Hvis du repræsenterer en virksomhed, vil du være opmærksom på HMRC's Making Tax Digital-politik. For at opsummere er det en plan, der skal sikre, at enhver virksomhed og enkeltperson har adgang til deres egen digitale skattekonto. Fra april 2019 vil virksomheder, der opererer over momsgrænsen på £85k, skulle bruge dette system til digitalt at opbevare deres momsregistreringer og indsende deres momsangivelser ved hjælp af MTD-kompatibel software.
Hvis du er vant til at håndtere papir, kan dette lyde som et skræmmende forslag. Heldigvis er Fujitsus avancerede scannerhardware og ScanSnap Cloud den ideelle løsning til HMRC's Making Tax Digital-planer. Læs videre for at finde ud af mere...
Hvad præcist er at gøre skat digital?
Hvis det ikke er noget, du allerede tænker på, er det vigtigt at vide, at virksomheder nu er forpligtet til at bruge den nyligt annoncerede Making Tax Digital-platform til at opfylde deres momsforpligtelser.
Hvis du driver en lille virksomhed med en omsætning under momsgrænsen, kan du vælge at bruge systemet, men det behøver du ikke. Fristen er blevet forlænget.
Fordele ved onlineportalen
Så hvad er fordelene? Nå, bortset fra slutningen af den frygtede selvangivelse betyder denne ændring, at brugerne ikke behøver at give HMRC-oplysninger, som de allerede har adgang til - såsom fra arbejdsgivere, banker og andre offentlige myndigheder.
Det giver også folk og virksomheder mulighed for at holde øje med deres skat i realtid. Ikke længere ventetid til slutningen af regnskabsåret – eller længere – for at finde ud af, hvor meget skat der skal betales til HMRC eller forfalder i tilbagebetalinger.
Ligesom med netbank vil virksomheder med Making Tax Digital kunne få adgang til en omfattende onlinekonto. Digital registreringssoftware vil blive knyttet direkte til HMRC-systemer, så folk kan sende og modtage information ved hjælp af softwaren - og det er her, din Fujitsu ScanSnap-scanner kommer i spil.
Fujitsu ScanSnap-scannere
Scanning af dokumenter er en enkel og effektiv måde at sikre, at al den dokumentation, du har brug for til dine moms- og selvangivelser, opbevares sikkert ét sted og er let tilgængelig for dine onlinekonti.
ScanSnap-scannere fra Fujitsu muliggør alt fra udskrevne kvitteringer til fakturaer, og endda parkerings- eller togbilletter kan hurtigt og enkelt scannes ind. ScanSnap Cloud vil endda identificere den type indhold, du uploader, og dirigere det direkte til din foretrukne cloud-tjeneste, så der er ikke behov for det. for endda at starte din pc op.
Du kan være sikker på, at alt, hvad du har brug for, opbevares sikkert online og alt sammen ét sted, hvilket gør det nemt at indsende din moms- og online selvangivelse, når tiden kommer. Det er organiseret, effektiv dokumentopbevaring – ideel til store og små virksomheder.
Se vores omfattende udvalg på www.ScanSnapit.com . Indtil 12. maj kan enhver, der køber en ScanSnap iX1500, gøre krav på en gratis ScanSnap iX100.
Digital transformation har eksisteret i et stykke tid, men det er først lige begyndt at tænke og realisere små og mellemstore virksomheder, som ser på måder at blive mere effektive, arbejde smartere og spare penge på.
Der er flere fordele ved at scanne dokumenter og flette dem sammen med digitalt født materiale, som alle kan hjælpe med at åbne op for en samtale med dine kunder omkring dokumentscannere og behovet for en dedikeret scanningsenhed.
Spar penge – Dokumentscanning eliminerer behovet for at vedligeholde papirbaserede arkiveringssystemer. Dette reducerer omkostningerne forbundet med arkivering, arkivering og langtidsopbevaring af papirjournaler
Produktivitetsgevinster – Undersøgelser har vist, at medarbejdere bruger tyve procent af deres dag på at søge efter information. Ved hjælp af dokumentstyringssoftware kan brugere få adgang til beslutningstagningsinformation på få sekunder, hvilket sparer tid og forbedrer produktiviteten.
