En arbejdsgang er en formel tilpasset forretningsproces, en metode, som flere teammedlemmer med forskellige ansvarsområder kan bruge til at føle sig sikre på, at de forstår hinanden, er enige om, hvordan arbejdet skal håndteres, og er i stand til at måle og planlægge baseret på konsistente resultater.
De vigtigste kritiske succesfaktorer for implementering af en workflowløsning sker, før du konfigurerer eller bruger workflowsoftware.
Dokumentér dine eksisterende arbejdsgange. Ved at objektivere, hvad du og dit team rent faktisk gør i dag, bliver det meget nemmere at få øje på områder, hvor du kan forbedre effektiviteten. Jo færre du gør dig nogle antagelser om, hvad andre gør, jo mere præcis bliver du. Jo mere præcis du er, jo bedre vil din nye arbejdsgang blive overtaget af alle dine medarbejdere.
Fokuser på:
Skriv en målsætning. Når du og dit team dokumenterer en eksisterende arbejdsgang, skal du gense det tilsigtede mål med den proces.
Hvordan ser succes ud, når arbejdsgangen er fuldført?
Når alle relevante medlemmer af et team dokumenterer og er enige om, hvad et vellykket resultat er, er det nemt at opnå konsensus om en standardiseret proces, fordi alle beslutningstagere allerede er blevet enige om, hvor de er, hvor de vil hen og kan overveje hver af de muligheder kvantitativt.
Tilføje, ændre eller tilpasse. Med en dokumenteret eksisterende proces og klarhed med hensyn til, hvad du forsøger at opnå, er næste trin at tilpasse og forbedre den eksisterende proces ved at eliminere redundans og inkludere mulighederne for nye værktøjer.
Dette trin er ikke kun en intellektuel øvelse.
Fageksperter bør anse det for at være praktisk og iterativt. Tanken er at afsløre den bedst mulige metode i dit firma.
Gennemgå for konsensus. Inkorporer resultaterne i succesfaktor 3 (ovenfor) i din dokumenterede proces, og mød alle relevante medarbejdere for at bekræfte, at alle involverede tror, det vil fungere.
Indtil konsensus er opnået, bede emneeksperter vende tilbage til succesfaktor 3 (ovenfor) for at justere processen, indtil konsensus er opnået.
Doc-It Inc vil være på Accountex på stand 936 (1.-2. maj, ExCeL London.
www.doc-it.com