelle arbejdsprocesser kalder på fejl, eller som vi kalder dem, menneskelige fejl. Det er uundgåeligt. Lagerstyring omfatter nogle komplekse beregninger og processer, der kan tage mange mandetimer, som en IMS kan udføre effektivt og præcist i løbet af få minutter. Derudover automatiserer den alle dataindsamlings- og sporingsprocesser, og efterlader derfor ikke plads til fejl og unøjagtigheder, såsom datadubalitet.
Reduceret oversalgsrisiko Mange virksomheder står over for et forbud fra markedspladser som Amazon og eBay for at oversælge deres produkter. Oversalg sker, når lagerbeholdningen ikke er opdateret, og kunden afgiver en ordre på et produkt, der er udsolgt. Det resulterer også i tab af kontrol og skuffede kunder. Et system sikrer, at din lageroptælling opdateres i realtid og undgår konsekvenserne af en situation ellers.
Udnyt automatisering Opgaver som RFID og stregkodescanning fremskynder funktioner som statusopgørelse, modtagelse og opfyldelse. Brug af en IM-software til disse reducerer ikke kun manuelle fejl, men frigør også dit personale fra gentagne opgaver, der tager unødvendig tid.
Reducerer omkostninger og øger fortjenesten Dette er det mest lukrative punkt på listen - overskud. Strømlining af din lagerstyringsproces gennem et ordentligt system eliminerer ikke kun indirekte lageromkostninger, men giver også yderligere omkostningsbesparelser. Det kan hjælpe med at forkorte din leverandørs gennemløbstid og reducere overskydende og forældede lager ud over den største besparelse, der kommer fra automatisering. Du kan øge fortjenesten ved at bruge dit IMS til at forudsige efterspørgsel og lager i overensstemmelse hermed, så du aldrig bliver fyldt op i sæsoner med stor efterspørgsel efter dine produkter.
Datadrevet beslutningstagning Lagerstyringssystemer fanger information fra flere datapunkter. Udnyt denne evne i dit IMS til at træffe datadrevne beslutninger om lagerbeholdning af høj kvalitet, der hjælper dig med at reducere omkostningerne og spare tid.
Forbedret produktivitet De forskellige analyser i din IM-software kan hjælpe dig med at identificere, hvilke af dine produkter der sælger hurtigere, hvilke af dine salgskanaler der bringer mest salg, og hvilke der ikke. Brug dette til at træffe mere intelligente beslutninger, såsom hvor du skal fokusere mere, og hvilke områder der skal forbedres.
Sparer kostbar tid Det er ingen overraskelse, at computere eller i dette tilfælde software er i stand til at arbejde flere gange hurtigere end mennesker. Når du er afhængig af en lagerstyringssoftware, er processerne hurtigere, mere nøjagtige og mere pålidelige, opgaveredundans og datadupplicity reduceres, en stor del af direkte og indirekte omkostninger spares, og det samme er din værdifulde tid.
Forbedret prognose Når du bruger et IMS, kan det give indsigt i forskellige tendenser gennem dataindsamling og analyse over en periode. Når du først har identificeret disse tendenser og forstår dem, kan du forbedre aktieprognosen væsentligt.
Beholdningsoptimering En af de fælles udfordringer for alle virksomheder, der beskæftiger sig med nogle fysiske beholdninger, er over- og underlager. At bestemme og styre den rigtige balance er nøglen. Heldigvis kan et robust IMS hjælpe dig med at identificere lagre, der er lavt i antal i realtid, så du kan bestille fremad og undgå en lagerudgang og også gøre op med behovet for at overbeholdning.
Bedre forretningsforhandlinger Et IMS har funktioner til batchsporing, som hjælper med at øge sporbarheden og få adgang til værdifuld information, så du bedre kan interagere med potentielle leverandører, afgøre, hvilke af dem der er fordelagtige, og hvilke der skal forbedres.
Overholdelse af GAAP At værdiansætte dine aktier korrekt og præcist er obligatorisk for at fremkalde finansiel gennemsigtighed. De fleste IMS tilbyder den nøjagtighed, der kræves af Generelt accepteret regnskabsprincip dvs. GAAP.
Forbedret overordnet synlighed Efterhånden som virksomheden vokser, har tingene en tendens til at blive begravet over tid og har en tendens til at miste overblikket i processen. I tilfælde af f.eks. en produkttilbagekaldelse kan det være en kæmpe opgave og kan tage utallige timer at trække produkterne ud uden en ordentlig batchsporingsfunktion. Dette er bestemt ikke ideelt til at drive en virksomhed. Digital IMS giver lageradministratorer mulighed for at hente data for produkter efter dato og lokation ved hjælp af serie- eller identifikationsnumre.
Datasikkerhed Ikke alt er beregnet til alle. Når du driver en virksomhed, er hierarki vigtigt, og det samme er at definere roller og adgang for dit team. I mangel af et system kan linjerne blive slørede, og der kan være et fravær af ansvarlighed. Når du bruger et IM-system, kan du definere roller og også adgang for hver bruger. På denne måde sikrer du, at kun den tiltænkte person har adgang til dataene. Den største fordel er, at det giver sikkerhed på alle niveauer.
