Som ejer af en lille virksomhed kan du muligvis hyre uafhængige entreprenører til at imødekomme forretningsrelaterede behov. Når du betaler en uafhængig entreprenør, modtager de kompensation til ikke-ansatte. Hvad er kompensation til ikke-ansatte?
Ikke-medarbejdergodtgørelse er de penge, du betaler til en uafhængig entreprenør, som udfører arbejde for dig. Kompensation for ikke-ansatte inkluderer gebyrer, provisioner, præmier og priser for tjenester.
Du vil behandle ikke-ansattes kompensation anderledes end medarbejderløn. Du tilbageholder ikke skat for en uafhængig entreprenør, fordi de ikke er på din lønliste.
Før du betaler kompensation til ikke-ansatte og indberetter lønnen, skal du afgøre, om en arbejder er en ansat eller en uafhængig entreprenør.
Du skal finde ud af, om arbejderen modtager status som ikke-ansat. Det kan være svært at afgøre, om en arbejder er en ansat kontra uafhængig entreprenør. Fejlklassificering af arbejdere kommer med tilbagebetaling af løn, skatter og muligvis bøder og retsgebyrer.
For at vælge mellem status som ansat eller uafhængig kontrahent, skal du være opmærksom på dit forhold til arbejderen. Hvis arbejdere kan vælge det arbejde, de udfører, og hvordan de skal udføre opgaver, er de normalt ikke-ansatte.
Department of Labor (DOL) ser på seks økonomiske realiteter (faktorer) for at bestemme arbejderens status. Her er nogle spørgsmål, du skal stille om arbejderen, ifølge DOL:
Lad os bruge disse spørgsmål til at svare på, om en arbejder kan være en uafhængig entreprenør eller ansat. Du hyrer en medarbejder, Clark, til at redesigne tre kontorer i din virksomhed.
Du ville klassificere denne arbejder som en uafhængig entreprenør.
Nøjagtig klassificering af arbejdere er vigtig for indgivelse og indbetaling af skat. Når du har en ansat, tilbageholder du skat af deres løn. Når du betaler en arbejder som ikke-ansat, skal arbejderen betale selvstændige skat.
Medarbejdere og uafhængige entreprenører betaler forskellige skattesatser. Tilbagehold føderal indkomstskat og FICA-skat (Social Security and Medicare-skatter) fra en medarbejders løn. Den føderale indkomstskattesats bestemmes af, hvad medarbejderen hævdede på deres formular W-4. Med tilbageholdelse af FICA-løn tilbageholder du 7,65% af medarbejderens løn (6,2% for Social, 1,45% for Medicare). Og du bidrager også med en matchende arbejdsgiverdel på 7,65 % af deres løn. Dette er i alt 15,3 % for FICA.
Når du betaler en uafhængig entreprenør, tilbageholder du ikke skat af deres løn. Som følge heraf behøver du ikke betale arbejdsgiverdelen for FICA. I stedet betaler den uafhængige entreprenør en selvstændig skattesats på 15,3 % af deres løn. Skat på selvstændig erhvervsdrivende går til skatter for social sikring og Medicare, ligesom FICA. Men arbejderen betaler mere i selvstændig skat, da der ikke er nogen arbejdsgiver.
Hvis der er mistanke om, at arbejderen var forkert klassificeret, kan du eller arbejderen indsende formular SS-8, Bestemmelse af arbejderstatus med henblik på føderale beskæftigelsesskatter og tilbageholdelse af indkomstskat, til IRS. Denne formular anmoder IRS om at gennemgå situationen og træffe en officiel beslutning.
Hvis du har betalt en uafhængig entreprenør $600 eller mere, skal du indsende formular 1099-NEC, Nonemployee Compensation.
