Der sker fejl, især når det kommer til registrering af transaktioner i dine bøger. En type regnskabsfejl, der er let at lave, er en transponeringsfejl. Læs videre for at lære, hvad der er transponeringsfejl, og hvordan det kan påvirke dine regnskabsbøger.
En transponeringsfejl i regnskabet er, når nogen vender om rækkefølgen af to numre ved registrering af en transaktion (f.eks. 81 vs. 18). Denne type regnskabsfejl er let at lave, især når man kopierer transaktioner ned i hånden. Du kan lave en transponeringsfejl, når du skriver et tocifret tal eller en række af tal (f.eks. 1835 vs. 1853).
Nu hvor du ved, hvad der er transponering i regnskab, kan du undre dig over, hvor disse fejl kan opstå. Transponeringsregnskab kan snige sig ind i dine journalposter, forretningsbog, regnskaber eller fakturaer. Du kan også utilsigtet flip-flop tallene for en medarbejders løn, mens du skriver deres lønseddel.
Grundlæggende kan transponeringsfejl forekomme overalt, hvor du registrerer tal.
Husk, at transponeringsfejl ikke kun er begrænset til regnskabsbøger. Virksomheder kan også begå disse typer fejl, når de skriver en kundes telefonnummer, adresse eller talrække ned i en e-mailadresse. Ligeledes kan enkeltpersoner lave transponeringsfejl.
Regnskabsfejl er tidskrævende og dyre. Der er en række problemer, som en simpel transponeringsfejl kan føre til, herunder:
Der er mange typer regnskabsfejl, som du kan lave i omsættelsen. Tag et kig på eksemplerne nedenfor for at lære, hvordan en simpel transponeringsfejl kan påvirke din lille virksomhed.
Lad os sige, at du sælger på kredit til en kunde for 1.810 USD. Mens du opretter journalposten, krediterer du din salgskonto $1.810. Men du transponerer tallene og debiterer din debitorkonto $1.180.
Sådan vil din journalpost se ud:
| Dato | Konto | Noter | Debet | Kredit |
| X/XX/XXXX | Debitorer | Salg foretaget på kredit | 1.180 | |
| Salg | 1.810 |
Som du kan se, er debet og kredit ulige.
Lad os nu lade som om, du går for at fakturere kunden for debitorerne ovenfor. Du skimmer over dine journalposter og ser de $1.180, du ved et uheld skrev ned.
I stedet for at fakturere kunden for 1.810 USD, fakturerer du dem for 1.180 USD. Har du råd til at dække forskellen på $630 mellem, hvad du skylder, og hvad du fakturerer for?
Arbejdsgivere kan også lave en gennemførelsesfejl, når de kører løn. Lad os sige, at du vender tallene for en medarbejders timepris, mens du indtaster oplysninger i din lønsoftware.
Medarbejderens timepris er $21 i timen, men du indtaster ved et uheld $12. Denne fejl resulterer ikke kun i lavere løn for din medarbejder, men den fører også til dyre skattefejl.
Dette er en gennemførelsesfejl, der vil kræve tilbagebetaling.
Der er en række skatteformularer, hvor du kan lave gennemførelsesfejl, herunder skatteangivelser for små virksomheder og skatteformularer.
Lad os sige, at du udfylder formular 941, arbejdsgiverens KVARTALLIGE føderale selvangivelse. Du går for at nedskrive de lønninger, drikkepenge og andre kompensationer, du har betalt dine medarbejdere i løbet af kvartalet. Men i stedet for at skrive 41.935,12 USD ned, transponerer du tallene og indtaster 49.135,12 USD.
Denne enkle, let at lave transponeringsfejl advarer IRS om, at dine skatteindskud ikke stemmer overens med udbetalte lønninger.
I modsætning til andre regnskabsfejl er der et simpelt trick, du kan bruge til at opdage en transponeringsfejl. Og det hele kommer ned til tallet "9."
Men først, lad os tage et hurtigt skridt tilbage og tale om, hvor du kan finde talforskelle. Du opdager muligvis en transponeringsfejl i prøvebalancen, når dine konti ikke er ens.
En prøvebalance er en rapport, som virksomheder bruger til at fange regnskabsfejl. Prøvesaldi viser, om debet og kreditering svarer til hinanden. Hvis de er ulige, kan du gå tilbage til dine journalposter for at finde ud af, hvor fejlen stammer fra.
Generelt udarbejder virksomheder prøvebalancer i slutningen af hver rapporteringsperiode. Men du behøver ikke vente så længe for at opdage en transponeringsfejl. Hvis du bemærker, at to konti er ulige, bør du handle med det samme.
OK, så lad os nu gå tilbage til den magiske "9" identifikator for transponeringsfejl. Alle uoverensstemmelser i gennemførelsesfejl er delelige med tallet 9. Hvis din uoverensstemmelse er ligeligt deleligt med tallet 9, kan du have en transponeringsfejl på dine hænder.
Ved at bruge tallene fra ovenstående eksempel skriver du $1.180 ned, når du skulle have skrevet $1.810.
For at afgøre, om det er en transponeringsfejl, skal du finde forskellen ($1.810 - $1.180). Du står tilbage med en uoverensstemmelse på $630.
Er det deleligt med 9?
630 USD / 9 =70
Ja! Det delelige med 9-tricket viser, at du har en transponeringsfejl på dine hænder.
Har du brug for en bedre måde at spore din virksomheds penge på? Patriots online regnskabssoftware kan hjælpe. Indtast problemfrit saldi, optag betalinger, send estimater og meget mere! Hvorfor vente til i morgen? Start din gratis prøveperiode i dag.