Du tager sandsynligvis skridt til at beskytte dine personlige ejendele mod naturkatastrofer derhjemme. Men gør du det samme med din virksomhed? Det sidste, du ønsker, er at være uforberedt under en katastrofe. I stedet for at blive fanget af en hvirvelvind, når det uventede indtræffer, så lav en nødberedskabsplan for ro i sindet.
Påvirket af en erklæret katastrofe? Du kan være berettiget til statsstøtte. Download vores gratis whitepaper, Business Guide to Navigation Through Disasters &Emergency, for at få oversigter og links.
Du skal forberede dig på forhånd og tænke på disaster recovery-løsninger. Overvej at inkludere disse syv ting i din nødberedskabsplan.
En stor del af din nødberedskabsplan for erhvervslivet omfatter sikkerhedskopiering af vigtige virksomhedsregistre. Beskyt dokumenter som regnskaber, bank- eller regnskaber, selvangivelser og medarbejderoplysninger. Du kan sikkerhedskopiere dine optegnelser elektronisk eller arkivere yderligere papirkopier til opbevaring.
Overvej at scanne eller downloade dine virksomhedsregistre til din smartphone eller computer. Eller du kan gemme dem på et eksternt drev eller en cd. Hvis du vælger at sikkerhedskopiere optegnelser elektronisk, skal du sørge for, at metoden er pålidelig og beskytter følsomme data.
Opbevar kopier af forretningsdokumenter på et sikkert sted (f.eks. arkivskab). Du kan også investere i et arkiveringssystem, der er brand- og vandafvisende for at undgå skader på optegnelser.
Hvis en katastrofe rammer din virksomhed, skal du registrere de genstande, du har mistet. IRS har et dokument til at registrere din virksomheds tab.
Gennemgå IRS's dokument på forhånd for at se, hvilken slags information det indeholder. Hvis der opstår en nødsituation, skal du bruge projektmappen til at beregne, hvad din virksomhed har mistet.
En af de bedste måder at forberede sig på nødsituationer er at få forsikring. Forsikringen kompenserer dig for tabt indkomst, hvis du midlertidigt skal lukke din virksomhed. Og forsikring kan hjælpe med at dække omkostningerne til reparationer, hvis din virksomhed bliver beskadiget på grund af en katastrofe.
Mange forsikringsbureauer tilbyder ansvars- og ejendomsplaner specifikt til virksomhedsejere. Planer kan endda tilbyde dækning for fjernelse af affald, tab af indkomst og oprydning.
Gennemgå din politik med din forsikringsagent for at sikre dig, at du forstår dine selvrisikoer og grænserne for din forsikringsdækning. Inkluder dit forsikringsbureaus kontaktoplysninger i din beredskabsplan. At vide, hvem man skal kontakte efter en katastrofe, hjælper med at fremskynde processen.
Giv medarbejderne adgang til din beredskabsplan på forhånd, så de kender deres roller i processen. Hver medarbejder bør vide, hvad de skal gøre i tilfælde af en katastrofe.
Overvej at teste din plan ved at afholde møder og lave regelmæssige øvelser med dine medarbejdere.
Drills kan hjælpe dig med at finde ud af knæk i din plan og vise medarbejderne katastrofeprocedurer, der skal følges.
Under og efter en katastrofe skal du informere og opdatere medarbejderne om situationen. Etabler et system til at advare medarbejdere om katastrofen og din handlingsplan. Du kan advare medarbejdere enten via telefon eller e-mail.
Sørg for, at din virksomhed og dine medarbejdere er forberedt og beskyttet, hvis der opstår en nødsituation. For at sikre, at du er klar, hvis katastrofen rammer under arbejdet, skal du investere i forsyninger.
Lager op på forsyninger såsom lommelygter, førstehjælpskasser, batterier, vand, uforgængelig mad og værktøj. Gør forsyninger let tilgængelige på arbejdspladsen. Overvej også at investere i andre enheder, såsom en backup-generator, hvis din virksomhed mister elektricitet under en storm.
Ligesom medarbejderne bør du også kontakte virksomhedsleverandører, før katastrofen rammer.
Tal med dine leverandører om, hvilke skridt du skal tage, hvis en katastrofe sker. Diskuter backup-planer med leverandører, hvis du ikke kan bruge eller nå en bestemt leverandør. Overvej også at skabe relationer med andre leverandører, hvis du ikke er i stand til at bruge dine primære leverandører.
Gem en liste over leverandører og deres kontaktoplysninger i din katastrofeberedskabsplan for nem adgang.
Som nævnt bør du liste alle kontakter i din beredskabsplan.
Angiv alle kontaktoplysninger for dine leverandører, medarbejdere og forsikringsbureau. Du kan også tilføje oplysninger til akutpersonale, såsom telefonnumre til et nærliggende hospital eller brandstation.
Opdater listen regelmæssigt, hvis oplysningerne ændres. Overvej også at sikkerhedskopiere kontaktoplysninger elektronisk.
Hvis en katastrofe rammer din virksomhed, kan IRS tilbyde dig skattelettelser. IRS kan give dig mere tid til indbetaling af lønskat eller forlænge fristerne.
For et gebyr kan IRS hjælpe dig med at inddrive tabte skattedokumenter. Indsend formular 4506, anmodning om kopi af selvangivelse, for at anmode om kopier af tidligere selvangivelser.
Kontakt IRS for at få flere oplysninger om skattelettelser og inddrivelse af skatteoplysninger.
Når en katastrofe rammer din lille virksomhed, kan det være svært at fokusere og komme tilbage på sporet. Her er et par ting, du skal huske, hvis der sker en katastrofe:
Brug Patriots nemme, men kraftfulde regnskabssoftware til at spore dine leverandører, indtægter og udgifter. Softwaren er gemt i skyen, så dine oplysninger forbliver sikre og tilgængelige, hvis der sker en katastrofe. Hvad venter du på? Kom i gang med din selvguidede demo i dag!
Denne artikel er blevet opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 8. juni 2011.