For at udfylde formular 1099-NEC skal den uafhængige entreprenør udfylde formular W-9, anmodning om skatteyderidentifikationsnummer og certificering, når de begynder at arbejde for dig. Formular W-9 fortæller dig arbejderens navn, Taxpayer Identification Number (TIN) og adresse, som du skal bruge for at udfylde formular 1099-NEC.
Når du udfylder formular 1099, skal du sende en kopi til den uafhængige kontrahent, IRS og statens skatteafdeling (hvis relevant). Gem en kopi af formularen til dine arkiver. Formular 1099 skal være modtaget af alle parter inden 1099-indleveringsfristen, den 31. januar året efter betalingen.
Hvis du indsender formular 1099, skal du også udfylde formular 1096, årlig oversigt og overførsel af amerikansk informationsretur. Sørg for at sende formular 1096 til IRS og statsafdelingen (hvis relevant), når du sender dem formular 1099. Gem også en kopi til dine virksomhedsregistre.
Nogle online regnskabsudbydere giver dig adgang til ubegrænsede formularer 1099 og 1096. Uanset om du har en eller 20 uafhængige kontrahenter, der arbejder for dig, kan du nemt oprette og udskrive formularerne.
Hvis du ikke bruger regnskabssoftware, kan du bestille formularer 1099 og 1096 fra IRS.
Hvis du laver en fejl på formular 1099-NEC, skal du udstede en rettet 1099. Først skal du identificere den type fejl, du har lavet på formularen. Indtast derefter de korrekte oplysninger og marker feltet "korrigerede" på en ny formular 1099. Du skal også udfylde en ny formular 1096.
Når de nye formularer er udfyldt, skal du sende formular 1099 til den uafhængige entreprenør, IRS og den påkrævede statslige skatteafdeling (hvis relevant). Gem en kopi til dine optegnelser. Send en korrigeret formular 1096 til IRS, eventuelle statslige skattemyndigheder, og behold en til dine optegnelser.
Nogle gange er det ikke nemt at sige, hvem der er en uafhængig entreprenør. Her er tre eksempler, der hjælper dig med at træffe den beslutning.
Lad os sige, at du ejer en blomsterbutik. Man leverer med en firmavogn, men en dag går varebilen i stykker. Du betaler en uafhængig mekaniker (som ikke arbejder for en arbejdsgiver) $800 for at reparere varevognen. Du betalte mekanikeren med kompensation uden for ansatte.
Du skal sende mekanikeren formular 1099. Skriv $800 på 1099-NEC. Når du betaler mekanikeren, tilbageholder du ikke føderal indkomstskat eller FICA-skat (Social Security and Medicare-skatter), som du ville gøre med en medarbejder.
Stadig ejeren af blomsterbutikken, ejer du også en bil, der er dit personlige køretøj. Du bruger ikke din personlige bil til forretningsdrift. Din bil skal også repareres, så du betaler den samme mekaniker $600 for at reparere den.
Fordi mekanikeren reparerer din personlige bil (ikke et erhvervskøretøj), behøver du ikke give ham formular 1099. Mekanikeren er ikke en uafhængig entreprenør, der udfører arbejde for din virksomhed.
Lad os nu sige, at du hyrer en freelancer til at drive din virksomheds hjemmeside. Du betalte hende $2.500 i løbet af året for at drive hjemmesiden. Som freelancer er hun ikke din medarbejder. I stedet er hun selvstændig entreprenør. Du betalte hende $2.500 i løn til ikke-ansatte.
Indtast $2.500 på formular 1099-NEC, og send hende en kopi af formular 1099. Igen vil du ikke tilbageholde skat fra hendes lønseddel.
Arbejdere, der modtager ikke-ansattes kompensation, er uafhængige kontrahenter, ikke dine ansatte.
Ansætter du uafhængige entreprenører til at udføre arbejde for din virksomhed? Patriots regnskabssoftware gør det nemt at betale, registrere og rapportere kompensation til ikke-medarbejdere. Prøv det gratis i dag!
Denne artikel blev opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 15. juli 2013.