Samarbejde – Mange dokumentscanningssystemer integreres med forretningsapplikationer, hvilket giver hurtigere adgang og mulighed for at dele information i realtid.
Nem organisation – Elektroniske dokumenter kan organiseres meget hurtigere, bedre og nemmere end papirdokumenter. Derudover kan søgning, visning og deling af elektroniske dokumenter opnås med hidtil uset hastighed og lethed – øjeblikkeligt.
Smartere arbejde – Udbredelsen af mobilteknologier og muligheden for at scanne og se direkte til enten smarte enheder, via en cloud-tjeneste eller via et netværk betyder, at mere effektive måder at arbejde på kan vedtages, så du kan bygge en virksomhed op omkring dine medarbejdere i stedet for den anden vej rund. Omkostninger kan spares for eksempel i kontorlokaler og kontoromkostninger, hvis personalet er hjemme. Vedtag en mere proaktiv og fremadrettet tilgang klar til at omfavne udfordringerne ved at operere og konkurrere i det 21. st århundrede.
Friggør din plads - Plads er blevet et dyrt aktiv. Spar tid og penge på dyre kontorflytninger og frigør din plads og gør den papirløse kontordrøm til virkelighed.
Katastrofegendannelsesplanlægning – Ville din kundes virksomhed klare sig i tilfælde af brand eller oversvømmelse? Har de råd til at miste disse værdifulde dokumenter, hvis de er arkiveret forkert efter brug? Dokumentscanning giver dem mulighed for at opbevare et sæt af deres optegnelser på cd eller dvd et andet sted eller kontor eller i skyen for at reducere risikoen for at miste deres værdifulde information til naturkatastrofer.
Forringelse af kvalitet – Når oplysninger i øjeblikket er på papir, er der et problem med forringelse af den originale side. Papir kan falme over tid og blive revet i stykker ved overdreven brug. Et scannet billede vil ikke falme eller forringes
Effektiv hentning – Giver adgang til vigtig information fra et skrivebord. Det kan deles gennem kontorer og andre filialer, hvilket sparer tid og penge på fysisk sidehentning, kopiering og fax.
Juridisk antagelighed – Den generelle opfattelse er, at scannede billeder sandsynligvis vil være tilladt i retten, med samme vægt som bevismateriale som fotokopier, der betragtes som sekundære beviser. Der er en potentiel reduktion i vægten af beviser, hvis der sættes spørgsmålstegn ved kopiens ægthed (f.eks. hvis en underskrift bestrides).
Opbevaring af dokumenter og optegnelser – Optegnelser skal opbevares ikke kun med henblik på forretningsbrug, men også for at opfylde juridiske og regulatoriske forpligtelser, såsom GDPR-overholdelse. For eksempel, i Storbritannien, kræver love som Sarbannes Oxley og The Companies Act 1985 (Section 221) virksomheder at føre regnskaber, der er tilstrækkelige til at give et "sandt og retvisende billede af status for virksomhedens anliggender og til at forklare dets transaktioner." Det kræver også, at der tages passende forholdsregler mod forfalskning af optegnelser og for at opdage enhver forfalskning, der forekommer.
Nylige lovgivningsdirektiver er for alvor ved at blive fokuseret på fordelene ved at drive en digital arbejdsplads, der omfatter mobilitet og samarbejde.
Lige digitaliseret og søgbart indhold gør det muligt for en offentlig sektor at reagere på anmodninger om informationsfrihed og emneadgang hurtigt og inden for de tilladte tidsfrister.
Grønnere – Scanning er en papirløs proces, og ofte er der ingen miljøomkostninger, når dokumenter distribueres elektronisk. Hvis dokumenter scannes, går der mindre papir til spilde, transporten af dokumenter reduceres, og mængden af deponeringsanlæg reduceres. Reduktion af papir, dets transport og mængden af blegemidler, der bruges til genbrug, gavner miljøet.
Kundetilfredshed – Svartider er reduceret, information er tilgængelig på få sekunder fra en computer, fjerntliggende steder og globale forretningskontorer er forbundet og i stand til at reagere på kundernes behov hurtigere og mere effektivt.
Fujitsu udstiller på Accountex den 1.-2. maj i ExCeL, London, på stand 1031.