Regnskabsautomatisering er noget, der har fascineret mig lige siden jeg kvalificerede mig i 2011. Jeg har set mange dommedagsscenarier, der forudsiger en ende på regnskabet, som vi kender det. Og for en udenforstående må regnskab være modent til automatisering, fordi det bare er et tilfælde af at tilføje nogle ting, ikke?
Da jeg forlod PwC, hvor jeg uddannede mig til revisor, flyttede jeg ind i tech start-up verdenen. ProConfirm, min første virksomhed, var en platform til at automatisere bankbekræftelser. Vi solgte ProConfirm i 2014, og jeg havde lidt tid til at reflektere over fremtiden for vores fag, og om robotter snart ville tage over.
Jeg driver nu mit andet regnskabsteknologifirma kaldet Coconut. Der er ingen tvivl om, at teknologien vil drive nogle massive ændringer i regnskabet over de kommende år. Og overordnet set tror jeg, at dette vil være en god ting for kunder og revisorer.
Men gennem alt dette, hvad jeg har indset er, at der ikke er nogen måde, regnskab vil blive automatiseret på den måde, som udenforstående forventer, at det er.
Den menneskelige berøring
Jeg har talt med tusindvis af selvstændige, og ejere af små virksomheder og revisorer giver noget, som computere er langt væk fra at replikere:fred i sindet.
At have et menneske at tale med, en som forstår, hvordan du har det, har erfaring opbygget gennem mange år og professionel dømmekraft, giver kunderne ultimativ tryghed. Erfaring giver dig mulighed for at navigere i kompleksiteter, som maskiner bare ikke kan overskue, uanset hvor smart det er.
Derfor er revisorer den bedste virksomhedsrådgiver.
Det hænger bare ikke sammen
Da vi startede Coconut spurgte vi os selv:Hvis det er rådgivningsarbejdet, som kunderne higer efter, hvordan kan vi så gøre mere ud af det? Det, vi fandt, er, at der er masser af manuel forberedelse og oprydningsarbejde, der skal udføres. Og dette er under angreb udefra, fordi kunderne ikke ser værdien. Det koger ned til:
Automatisering starter med metadata
Vi ledte efter måder at løse dette problem på og besluttede at starte med dataene. Vi identificerede, at transaktionsmetadata er nøglen til automatisering. Metadata er information, der beskriver transaktionen mere detaljeret. Da traditionelle banker ikke videregiver metadata til kunden, er det svært automatisk at forstå den skattemæssige kontekst af en transaktion.
Så udgangspunktet for Coconut var at oprette en virksomheds løbende konto, der gav os transaktionsdata fra kilden, inklusive de rige metadata.
Ændring af kundernes oplevelser
Vi indså også, at der skabes meget arbejde ved at udsætte bogføringen, indtil det absolut skal gøres. Vi ønskede at finde en måde at interagere med kunden på, når en transaktion finder sted.
Dette er virkelig svært at gøre med traditionelle bankdata, men ved at bygge på en smart foliokonto ser vi dataene i realtid, hvilket gør det meget nemmere.
Den øjeblikkelige interaktion ændrer bogføring fra noget retrospektivt til noget øjeblikkeligt, fordi vi kan:
For at få dette til at ske, har vi bygget en proprietær proces til at forstå den skattemæssige kontekst af en transaktion. Vi finesser dette hele tiden for at forbedre nøjagtigheden. Og det betyder inden for få sekunder, at bogføringen for en transaktion er færdig og gemt i et pænt system, klar til brug.
Men hvis bogføringen er færdig, hvad så?
Vores mål er at frigøre revisorer til at give indsigt og rådgivning til kunder. Med meget lidt indsats kan begge parter koncentrere sig om de hårde ting og eliminere det verdslige og gentagne. Målet er, at revisorer kan udføre mere rådgivningsarbejde eller udvide deres kundeportefølje.
Samarbejde med Storbritanniens revisorer
Vi har engageret os tæt med kunderne fra begyndelsen, og det betød, at vi har skabt et produkt, som de elsker. På samme måde er det virkelig vigtigt at samarbejde med regnskabsfællesskabet om vores revisorværktøjer.
Elaine Clark, grundlæggeren af Cheapaccounting.co.uk, er en af vores vigtigste rådgivere. Hun støtter med udvikling af værktøjer til uafhængige revisorer og netværk som hendes. Vi er også meget glade for at arbejde sammen med Tony Margaritelli og ICPA og vil sørge for, at ICPA-medlemmer får prioriteret adgang til vores produkter – vi ses alle sammen til Practice Evolution 2019-konferencer, hvor jeg vil dele mere!
Hvad kokos gør
Coconut-produktet er en løbende konto for enkeltmandshandlere, som de kan åbne på få minutter fra deres telefon, tilgængelig på iOS og Android.
Coconut giver virksomhedsejere vejledning om skattereglerne, kategoriserer deres indtægter og udgifter og giver en prognose for deres skatteregning. Den har også et faktureringsværktøj, som automatisk matcher fakturaer med indbetalingerne på kontoen.
Revisorportal
Sideløbende med vores kundekonti, bygger vi en revisorportal. Målet er at give revisorer et indblik i de transaktioner, dine kunder foretager på deres Coconut-konti. Du vil være i stand til at se transaktioner, kvitteringer og noter i et virkelig tilgængeligt format. Du vil nemt kunne downloade dem. Vi ønsker også, at revisorer skal kunne kommunikere med kunden gennem portalen for at gøre bogføringsprocessen meget mere effektiv.
Vil du være med?
Vores mål er at udvikle den næste generation af værktøjer, der virkelig hjælper revisorer med at servicere deres kunder. Hvis du gerne vil involvere dig, få en chat eller bare ønsker mere information, så kontakt venligst ved at gå til getcoconut.com/icpa
Sam taler ved ICPA's 2019 Practice Evolution-konferencer i London (27. juni) og Manchester (4. juli). For detaljer og for at reservere en plads gå til https://practiceevolution.co.uk/