Hvis du er som mange små virksomhedsejere, sender du kunder regninger, efter du har leveret et produkt eller en tjeneste. Et effektivt faktureringssystem giver kunderne mere fleksible betalingsmuligheder. Du skal vide, hvilke typer fakturaer du skal sende kunder til forskellige situationer.
Der er mange forskellige typer fakturaer, du kan sende til kunder. Hver type faktura har et specifikt formål. Følgende er seks typer af fakturaer i regnskab, som du kan sende til kunder.
En proformafaktura er ikke et betalingskrav. Du kan tænke på dette dokument som en forhåndsfaktura. Du sender en proformafaktura, inden du afslutter arbejdet for en kunde.
Proforma-fakturaen viser kunden, hvor meget du skal betale, når du har leveret et produkt eller udfører en service. Du kan også bruge en proformafaktura til at vise værdien af genstande, du giver væk, såsom en gave.
Normalt anslår en proformafaktura det arbejde, du vil udføre, og hvor meget varer vil koste. Proforma-fakturaen repræsenterer en forpligtelse til at levere noget. Betingelserne i en proformafaktura kan ændre sig, efterhånden som projektet skrider frem.
En mellemregning opdeler værdien af et stort projekt i flere betalinger. Du sender mellemregninger, efterhånden som du gennemfører det store projekt.
Jo større projektet er, jo mere bruger du på arbejdskraft, materialer og andre driftsomkostninger. Mellemregninger hjælper dig med at styre din lille virksomheds pengestrøm til store opgaver. Du behøver ikke vente til slutningen af projektet for at modtage betalinger. I stedet kan du bruge penge fra mellemregninger til at dække nogle af omkostningerne.
Som navnet antyder, sender du en endelig faktura, når du har afsluttet et projekt. Den endelige faktura fortæller kunden, at arbejdet er udført. I modsætning til en proformafaktura er den endelige faktura et betalingskrav.
Din endelige faktura skal indeholde en specificeret liste over de produkter og tjenester, du har leveret. Du bør også notere de samlede omkostninger, forfaldsdato og betalingsmetoder.
Sørg for at sende endelige fakturaer med det samme via mail eller online efter endt arbejde. På den måde kan du holde pengestrømmene ind i din virksomhed i et sundt tempo og undgå opkrævningsproblemer.
Nogle gange betaler dine kunder dig ikke inden forfaldsdatoen på den endelige faktura. Når dette sker, skal du sende en forfalden faktura. Send forfaldne fakturaer umiddelbart efter, at en faktura er forsinket.
En forfalden faktura minder kunderne om, at deres betalingsfrister er overskredet. Medtag alle oplysningerne fra den endelige faktura på den forfaldne faktura. Inkluder også eventuelle forsinkelsesgebyrer eller renter, der straffer kunden for at betale for sent.
Hvis forfaldne fakturaer ikke virker, skal du muligvis tage en anden tilgang til kunder, der ikke vil betale. Overvej at ændre dine betalingsbetingelser, oprette en betalingsplan eller hyre et inkassobureau.
Brug tilbagevendende fakturaer til at fakturere kunder for løbende ydelser. Du opkræver det samme beløb med jævne mellemrum, svarende til nogle forbrugsregninger.
Brug af et tilbagevendende faktureringssystem fungerer godt for abonnementsbaserede virksomheder. Og du kan bruge tilbagevendende fakturaer, hvis dine kunder har medlemskaber til din virksomhed. For eksempel, hvis du ejer et fitnesscenter, og medlemmer betaler et månedligt gebyr, kan tilbagevendende fakturaer være den bedste faktureringsmulighed.
Iværksætter Renzo Costarella forklarede tilbagevendende fakturaer i en Due.com-artikel:
“Når du har igangværende projekter med den samme kunde, er det ofte bedst at bruge en tilbagevendende faktura. Med disse aftaler du og kunden et faktureringsinterval (normalt ugentligt eller månedligt), og fakturaerne faktureres automatisk med det fastsatte interval. Klienten vil i sidste ende gøre dette til en del af deres rutine, hvilket får dig til at betale hurtigere.”
I stedet for at opkræve en kunde, bruger du en kreditnota til at anerkende, at du skylder dem penge. Kreditnotaen vil være lig med eller mindre end beløbet på kundens originale faktura.
Du sender muligvis en kreditnota, fordi din kunde returnerede varer, produkter, du sendte, var beskadigede, eller du sendte den forkerte vare. Med en kreditnota kan du refundere det beløb, som kunden oprindeligt betalte, eller tilbyde kredit til din kunde ved et fremtidigt køb.
Hver type faktura har sit eget unikke formål. Men normalt indeholder fakturaer de samme nøgleoplysninger. Sørg for, at dine fakturaer indeholder følgende elementer:
Dato for fakturaen: Fortæl kunderne, hvilken dag du oprettede fakturaen.
Kundekontaktoplysninger: Kunder vil være sikre på, at fakturaen er beregnet til dem. Angiv kundens navn, virksomhed, adresse og telefonnummer.
Din virksomheds oplysninger: Kunderne skal kunne nå dig. Inkluder dit navn, virksomhed, adresse, e-mailadresse og telefonnummer på fakturaen.
Købte varer: Opret en specificeret liste over hvert produkt og hver tjeneste, du har leveret. Ud for hver vare skrives den individuelle pris.
Samlet skyldigt beløb: Angiv det samlede betalingsbeløb, du forventer at modtage fra kunden.
Betalingsbetingelser: Bemærk den dato, du forventer at blive betalt inden. Beskriv også, hvordan du ønsker, at kunden skal betale dig. Accepterer du for eksempel checks, kreditkort eller kontanter? Er der en specifik adresse, hvor kunderne skal sende betalinger? Klare fakturabetalingsbetingelser gør det nemt for kunderne at betale.
Fakturanummer: Nummer hver faktura til dine registre. Noter fakturanummeret, så du kan matche det med betalinger i fremtiden.
Brug Patriots online regnskabssoftware til nemt at oprette fakturaer og registrere betalinger. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag.