Som sælger udarbejder du fakturaer med anmodning om betaling fra kunder, der foretager køb på kredit. Og som køber skal du muligvis også oprette nogle dokumenter, såsom en indkøbsordre (PO). Hvad er en indkøbsordre?
Læs videre for at lære ins og outs af indkøbsordrer, hvordan du opretter dem, og forskellen mellem fakturaer og PO'er.
En indkøbsordre er et dokument, som købere bruger til at afgive en ordre hos en sælger eller leverandør. PO'er beskriver væsentlige købsdata som kontaktoplysninger, dato, produktinformation og vilkår og betingelser. Generelt er indkøbsordrer juridisk bindende dokumenter, efter at sælgeren har accepteret aftalen.
Hvis du har brug for at købe lagerbeholdning for små virksomheder, kan du formidle det, du ønsker, ved at oprette en PO. Du bør lave en kopi af den PO, du opretter, og gemme den til dine arkiver.
På den anden side kan du modtage PO'er fra dine kunder, køberne. Når du modtager en PO, skal du forberede de ønskede produkter til levering eller afhentning, kontakte kunden og fakturere dem. Gem modtagne indkøbsordrer til dine arkiver og dokumenter processen.
Mange mennesker forveksler indkøbsordrer med fakturaer. Men at forstå forskellen mellem indkøbsordrer og fakturaer er nøglen til at udfylde de rigtige formularer. Så hvad er en faktura?
En faktura er en regning. Købere opretter PO'er for at anmode om produkter fra sælgere. Sælgere opretter fakturaer for at anmode om betaling fra købere.
Brug denne visualisering til at se, hvordan indkøbsordre og fakturaer fungerer sammen i indkøbsordreprocessen:
Som køber skal du vide, hvilke oplysninger der skal medtages på en PO.
Indkøbsordreformater kan variere, men du skal inkludere følgende standardoplysninger:
Produkt, mængde og priser: Angiv oplysninger om de produkter, du ønsker at købe. Inkluder hvor mange af hvert produkt du ønsker, samt prisen på hver enhed.
Samlet pris: Tilføj priserne på de produkter, du bestiller, og angiv totalen nederst.
Dato: Dette kan være indlysende, men du skal inkludere datoen for PO-forberedelse.
Købsordrenummer: Nummerer dine indkøbsordrer, så både du og sælgeren kan spore dem.
Købers kontaktoplysninger: Angiv kontaktoplysninger såsom dit navn, firmanavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Sælgerens kontaktoplysninger: Angiv sælgerens navn, firmanavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Forsendelsesoplysninger: De fleste sælgere sender produkter efter at have modtaget indkøbsordrer. Angiv, hvor du ønsker, at sælgeren skal sende din ordre til. Eller angiv, om du vil afhente din ordre.
Vilkår og betingelser for købsordre: Denne del af PO er væsentlig. Angiv vilkår, som sælgeren skal opfylde, for at PO'en er juridisk bindende. Inkluder vilkår og betingelser som pris, leveringsplan (når du forventer at modtage ordren) og forfaldsdato for betaling.
Her er et eksempel på en PO:
Opret ikke en journalpost, når du udarbejder og sender en PO. Vent i stedet, indtil dine vilkår og betingelser er opfyldt.
Krediter din kreditorkonto, når du modtager en faktura. Når du har betalt for din ordre, skal du tilbageføre den oprindelige bogføring ved at debitere din kreditorkonto.
Modtagelse af en PO fra en kunde starter indkøbsordreproceduren.
Når du modtager en indkøbsordre, skal du forberede ordren ud fra vilkårene og betingelserne.
Hvis du sender leveringen til køberen, skal du give dem besked, når du modtager ordren. Giv også din kunde besked, når du sender ordren. Overvej at inkludere et sporingsnummer, så køberen kan spore forsendelsen online.
Når køberen har modtaget deres ordre, kan du udarbejde en faktura, der skal sendes til dem.
Gem køberens PO i dine registre. Hvis køberen mener, at du ikke fulgte købsordrebetingelserne eller lavede en fejl, kan du henvise til den originale PO. Og lav en kopi af den faktura, du opretter til dine arkiver. På den måde ved du, hvornår købers betaling er forsinket.
Så hvornår skal du opdatere dine regnskabsbøger under indkøbsordreprocessen?
Opret ikke en journalpost, når du modtager en PO. Opret kun en journalpost, når du afsender produkterne, eller når køberen modtager dem (afhængigt af indkøbsbetingelserne).
Efter afsendelse af ordren skal du debitere din debitorkonto. Når du modtager betaling fra køberen, skal du kreditere din debitorkonto for at tilbageføre den oprindelige journalpostering.
Din virksomheds succes afhænger af nøjagtige økonomiske optegnelser. Ved du, hvor mange penge der kommer ind og ud af din lille virksomhed? Med Patriots online regnskabssoftware kan du nemt administrere dine bøger. Start din selvguidede demo nu!
Synes godt om os på Facebook for at få flere oplysninger om små virksomheder! Vi elsker at få nye venner.