Lad os starte med at definere dokumenthåndtering (DM) at betyde ethvert softwaresystem, der vedligeholder et centraliseret lager af dokumenter, således at det hjælper med at finde og organisere dokumenter, samtidig med at det letter kontorprocesser.
Så en DM kan være alt fra en simpel delt mappestruktur til et sofistikeret administrationssystem, der understøtter fuld versionering, brugerdefinerede metadata, visninger, filtrering, sortering, brugeradgangskontrol og dokumentarbejdsgang.
De fleste professionelle virksomheder beskæftiger sig med et stort antal dokumenter, og derfor er sikker, robust opbevaring til dokumentlageret et vigtigt it-problem og et omkostningscenter.
Spørgsmålet opstår, om det er hensigtsmæssigt eller værd også at overveje at flytte DM til skyen, i betragtning af at oprettelse, redigering, opbevaring og udskrivning af dokumenter alt sammen foregår lokalt på kontoret?
Firmaer, der er forpligtet til intern implementering til DM, tilbyder typisk følgende årsager:
• Der er foretaget betydelige investeringer i deres egen it-infrastruktur med både personale og faciliteter, og det påhviler dem derfor at udnytte denne investering.
• Fysisk sikkerhed af servere er helt under deres egen kontrol og ansvar. Typisk er det kun eskorteret adgang tilladt på lokale servere, og kun deres egen hardware er tilladt at være forbundet til deres interne netværk.
• Elektronisk sikkerhed styres i kraft af firewall-isolering fra internettet, hvilket muliggør kontrolleret protokolniveauadgang til, hvad der i bund og grund er et isoleret privat internt netværk.
• Applikationsbrug kontrolleres og styres centralt af IT for at sikre, at personalet har et kontrolleret og administreret skrivebordsarbejdsmiljø.
Disse foranstaltninger er designet til at beskytte organisationen mod eksterne trusler såsom hackerangreb og viruspenetrering og for at sikre kendte niveauer af systemydeevne, redundans og backup.
Den generelle overbevisning er, at intern installation af DM er nødvendig for at opretholde det niveau af sikkerhed og robusthed, som organisationen kræver.
Men er dette virkelig sandt og til hvilken pris?
On-premise-implementeringer medfører normalt betydelige it-omkostninger, som skal kontrolleres. Typisk er der 3 hovedomkostningssteder:
• Omkostninger ved køb.
• Omkostninger at vedligeholde.
• Omkostninger til backup.
Hvor sikkert er det egentlig?
Uanset hvor meget der bruges på det lokale eller virtualiserede servermiljø, selvom de er låst bag firewalls, ser det ud til, at depoter stadig er sårbare over for angreb fra malware såsom crypto-locker, som infiltrerer via e-mail eller webadgang.
CDM er en omkostningseffektiv løsning til dokumentmindede virksomheder og giver følgende fordele:
• Ubegrænset fillagring – ikke mere at løbe tør for diskplads, ingen dyrere serveropgraderinger.
• Permanent arkiv – ikke flere bånd, bare et ubegrænset permanent online arkiv, mist aldrig noget.
• Samarbejde – ingen uploads, ingen downloads, ingen kopier, kun delte dokumenter med en enkelt kilde.
• Sikkerhed – sikkert krypteret fillager replikeret på tværs af datacentre i verdensklasse.
• Tilgængelighed – se og rediger dine filer online, hvor som helst, når som helst og på enhver enhed.
Så ægte cloud-applikationsteknologi gør det muligt at eliminere alle traditionelle omkostninger ved at eje eller lease udstyr, vedligeholde det og sikkerhedskopiere det. Det giver dig mulighed for at eliminere dyre it-supporttjenester til værtsservere. Det er fremtidens vej.