I vores forbundne verden forventer folk nu at arbejde og interagere eksternt – selv når det kommer til at dele vigtig dokumentation.
For virksomheder, der udarbejder regnskaber og indgiver selvangivelser, bliver den traditionelle metode til at sende og modtage papirdokumentation mindre attraktiv:processen tager længere tid, koster mere og optager værdifuld lagerplads.
Kunder har også simpelthen for travlt og er vant til at se dokumenter på skærmen og kun udskrive, når det er nødvendigt.
Ikke nok med det, med et branchefokus på databeskyttelse, står revisorer over for enorme udfordringer omkring overholdelse, databeskyttelse, adgang og udveksling.
Endelig giver drevet til papirløst arbejde og dokumentopbevaring både økonomisk og miljømæssig mening.
Det er derfor ingen overraskelse, at regnskabspraksis kræver en smart dokumenthåndterings- og opbevaringsløsning, der fungerer for deres firma, personale og kunder. Som svar har TaxCalc indgået partnerskab med SmartVault, en førende leverandør af online dokumenthåndtering og sikre fildelingsløsninger, og lanceret TaxCalc Document Manager drevet af SmartVault som en del af dets nye modulopbyggede praksisstyringstilbud.
Document Manager muliggør sikker cloud-baseret fildeling med klienter og lagring af faste optegnelser og dokumentation – alt sammen med filkryptering på bankniveau for at sikre datasikkerhed. Kort sagt tilbyder det en ny æra med dokumentlagring og fildeling.
Fordelene omfatter:
Dette er historien om blot nogle af de praktiske gevinster, som én fiktiv praksisejer har opnået ved at adoptere TaxCalc Document Manager .
Mød Yasmin. Yasmin leder sit eget firma med ti mangeårige medarbejdere. Hun har i nogen tid vidst, at hun har haft brug for at forbedre den måde, hvorpå vigtige dokumenter udveksles med hendes klienter. Nogle af Yasmins medarbejdere sender stadig selvangivelser til deres kunder i posten, hvilket hun ved er ineffektivt og dyrt; andre via e-mail, som hun ved ikke er sikker nok.
Yasmin besluttede at udvikle sin praksis ved at integrere sikker dokumenthåndtering og opbevaring i sin eksisterende suite af TaxCalc-praksisprodukter. Ved at vælge TaxCalc Document Manager drevet af SmartVault , en del af TaxCalcs nye praksisstyringsværktøjssæt, gav absolut mening. Næsten natten over TaxCalc Document Manager transformerede hendes dokumentudvekslingsprocesser til en superhurtig, sikker og yderst effektiv operation.
Nigel har udarbejdet selvangivelser i tredive år. Han er fremragende på sit arbejde, men hver gang han udarbejder en selvangivelse, printer han den ud og sender den til kunden til godkendelse. Han har været tilbageholdende med at tage ny teknologi til sig.
Men efter at have set, hvor nemt det er at sende en selvangivelse til en klient via TaxCalc Document Manager , er han straks konverteret. Nigel rammer stadig Control-P, som han altid gjorde, men i stedet for at vælge printeren på sit kontor, vælger han SmartVault PDF Printer.
Det tilsluttede skrivebord placerer automatisk selvangivelsen i den korrekte klientmappe for den korrekte periode.
Kunden får herefter besked på mail om, at selvangivelsen er klar til gennemgang. Nigel er nu i stand til at fremføre jobs til færdiggørelse langt mere smidigt og hurtigere, samtidig med at han sparer en stor sum penge på udskrivning og bogføring.
Selvom Aisha er ekstremt sikker på og stolt af virksomhedens overholdelse på næsten alle områder af virksomheden, har hun ledt efter en måde at modernisere den måde, hvorpå nøgledokumentation sendes til og modtages fra kunder, især i lyset af GDPR. Samt hvile roligt i den viden, at TaxCalc Document Manager vil hjælpe firmaets GDPR-overholdelse, glæder Aisha sig over, at alle dokumenter vil blive beskyttet af bank-niveau, hvilket betyder, at firmaet dramatisk har reduceret risikoen for, at et følsomt dokument falder i de forkerte hænder.
Dette er blot nogle af de transformative fordele, TaxCalc kan bringe til nutidens praksis. Få flere oplysninger om TaxCalc Document Manager drevet af SmartVault og TaxCalcs nye praksisstyringsværktøj .