Forsinkede betalinger kan forårsage alvorlige pengestrømsproblemer for en lille virksomhed. Du har ikke råd til at vente på forfaldne fakturaer. Så hvad gør du, når en kunde ikke betaler?
Der er flere trin, du kan tage for at opkræve forsinkede betalinger. Som ejer af en lille virksomhed ved du, at de fleste kunder har til hensigt at betale dig. Men for kunder, der betaler for sent, kan du prøve vores tips nedenfor.
Hvis du har en for sent betalende kunde, skal du være positiv og professionel, mens du forfølger betalingen. At være respektfuld kan gøre indsamlingsprocessen lettere for både dig og kunden.
Her er otte tips til, hvornår en kunde ikke betaler:
For at få betalt til tiden, start på højre fod. Hurtige betalinger begynder med at etablere betalingsbetingelser, før du udfører en service eller leverer en vare. Betalingsbetingelser skitserer dine forventninger til kunden og kundens forventninger til dig.
Betalingsbetingelser omfatter:
For fakturabetalingsbetingelser skal du tydeligt angive transaktionen. Din kunde skal forstå og acceptere vilkårene skriftligt.
Medtag betalingsbetingelserne på fakturaen. Send fakturaen umiddelbart efter at have gennemført en service eller leveret en vare. Du kan skrive "faktura vedlagt" på kuverten, så den ikke bliver smidt til side. Hvis du e-mailer fakturaen, skal du bruge ordet "faktura" i emnelinjen.
Du skal skrive ned hvert trin i betalingsprocessen, fra betalingsbetingelserne til modtagelse af betaling. Dokumenter omfatter kontrakter, fakturaer og leveringskvitteringer.
Du behøver ikke et kompliceret system til at spore betalingsdokumenter. Men du vil have fuldstændige optegnelser over hver transaktion. Du kan føre optegnelser på papir og arkivere dem. Eller du kan bruge online regnskabssoftware til nemt at sende og spore fakturaer til kunder.
Efter fakturering af en kunde, send en betalingspåmindelse inden forfaldsdatoen. Et godt tidspunkt at sende en rykker på er en uge før forfaldsdatoen. Inkluder alle de oplysninger, kunden skal bruge for at betale dig. På den måde kan de gøre betalingen klar uden at skulle finde den originale faktura.
Er betalingen forsinket, så send et opkrævningsbrev. Det første bogstav skal give nyttige oplysninger om betalingen. Kunden kan simpelthen have glemt eller mistet fakturaen. Den første kontakt skal være en venlig påmindelse om at betale betalingen.
Forøg din bekymring over betalingen med hvert brev. Du skal muligvis kontakte kunden via telefon, e-mail eller personligt.
Uanset hvad der sker med betalingen, forbliv professionel. Du kan være frustreret over kunden, men din virksomheds omdømme er på spil. Hvordan du behandler kunden kan påvirke hele dit brand. Vær høflig, klar og forstående, når du når ud til kunder, der betaler for sent.
Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) sætter retningslinjer for opkrævning af forsinkede betalinger. Loven beskytter kundernes ret til at blive behandlet retfærdigt under inkasso. Du kan blive sagsøgt for at overtræde FDCPA.
En kunde er muligvis ikke i stand til at betale det fulde fakturabeløb på én gang. I stedet kan det være nemmere at betale flere rater af det samlede beløb. Sørg for, at du har en skriftlig og underskrevet kundefakturabetalingspolitik, før du begynder at arbejde.
En almindelig betalingsplantype er en 30/30/40 betaling. Kunden giver dig et depositum på 30 % af den samlede regning på forhånd. Halvvejs i projektet opkræver du yderligere 30 % af regningen. Når du afslutter projektet, opkræver du de sidste 40 % af det samlede skyldige beløb. Du kan foretage betalingsjusteringer for din kunde gennem hele projektet.
Hvis du ikke selv kan indkassere pengene, skal du muligvis rekruttere fagfolk til at hjælpe med fakturaopkrævning. Et inkassobureau vil forfølge kundens betaling for dig. Du skylder en del af kundens betaling til inkassobureauet.
Indsamlingsbureauer inddriver mere end 50 milliarder dollars om året for amerikanske organisationer.Du kan også hyre en advokat til at hjælpe dig med at inddrive betalingen. Før du hyrer en professionel, skal du være sikker på, at prisen er det værd. Hvis det skyldige beløb til dig er lille, vil du måske selv klare den forsinkede betaling.
Det kan være billigere at anlægge sag ved en domstol for små krav. Du behøver ikke at hyre en advokat til en domstol for små krav. Sørg for, at kunden bor i nærheden af dig, fordi du skal i retten, hvor kunden befinder sig.
Nogle gange er det ikke længere umagen værd at forfølge en forsinket betaling. Ved, hvornår det er tid til at lade betalingen gå. Beslut dig for, om din indsats for at indsamle pengene koster dig mere end det skyldige beløb. Du ønsker ikke at ende uden betalingsbeløbet plus at skylde et ton for din indsamlingsindsats.
Har du brug for en nem måde at spore dine fakturaer på? Patriots online regnskabssoftware lader dig oprette fakturaer, spore penge, du skylder dig, og registrere betalinger. Og vi tilbyder gratis, amerikansk-baseret support. Prøv det gratis i dag.