Sporingsmargener, KPI'er, salgsdata. Disse er oftest forbundet med detail- eller e-handelsbaseret virksomhed. Fagfolk som revisorer går glip af en lang række informationer, de har til deres rådighed. I denne sektor er det usandsynligt, at du har et lager fyldt med inventar eller logistisk sporing. Så hvilke metrics skal du måle ... og hvorfor?
Et projekt i det professionelle rum kan antage mange former. Det kan være en bestemt kontrakt for en fastsat periode eller en resultatbaseret aftale. Uanset hvad skal du spore og gennemgå din rentabilitet på projektbasis. Det kan være nemt at overse tab på individuelle projekter, hvis du samlet set tjener overskud i din virksomhed.
Ved at blive specifik om individuelle projekter kan du lære, hvad der gik galt. Herefter kan du revidere processer og procedurer for det fremtidige arbejde. Du kan endda være i stand til at forbedre din margin på allerede rentable projekter.
Vi kender alle mantraet om flere fakturerbare timer. I mange professionelle firmaer er dette en af de eneste målinger, der spores i vid udstrækning. Men en af de mest nyttige målinger er forholdet mellem de samlede personaleomkostninger og omsætningen (eller nettoomsætningen, hvis du har betydelige tredjepartsomkostninger, der går igennem). Et typisk professionelt servicefirma vil sandsynligvis opleve, at faste omkostninger – kontorleje, markedsføring og generelle driftsomkostninger – kan udgøre 18-20 % af omsætningen. Så for en professionel servicevirksomhed, der ønsker at opnå en fortjenstmargen på 20 %, bør personaleomkostningerne maksimalt være 60 % af (netto)omsætningen.
Vi har alle hørt ordsproget, at det er fem gange dyrere at tiltrække en ny kunde end det er at beholde en eksisterende. Kunder kan lide at arbejde med fagfolk, de har tillid til. At kombinere dette vil fremragende kundeservice betyder normalt gode gentagne forretningspriser. Uden at spore disse satser kan det desværre være svært at vide, hvor succesfuld din virksomhed virkelig er, når det kommer til fastholdelse.
Indsæt et system til at overvåge gentagelsesforretninger, og hvis det ikke er så godt, som det kunne være, kan du handle og implementere ændringer. En lille procentvis stigning i gentagne forretninger kan tilføje en masse indtægter til din bundlinje.
Du vil gerne måle gentagne forretninger både med hensyn til procentdel, der gentages efter værdi år til år, og også procentdelen af tilbagevendende indkomst hver måned.
Hver virksomhed skal betales. Alt for ofte kan dette være meget mere kompliceret, end det lyder. Især i servicevirksomheder, hvor en del af regningen typisk er i restance, så det kan være svært at have nogen gearing, når det kommer til at blive betalt.
Hvis problemet er stort nok, kan det være skadeligt for din virksomhed og skabe problemer med cashflow. Dette kan sætte dig under pres med din bank og skabe hovedpine for alle involverede.
Automatisering af fakturering, opfølgning på opkald og rykkere ved hjælp af debitorstyringssoftware kan forbedre dine betalingssatser og reducere dit behov for en kassekredit eller anden finansiering. Hold styr på denne metric for at holde din virksomhed i gang.
Og vi har allerede set på at blive betalt ovenfor. Det er selvfølgelig en af de største bidragydere til dit cashflows sundhed. Med faste omkostninger og lønforpligtelser er det vigtigt altid at styre arbejdskapitalen. Forsinkede eller uberegnelige kundebetalinger, ujævne arbejdspipelines og endda momsbetalinger skaber alle højdepunkter og lavpunkter i dit cash flow, der skal navigeres.
En metrik at spore her er antallet af ugers handel, virksomheden har. Dette tager højde for den nuværende banksaldo og kommende forpligtelser for at se, hvor længe virksomheden kunne fortsætte med at handle, hvis der ikke kom noget fremtidigt salg. En 12-ugers buffer eller mere af kontanter er forsigtigt.
Ved at bruge cashflow-software kan du styre dette og planlægge i overensstemmelse hermed.
Så disse er nogle af vores foretrukne målinger at spore for professionelle servicevirksomheder som revisorer – hvad er dine?
Skrevet af Caroline Plumb OBE , Flydende . Udstiller på stand 1170 på Accountex 2018.