Udfordringer, du kan forvente
Som næsten alt godt, kommer lagerstyringssystemer også med et par udfordringer. Pas på disse udfordringer, når du bygger din lagerstyringsproces:
Kan være kompleks Skiftet fra manuel til automatisk kan være god, men kan være kompleks. Da lagerstyring har så mange processer og komponenter, kan du finde det lidt intenst, og det kan tage lidt at vænne sig til. Det er vigtigt, at du får dit team forpligtet til at forstå, samt bruge softwaren. Det kan tage noget tid i starten for alle at vænne sig til platformen. Når det er sagt, når du først har haft chancen for at lære platformens virkemåde at kende, vil det helt sikkert gøre dit liv lettere i det lange løb.
Risikofaktorer Selvom risikoen på grund af fejl og ineffektivitet reduceres på grund af formaliserede processer og automatiserede arbejdsgange, skal du holde øje med din lagerstyringsproces for potentielle forbedringer og fejl, for at holde risici på afstand. Det kan være tilrådeligt at forbinde din IM-proces med supply chain management (SCM) og kvalitetskontrol (QC). Dette ville hjælpe med at beskytte dit omdømme og din bundlinje.
En anden mulig risiko kan være, at systemet uventet går ned. Dette problem kan dog udryddes ved at vælge en softwareplatform som ZapERP lagerstyring, som er en cloud-baseret platform. Så i tilfælde af at dette skulle ske, vil alle dine data blive afsluttet sikkert, da de alle er gemt i skyen.
Ressourcekrævende Sammen med den potentielle initiale investering i at erhverve softwaren, kan du forvente at bruge en betydelig mængde tid og kræfter på at opnå buy-in fra den øverste ledelse og også de andre medlemmer af virksomheden som helhed. Læg dertil omkostningerne til træning og uddannelse af softwaren, før du er i stand til at "gå live", dvs. implementere softwaren i hele driften.
Kan være dyrt Denne er især relevant for mindre virksomheder. Omkostningerne forbundet med at købe og implementere en IM-software kan være ret skræmmende. Ikke desto mindre betaler den oprindelige investering sig mere end ud i form af forbedret kundeloyalitet og øget overskud. En af måderne at reducere omkostningerne på er at vælge en platform, der er hostet i skyen. Ikke alene er risikoen lavere, men det koster en brøkdel af, hvad det ellers ville koste dig, hvis du skulle udvikle en internt.
BONUS:Hvordan udvikler man en effektiv lagerstyringsproces?
Der er utallige muligheder derude, men din virksomhed er ikke som din nabos. Du skal omhyggeligt analysere og evaluere dine mål og mission for at bestemme de nøglekrav, der vil hjælpe dig med at nå dem. Tjek denne mini-tjekliste –
Beslut dig for et budget Som vi har nævnt i denne blog før, kan du forvente at pådrage dig nogle mærkbare omkostninger, når du vælger og implementerer en IM-software. Det hjælper med at kalkulere de anslåede direkte såvel som indirekte omkostninger og bestemme dit komfortniveau. Hvis du vælger en software, der forbinder med indkøb, ERP (Enterprise Resource Planning) og regnskabssoftware, vil det hjælpe med at forbinde prikkerne økonomisk. Husk, at selvom den første investering tilsyneladende kan virke som et stort tal, vil fordelene, du vil høste, være langt flere i det lange løb.
Find ud af logistik og opbevaring Typen, placeringen og antallet af lagre, du har brug for, afhænger af størrelsen på din branche og virksomhed. Vælg en IMS, der gør det nemmere at koordinere på tværs af alle kanaler problemfrit.
Sæt dig selv først One size gør ikke passer til alle. Du skal veje alle de tilgængelige muligheder og nul ind på den, der tjekker alle dine kasser (krav) - eller i det mindste den, der tjekker de fleste af dem. Tag højde for købsomkostninger, onboarding-omkostninger, skiftomkostninger (ja, dette er også vigtigt, da det vil være en tung faktor, hvis du beslutter dig for at skifte til et alternativt værktøj) osv. De fleste muligheder derude giver en gratis prøveperiode for en sæt antal dage; drag fordel af det, og prøv alle dem, der appellerer til dig, før du lukker ind for en.
Lagerstyring behøver ikke at være frustrerende
Det kan virke som om at administrere dine produkter er en opgave større og mere overvældende end faktisk at sælge dem til potentielle kunder. Vi håber, at denne artikel har haft succes med at fjerne noget af frustrationen ved at være behjælpelig med at give oplysninger om ting, du skal være opmærksom på, når du vælger softwaren, fordelene og udfordringerne ved en IMS. Investering i den rigtige IM-software kan sikre, at du har den let tilgængelig, når som helst, hvor som helst, idet du ikke kun tager dig af dit lager, men også fjerner udgifter og ineffektivitet fra din organisation.
Tjek vores andre blogs for at få flere oplysninger om lagerstyring, multi-channel salg, POS og meget mere. Hvis du er en e-handelssælger, skal du abonnere på denne blog! For at gøre aftalen sødere, giver vi dig endda 2 ugers ekstra prøveperiode, når du tilmelder dig ZapERP. Bare screenshot denne sektion og e-mail os.
